Utforming Av Tekniske Rapporter Carl-Fredrik Sørensen Frequently, presenters must deliver material of a technical nature to an audience unfamiliar with the topic or vocabulary. The material may be complex or heavy with detail. To present technical material effectively, use the following guidelines from Dale Carnegie Training®.   Consider the amount of time available and prepare to organize your material. Narrow your topic. Divide your presentation into clear segments. Follow a logical progression. Maintain your focus throughout. Close the presentation with a summary, repetition of the key steps, or a logical conclusion. Keep your audience in mind at all times. For example, be sure data is clear and information is relevant. Keep the level of detail and vocabulary appropriate for the audience. Use visuals to support key points or steps. Keep alert to the needs of your listeners, and you will have a more receptive audience. EiT landsby 28 Copyright 1996-98 © Dale Carnegie & Associates, Inc.

Rapportskriving Delvis spørsmål om smak og behag. Systematikk og kvalitet er viktig uansett stil! Krav kan være i konflikt med hverandre, dvs. fokuserer man for mye på ett kan det lett gå ut over et annet. Dette er noe av det som gjør skrivingen utfordrende og spennende. Disposisjon. klarlegg struktur tidlig, putt inn stikkord. In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Generell disposisjon 1: Introduksjon. 2: "state-of-the-art." 3 - (n-1): topp-ned. Kan oppfattes som en tre-struktur. En må ikke nødvendigvis "gå like dypt ned i alle grener." N: erfaringer, diskusjon, konklusjon, videre arbeid. N++: vedlegg. In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Sett i Gang ASAP Begynn tidlig! Hopp i det! Skriving tar vesentlig mer tid enn lesing. Skriving tvinger fram mer grundig forståelse for en selv. Hopp i det! Lever notater og kladd til veileder selv om det ikke er helt ferdig. (Uten noe å lese er det vanskelig å veilede). In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Tekniske rapporter Teknisk skriving <> skjønnlitteratur. konsistens framfor variasjon. definisjoner, presisjon. fjern muligheter for misforståelser el. ulike tolkninger. Figurer og tabeller hjelper. åpenhet/ærlighet/eksakthet. håndtering av opphavsrett (C) regler In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Innhold Plagiatisme tolereres ikke! skjult avskrift tolereres ikke. kopiering er lov, forutsatt at kilde klart oppgis og omfang/grad av kopiering angis. det er studentens arbeid som skal vurderes. omfattende avskrift/kopiering er dumt. Å "tegne av" en figur er dumt. (Men på den annen siden kan en ikke forvente at sensor har eller skaffer de sentrale referansene.) Rapporten bør være fullstendig (eng. self-contained). In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Innhold Ukritisk kopiering av informasjon fra Internett et økende problem. Maksimer. innhold (prøv å oppnå høy "informasjonstetthet" uten at det går utover lesbarhet/forståelighet). lesbarhet. forståelighet, klarhet. In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Innhold Forts. Minimaliser. volum. Vis måtehold ("unngå målforskyvning") - balanser! In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Tidsforbruk Bruk minst mulig tid på: typografi - layout. fikse finesser. informasjons-innhenting (viktig med mye og god info, men "du kan bli borte der ute". Finn den rette balanse). ambisjoner (de fleste student-prosjekter er for ambisiøse. Ambisjoner er bra men realisme er også viktig). In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Innhold Kvalitet framfor kvantitet. Bedre å gjøre litt bra enn mye dårlig. Vil du at ditt prosjekt/rapport skal leve videre? Dokumentasjon Det finnes mange måter å dokumentere på. Viktig er systematikk og å "tenke på" leseren/konstruktøren. In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Kjenn din leser Sett deg inn i leserens situasjon. Kjenn deg selv og din leser. Du skal vite mer om det du skal skrive om enn det du bringer videre til leseren. For leseren må du lage et utdrag som han kan forstå. Kan tenke oss tre kategorier lesere: De som bare leser sjefssammendraget De som leser hovedteksten, men ikke vedlegg De som leser alt. Alle tre kategorier må forstå hovedbudskap In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Referanser Referanser/bibliografi. første ref: ... Ole Hansen [Han94] beskriver at ... (Nevn evt. tittel på verket hvis det har en sentral plass i arbeidet). senere ref: ... bla bla [Han94]. sitat (avskrift) må merkes. Liste bak, nok info, riktig info, (Hva er hensikten?), spes. navn. (få liker at eget navn staves feil). Format uvesentlig (bibtex er bra), systematikk og presisjon er viktig. noter ned alle nødvendige fakta om kilden når du finner den! (rett før innlevering har du glemt det). In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Referanser Forts. Referanser til Internett. Hvordan få opp riktig adresse i nettleseren? Tekstbehandlings-systemer. Framemaker. Latex. Word. … In your opening, establish the relevancy of the topic to the audience. Give a brief preview of the presentation and establish value for the listeners. Take into account your audience’s interest and expertise in the topic when choosing your vocabulary, examples, and illustrations. Focus on the importance of the topic to your audience, and you will have more attentive listeners. EiT landsby 28

