«Den ideelle anskaffelsesprosessen kommunemarkedet»

Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Leveransefasen (Implementering og evaluering) Kunde Referansegruppe Anskaffelsesteam Leverandør Bruker/pasienten i fokus

Etablere anskaffelsesprosesser som ivaretar kommunenes fremtidige økende behov for varer og tjenester Sette pasienten/brukeren i sentrum, med fokus på kvalitet, kompetanse og totalkostnad Økt samspill mellom innkjøp, samt fagpersoner innen helse og IKT Bedret samspill KSI/Difi og kommuneadministrasjon, innkjøpere og leverandører Ivareta sunn konkurranse Etikk Habilitet Objektivitet Likebehandling Tildelingskriterier Overordnede mål

Den ideelle anskaffelsesprosessen – ikke alltid en selvfølgelighet Utfordringer vedr. anskaffelser av medisinske og velferdsteknologiske produkter og tjenester: Anskaffelsesprosessen er ikke nok forankret mellom innkjøp, helseadministrasjon, IKT og de ulike brukergrupper Dagens situasjon er preget av mange klager, presset økonomi, større arbeidsbelastning og behov for større kompetanse (Samhandlingsreformen) Dagens anbudssituasjon begrenser mulige tilbydere til 3-4 aktører, og er ofte ikke tilpasset de ulike helseinstitusjonene i kommunene. Færre muligheter for kommunene til å velge innovative produkter og løsninger. Pilotprosjekter/utprøving må inn i ordnede forhold. Tjenester knyttet til pilot/utprøving skal avtales på forhånd og faktureres

Anbefalinger Økt dialog med leverandører i alle faser av anskaffelsesprosessen Bedre samspill mellom helseadministrasjonen, IKT, og innkjøp Økt fokus på helseøkonomi og gevinstrealisering, for bedre løsninger for bruker og pasient Vi anbefaler å vurdere avtaleperiode på 1 år + gjensidig prolongering iht. loven

Den ideelle anskaffelsesprosessen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Avklaringer og tilføyelser Avslutning anskaffelsen Etterprøvbarhet Oppstartsmøte Kommunikasjon om avtalen Dialogmøter i avtaleperioden Forberedelsesfasen Behovsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Utarbeidelse av kravspesifikasjon Kravspesifikasjon på høring Tildelings- beslutning

Behovsanalyse Forberedelsesfasen – Hvilke behov har organisasjonen? Hvem har hvilke behov for det som skal anskaffes? Finnes det ulike behov innenfor samme anskaffelsesområde? Evaluering av nåværende avtale = konklusjon fra Leveransefasen. Skjer også gjennom innsamling av forbrukerdata/statistikk fra myndigheter og/eller leverandør

Behovsanalyse Forberedelsesfasen – Hvordan ser din egen organisasjon ut? – Intern ressursanalyse Ulike anskaffelser krever ulik støtte fra ulike funksjoner innenfor organisasjonen. Definere hvilke personer som er best egnet med tanke på anskaffelsesområde. Det er viktig at innkjøpsfaglig og helsefaglig kompetanse fra ulike brukerinstitusjoner er involvert. De skal også ha mandat og insentiver til å delta i arbeidet. Små kommuner som ikke har ressurser til egen behovsanalyse bør søke samarbeide med større nabokommuner Når anskaffelsesteam/referansegruppe er identifisert, er det viktig å tydeliggjøre alles ansvarsområde Leverandørene gjør tilsvarende bedømming av ressursbehov og ansvarsfordeling

Markedsanalyse Leverandørdialog Høring Forberedelsesfasen – Markedsanalyse Det er viktig at utlyser innhenter nødvendig informasjon innenfor aktuelt område, for å få frem et forespørselsunderlag som gir en forutsetning for en god anskaffelse Leverandørdialog og høring gir utlyser bedre forståelse for markedet og mulighetene Et bra informasjonsutbytte gjennom leverandørdialog og høring gir også et godt bilde på funksjonsbehovet, og innspill til kravspesifikasjon (anbudsdokumentene). Viktige elementer å innhente kunnskap om kan være produktinndeling og tildelingskriterier

Økt fokus på samfunnsansvar Krav om etisk handel Fremme forsvarlige arbeids- og miljøforhold i globale leverandørkjeder Typisk problematikk: Ekstrem overtid Helsefarlige omgivelser Barnearbeid Tvangsarbeid Miljøkrav Miljøhensyn integreres i anskaffelsesprosessen Innovasjon Legge til rette for innovasjon/utvikling av produkter i konkurransen Overlater til markedet å foreslå den beste måten å løse behovet på

Forberedelsesfasen – Markedsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Leverandørkonferanser er en muntlig informasjonsinnsamling som kan utføres på ulike måter og i ulike kombinasjoner, etter behov. Leverandørkonferanse - Allmenn informasjon om anskaffelsesobjektet, for eksempel struktur, evaluering, test, tidsplanlegging – generell informasjonsinnhenting for potensielle anbudsgivere og produsenter (markeds- og produktinnovasjon mv.) 1-til-1-møte – Potensielle anbudsgivere og produsenter viser, presenterer og informerer om produkter, tjenester og teknologi for referansegruppen/ekspertgruppen Utstilling – Potensielle anbudsgivere og produsenter presenterer sitt sortiment og løsninger for referansegruppen/ekspertgruppen

Forberedelsesfasen – Markedsanalyse Utarbeidelse av kravspesifikasjon og valg av kriterier Leverandørkonferanser er en muntlig informasjonsinnsamling som kan utføres på ulike måter og i ulike kombinasjoner, etter behov. Kriterier skal være konkrete og etterprøvbare Forslag kriterier: - Kvalitet og oppfølging 40% (logistikk og faglig oppdatering/opplæring), miljø 20%, innovasjon 20%, pris 20% Viktig å definere hvilke underpunkter som gjelder og hvordan disse måles Spesielle krav (f.eks. innen logistikk/emballasje) må informeres leverandørene minimum 6 måneder før utlysning, av hensyn til mulighet for endring/utvikle nye løsninger Særegne norske krav bør unngås. Dette begrenser antallet tilbydere og påfører tilbydere unødvendige kostnader Hvordan skal samfunnsansvar vektes i kriteriene? (miljøansvar, etikk og innovasjon)

Forberedelsesfasen – Markedsanalyse – Høring Markedsanalyse Kravspesifikasjon på høring Utlyser har mulighet til å publisere et foreløpig spesifikasjonsgrunnlag eller deler av det, og dermed gi mulighet for potensielle anbudsgivere til å komme med synspunkter. Formålet med høringen er å få innspill til produktoppsett, kriterier for valg og vekting av disse, og luke ut eventuelle spørsmål og feiltolkninger, før spesifikasjonsgrunnlaget utlyses. Dette fordi at det i henhold til Lov om offentlige anskaffelser ikke er mulig å gjøre betydelige endringer etter en utlysning

Forberedelsesfasen Konklusjon Et godt utført forberedelsesarbeid resulterer i at gjennomføringsfasen blir mindre ressurskrevende Forberedelsesfasen er avgjørende for et godt anskaffelsesresultat Oppstart av forberedelsesfasen 1 år før utlysning

Den ideelle anskaffelsesprosessen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Avklaringer og tilføyelser Avslutning anskaffelsen Etterprøvbarhet Oppstartsmøte Kommunikasjon om avtalen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud Forberedelsesfasen Behovsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Utarbeidelse av kravspesifika sjon Kravspesifikasjon på høring Tildelings- beslutning

Gjennomføringsfasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgiving Innledes når anskaffelsen utlyses, og avsluttes ved signering av avtale Oppdragsgiver bør vurdere tidspunktet for utlysning. Om utlysningen er sendt ut i løpet av ferietiden, bør den utvides og gi potensielle budgivere rimelig tid til å jobbe med anbudet Etter utlysningen må noen av de ansvarlige være tilgjengelig for oppdragsgiver, for å svare raskt på spørsmål Tidsfrister må gjensidig respekteres

Gjennomføringsfasen Avklaringer og tilføyelser Anbudsutlyser bør ved usikkerhet vedrørende et anbud be anbudsgiveren om avklaring, og be om tilføyelser hvor det er nødvendig Ved åpenbare feil bør anbudsutlyser i visse tilfeller tillate at anbudsgivere korrigerer dette Anbudsutlyser må i sterkere grad benytte mulighet til å avvise useriøse tilbud (priser og feil kvalitet)