Språk Bruk: Korte, konsise setninger. Vanlig språk. Aktivt språk. Unngå lange og tunge setninger. Vanlig språk. Unngå fremmedord hvis mulig. Aktivt språk. Unngå passive setninger. Benytt vi-form. Unngå 3.personsform som en/man. EiT landsby 28

Språk Forts. Unngå engelske skrivemåter. Eks. Genitiv s. Ikke Per’s …, men Pers... Hvis mulig unngå bruk av genitiv. Bruk norske kommaregler. Bruk norske stavemåter av ord med engelsk opprinnelse (parantes/parentes). Unngå bruk av ord med mange betydninger (eks. ting, komponent). EiT landsby 28

Stil, Fonter Benytt en stil/layout for hele rapporten. Fonter: Velg et sett av fonter som er lesbare på papir! Velg standard fontstørrelser (10-12pt) for normal (brød) tekst. Balanser fontstørrelse på overskrifter etc. med brødtekst. Bind inn rapporten. EiT landsby 28

Skrivestil Start kapitler etc. med en innledning om hva som kommer. Bruk referanser til andre kapitler hvor naturlig, unngå å si det samme flere ganger. Nummerer figurer, tabeller etc. og referer til dem i teksten. Figurtekstene skal gi en så utførlig forklaring på hva figuren skal illustrere at det er unødvendig for den som kun ser på figurene å lese den generelle teksten. EiT landsby 28

Innhold Presenter hovedkonklusjoner tidlig i rapporten (Oppsummer). Ikke vent med disse til slutt! Benytt appendixer for arbeidsdokumenter. Titler og overskrifter bør være selvforklarende, og ikke inneholde ord som "undersøkelse", "bestemmelse", "analyse" og andre diffuse begreper. Rapporten må kunne leses fortløpende, begrens fremoverreferanser. EiT landsby 28

Referanser http://www.elkraft.ntnu.no/~sie1050/pdf/rapportskriving-mal.pdf http://www.idi.ntnu.no/~lasse/DM/SkriveTips.shtml http://www.mtf.ntnu.no/fagtilbud/SIO1006/lab/rapporter.doc EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport Forord Landsbyens problemområde og mål (oppgavebeskrivelse) Sammendrag Innholdsfortegnelse Innledning ( målsetning, arbeidsmetoder, rapportoppbygning) EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 1.0 Bakgrunn 1.1 Presentasjon av landsbyen 1.2 Presentasjon av gruppe og bedrift 1.2.1 Gruppe 1 1.2.2 Gruppe 2 1.2.3 Gruppe 3 1.2.4 Gruppe 4 EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 1.3 Terminologi 1.4 Historisk oversikt (kvalitetsystemer / Iso-sertifisering) 1.5 Problemsstilling / Hypoteser (Fokus / Vektlegging) EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 1.6 Tidligere undersøkelser 1.6.1 ” An empirical study on the utility of formal routines to transfer knowledge and experience” av Conradi 1.7 Undersøkelsesmetoder 1.7.1 Spørreskjema, intervju – Drøfting av metode 1.7.2 Ledende spørsmål ? 1.7.3 Kvantitativ og kvalitativ undersøkelse EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 1.8 Analyse 1.8.1 SPSS datastyr ? 1.8.2 Diskusjon 1.9 Innsamling og analyse av spørreundersøkelsene 1.9.1 Utvalg 1.9.2 Metoder brukt ved analyse av undersøkelser EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 1.10 Utvikling av spørreskjema / intervjuguide 1.10.1 Ilstad konsultasjon 1.10.2 Gruppen – Felles 2.0   Prosessbeskrivelse 2.1   Skjemabasert undersøkelse / intervjuguide 2.1.1 Oppbygning 2.1.2 Forundersøkelse EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 2.2 Gjennomføring av skjema / intervjuguide 2.2.1 Gruppe 1 arbeidsmetode, begrunnelse for valg av metode 2.2.2 Gruppe 2 2.2.3 Gruppe 3 2.2.4 Gruppe 4 EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 2.3 Bearbeiding 2.3.1 Gruppe 1 2.3.2 Gruppe 2 2.3.5 Felles EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 3.0 Resultater 3.1 Gruppe 1 ( Hypoteser, spørreskjema) 3.2 Gruppe 2 3.3 Gruppe 3 3.4 Gruppe 4 3.5 Felles 3.5.1 Sammenligning av holdninger i de ulike bransjene 3.5.2 Anbefalinger EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 4.0 Diskusjon 4.1 Skjemabasert undersøkelse 4.1.1 Vurdering av spørsmål og skjemaundersøkelsene 4.2 Intervju 4.2.1 Vurdering av gjennomføringen av intervjuene 4.3  Sammenligning av resultatene fra spørreundersøkelsen og intervjuene 4.4   Besvarelse av hypotesene EiT landsby 28

Mal for Faglig Rapport 4.5 Hva kunne vært gjort bedre ? 4.5.1 Bakgrunnsarbeid / forundersøkelser 4.5.2 Spørreskjema 4.5.3 Intervju 4.5.4 Gjennomføringen 5.0 Konklusjon / Vurdering 5.1 Hypoteser / Problemstillinger 5.2 Prosjektmål ( Har vi nådd målene med oppgaven) 5.3 Anbefalinger  EiT landsby 28