Gjennomføringsfasen - Valg av leverandør(er) Tildelingsbeslutningen Benytt referansegruppen for evaluering av tildelingskriterier, særlig innenfor kvalitet Ved test av produktkvalitet må produktene utprøves i produktets rette element Valg av 3 eller flere leverandører for å sikre innovasjon og produktbredde Sunn konkurranse motiverer til innovative løsninger Innovasjon er betinget av kompetanse og sunn økonomi

Gjennomføringsfasen - Tildelingsbeslutningen Avslutning av anskaffelsen I anskaffelsesbeslutningen, inkludert eventuelle vedlegg, skal resultatet av tildelingen fremgå tydelig, sammen med begrunnelsen for tildelingen (protokoll) Viktig at anbudsutlyser er tilgjengelig for spørsmål om tildelingsbeslutningen. Kommunikasjon skal i størst mulig grad skje skriftlig. Dette av hensyn til likebehandling. Ved feilaktige vurderinger/beslutninger er det mulig for anbudsutlyser å gjøre endringer. Kommunikasjonen er derfor spesielt viktig i denne fasen Unngå å sende ut tildelingsavgjørelsen i ferieperioder Evaluering etter seks måneder: Servicegrad, tilleggstjenester mm.

Gjennomføringsfasen Etterprøvbarhet Vi anbefaler å vurdere avtaleperiode på 1 år + gjensidig prolongering iht. loven Før evt. prolongering evalueres avtalen iht.: Servicegrad Avtalelojalitet, levert hva man har forpliktet seg til Undervisning/trening/kurs, gjennomføringsgrad iht. tilbud

Den ideelle anskaffelsesprosessen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Avklaringer og tilføyelser Avslutning anskaffelsen Etterprøvbarhet Oppstartsmøte Kommunikasjon om avtalen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud Forberedelsesfasen Behovsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Utarbeidelse av kravspesifika sjon Kravspesifikasjon på høring Tildelings- beslutning

Leveransefasen Innledes når anskaffelsen er avsluttet og avtalen er underskrevet. Målene som settes i forberedelsesfasen skal avspeiles i anskaffelseskravene og skal følges opp. Anskaffelsens verdi og måloppfyllelse sikres gjennom en aktiv dialog Når avtalen er undertegnet starter et internt administrativt arbeid hos både leverandør/produsent og hos anskaffende myndighet for å sikre avtalens innhold Avtalen bør innbefatte oppstartstidspunkt for leveranse av produkter fra ny leverandør slik at det avtalte volum blir etterspurt og kan leveres Da varekatalog skal oppdateres må det settes en tid for perioden fra kontraktsignering til oppstart av kontraktsperiode Den ideelle anskaffelsesprosessen

Leveransefasen - Dialogmøter Oppstartsmøte Avtalt møte mellom utlyser, leverandør, brukere/kunder. (ved behov). Første møte bør skje før avtalestart. Gjennomgang av avtalens innhold og rolleavklaring Felles kommunikasjonsplan for implementeringen av avtalen -Hva er anskaffende myndighet ansvarlig for? -Hva er leverandøren ansvarlig for? -Viktig at gjeldende samhandlingsavtale etterleves Innføring av evaluering etter seks måneder

Leveransefasen Kommunikasjon om avtalen Baserer seg på en gjensidig kommunikasjonsplan, som kan inneholde: -Produktvisninger, utstillinger etc. -Brosjyrer, skriftlig informasjonsmateriell, interaktiv opplæring etc. -E-katalog, prislister, bestillingssystem etc. For effektiv kommunikasjon overfor brukere/kunder, er det viktig at personer som var med i referansegruppen også er delaktige og har ansvar og mandat, også i implementering og avtalesikringen Hovedansvaret for kommunikasjon til brukere/kunder ligger hos den anskaffende myndigheten, med støtte fra leverandørene angående produktinformasjon og bestillingsrutiner etc.

Leveransefasen Dialogmøter i avtaleperioden Statistikk: Oppfølging av avtalt statistikk Endring av eksisterende produkter skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår mellom leverandør og kunde Test av produkter skal ha et tydeløig mål, ikke sette eksisterende avtaler ”utav spill”, være begrenset i omfang og skje i konsensus mellom kunde og bereørte leverandører. Nytt produkt /tilleggsprodukt skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår

Anbefalinger Økt dialog med leverandører i alle faser av anskaffelsesprosessen Bedre samspill mellom helseadministrasjonen, IKT, og innkjøp Økt fokus på helseøkonomi og gevinstrealisering, for bedre løsninger for bruker og pasient Vi anbefaler å vurdere avtaleperiode på 1 år + gjensidig prolongering iht. loven

Arenaer for dialog og samhandling 1.Dialogkonferanse Før arbeid med anbudsdokumenter starter 2.Høringsrunde for anbudsgrunnlag Leverandører gis mulighet til innspill om produktinndeling og tildelingskriterier 3.Oppstartsmøte Når anbudet er utlyst 4.Tildelingsmøte (kommunikasjon om avtalen) Når kontrakt(er) er underskrevet og anbudet skal implementeres 5.Evalueringsmøter 6 måneder etter oppstart Årlig i anbudsperioden Effektive og transparente anskaffelsesprosesser

Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Leveransefasen (implementering og evaluering) Kunde Referansegruppe Leverandør Bruker/pasienten i fokus

VEDLEGG Inspirasjon for våre kunder Helseøkonomi som kriterium i offentlige anskaffelser

Inspirasjon for våre kunder LFH konseptet «Den ideelle anskaffelsesprosessen» er presentert og diskutert med blant andre: Helseforetakene (Nasjonalt nettverk for innkjøp, NNI) + Sykehuspartner NAV Kommuner (KS + enkeltkommuner) DIFI Nasjonalt program for leverandørutvikling (KS + NHO) NHO Nærings- og fiskeridepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet Den ideelle anskaffelsesprosessen

Helseøkonomi i offentlige anskaffelser Et konkret eksempel fra Sverige Muligheter Relevant for både spesialist- og primærhelsetjenesten Gir innkjøperne et helhetlig kostnadsbilde ved investering i medisinsk utstyr og forbruksmateriell, istedenfor fokus på «pris pr. stykk» Utfordringer Det foreligger lite helseøkonomisk dokumentasjon i bransjen for medisinsk utstyr,forbruksmateriell og velferdsteknologi Den ideelle anskaffelsesprosessen

Case: Sår-anbud i Stockholm Helseøkonomi i sår-anbudet Fokus bør rettes fra stykkpris til totalkostnad Personalkostnader er en kostnadsdrivende faktor Begrensninger grunnet manglende erfaring med dokumentasjon (tallfester ikke effekt for pasient) Kravspesifikasjonen Kostnad for produkt + kostnad for personell = behandlingspris Fire forskjellige pasient- og sårcase som leverandørene skulle svare på Dokumentasjon på skiftfrekvens Ulike type enhetskostnader som personalkostnader pr. sårskift ble definert

Case: Sår-anbud i Stockholm Definerte enhetskostnader i kravspesifikasjonen EnhetskostnadKroner/sårskift Personalkostnad for sårskift av snitt etter hofteoperasjon på kirurgavdeling (første gang bandasjen legges på regnes som produktkostnad). Beregnet tid er 20 min.71 kr Personalkostnad for sårskift av buksnitt på kirurgavdeling (første gang bandasjen legges på regnes som produktkostnad). Beregnet tid er 20 min.71 kr Personalkostnad for sårskift av sår etter buksnitt hjemme hos pasient. Beregnet tid er 25 min.136 kr Personalkostnad for transport hjem til pasient. Beregnet tid, tur/retur, er 35 min.190 kr Personalkostnad for sårskift av bensår på hudklinikk. Beregnet tid er 60 min.240 kr

Case: Sår-anbud i Stockholm Resultat i case «Pasient og sår 1» StykkprisAntall sårskift Produkt- kostnad Personal- KostnadBehandlingspris 145,00 kr290,00 kr71161,00 kr 29,48 kr547,40 kr284331,40 kr 3120,03 kr1 0

Vårt budskap: Fokus på totaløkonomi, ikke pris Nødvendig med fokus på totaløkonomi og kvalitet ved innkjøp Det er forskjell på den dokumentasjon som skal foreligge ved godkjenning av et produkt og den som skal foreligge i en anskaffelsesprosess Helseøkonomi i anbud krever god dialog og samarbeid mellom innkjøper og leverandør