Inspirasjonsbasen – smarte grep

Presentasjon om: "Inspirasjonsbasen – smarte grep"— Utskrift av presentasjonen:

1 Inspirasjonsbasen – smarte grep
Hvordan får vi flere innbyggere til å velge å søke digitalt?

2 10 smarte grep for å øke andelen digitale:
Sett av tid til forberedelse internt – bruk testmiljøet og innføringsmateriell til kompetansebygging. Tydelig ledelse – bruk tavlemøter «hvor er vi nå?» - organisasjonsutvikling tar tid - gevinstrealisering Koble på hele kontoret – alle må ha kunnskap. Medarbeiderne er de viktigste ambassadørene. Send eget informasjonsbrev eller sms til brukerne – lenk gjerne til videosnutten. Se videosnutten sammen med bruker – i mottak og veiledningssamtaler. Vurder innkjøp nettbrett. Nyhetssak kommunens hjemmeside - «søk på nett» Nyhetssaker i media skaper oppmerksomhet Ha noen ildsjeler/pådrivere i kontoret. Bruk verter i mottaket som viser mulighetene. Fjern papirsøknad. Vis videosnutten på infoskjermer i mottak - del ut «visittkortertene» til nye brukerne. Hent erfaringer og inspirasjon fra andre kommuner/NAV-kontor.

3 Sett av tid til forberedelse internt – bruk testmiljøet og innføringsmateriell til kompetansebygging. 1 Hvordan: Gjennomgå informasjonsmateriellet samt testmiljøet på nav/digisos – gjerne flere runder og i ulike arenaer. Lag en plan. Bruk spørsmålene om digital utvikling på workshop med ansatte. Skap engasjement og innspill for det nye.

4 Hvilke konsekvenser får digitale løsninger i arbeidshverdagen?
1 3 Hvordan skal vi bli kjent med de nye løsningene? Hva slags opplæring trengs? Hvordan skal vi holde oss oppdatert? Utvikling i NAV 2 4 Hvordan skal vi sikre at arbeidsprosessene våre fortløpende tilpasses nye digitale verktøy? Hvordan skal vi informere brukerne om deres digitale muligheter?

5 Tydelig ledelse – bruk tavlemøter «hvor er vi nå
Tydelig ledelse – bruk tavlemøter «hvor er vi nå?» - organisasjonsutvikling tar tid – snakk om gevinstrealiseringen. 2 Hvordan: Ledere må ha kunnskap – bruk digisos leder- og medarbeiderpakke og lær mer om gevinstrealisering. Lær metodikken for tavlemøter. Hent ut månedsvis statistikk fra fagsystemet til bruk på tavlemøter, Lag mål for neste måned. Synligjøre gevinster og effekter dere oppnår underveis både for brukerne og for dere. Snakk om hva mer dere kan gjøre og noter forslag og ideer på tavla.

6 Koble på hele kontoret – alle må ha kunnskap
Koble på hele kontoret – alle må ha kunnskap. Medarbeiderne er de viktigste ambassadørene. Koble på hele kontoret – alle må ha kunnskap. Medarbeiderne er de viktigste ambassadørene. 3 Hvordan: Digisos berører organisering, roller og arbeidsprosesser i hele kontoret. Finn ut mer om hvordan sammen med de ansatte. Bruk kartleggingsskjemaene for NAV-kontor. Snakk om ambassadørrollen – hvilke forventninger ligger til denne ovenfor brukerne. Hvordan møte brukerne?

7 Koble på hele kontoret – alle må ha kunnskap
Koble på hele kontoret – alle må ha kunnskap. Medarbeiderne er de viktigste ambassadørene. Send eget informasjonsbrev eller sms til brukerne – lenk gjerne til videosnutten. 4 Hvordan: Bruk flere kanaler for å informere brukerne – hvilke vil dere benytte? Lag en plan. Sjekk hvilke brukere som har registrert i reservasjonsregisteret for digital info. De fleste har mobiltelefon – send sms gruppevis. Send med lenke til filmsnutten den gir brukerne en kort introduksjon. Vurder underveis å informere på nytt for å øke andelen som velger digitalt.

8 Se videosnutten sammen med bruker – i mottak og veiledningssamtaler
Se videosnutten sammen med bruker – i mottak og veiledningssamtaler. Vurder innkjøp nettbrett. Hvordan: Gjør deg kjent med brukerveiledning for filmsnutten. Bruk Crome nettleser. Be nye brukere se filmen på sin mobil. Tenk gjennom hvilke ulike arenaer der du kan vise filmen for bruker for eksempel i innledning av samtaler. Vurder om aktuell å vise for andre brukergrupper også eksterne? Send med lenke til filmsnutten der det er aktuelt. Vurder å kjøpe inn nettbrett til bruk i mottaket – enklere å vise film. 5

9 Koble på hele kontore Nyhetssak kommunens hjemmeside - «søk på nett» - informer innbyggerne. 6 Hvordan: Bruk malen/forslaget som utgangspunkt for nyhetssaken. Ligger under annet informasjonsmateriell på nav.no/digisos. Lenk eventuelt til filmsnutten. Vurder å lage i kombinasjon med en nyhetssak i media (egen mal/forslag). Vurder om det andre kanaler du kan bruke for å informere innbyggerne for eksempel kommunens Facebook.

10 7 Nyhetssaker i media skaper oppmerksomhet og informerer innbyggerne.
Koble på hele kontoret – alle må ha kunnskap. Medarbeiderne er de viktigste ambassadørene. Nyhetssaker i media skaper oppmerksomhet og informerer innbyggerne. 7 Hvordan: Bruk mal/forslag pressemelding som utgangspunkt. Ligger under annet informasjonsmateriell nav.no/digisos. Lenk eventuelt til filmsnutten for digitalmedia. Forbered eventuelt intervju ved å bruke budskapsnotat/pressepakka. Varsle medarbeidere og andre om eventuell mediesak. Vær forberedt på brukerhenvendelser som følge av mediesaken.

11 Ha noen ildsjeler/pådrivere i kontoret
Ha noen ildsjeler/pådrivere i kontoret. Bruk verter i mottaket som viser bruker mulighetene og motiverer. 8 Hvordan: Finn medarbeidere som kan være ildsjel og pådriver i kontoret. Ha jevnlig dialog. Bemann opp med ekstra verter i mottaket den første tiden. La flere eventuelt på prøve seg som vert (for eksempel merkantile medarbeidere). Sørg for at ildsjeler og verter får kunnskap og kjenner støtte- og informasjonsmateriell. Fang opp spørsmål og innspill fra brukerne. Ta ned i for eksempel tavlemøter. Fjern papirsøknaden (kun på forespørsel)

12 Vis videosnutten på infoskjermer i mottak - del ut «visittkortertene» til nye brukerne.
9 Hvordan: Utnytt eventuelle videoskjermer til å vise presentasjoner. Disse finnes på annet informasjonsmateriell nav.no/digisos. Filmsnutten kan også vises uten lyd (tekstet). Heng eventuelt opp oppslag i tillegg. Printes ut fra presentasjonen i A3. Bestill visittkort «nav.no/sosialhjelp» som kan deles ut til brukerne. Kan også sendes ut med brev til brukerne.

13 10 Hent erfaringer og inspirasjon fra andre kommuner/NAV-kontor.
Hvordan: I inspirasjonsbasen ligger kort presentasjon fra en del kontor med kontaktinformasjon og smarte grep. Vurder å dra på studiebesøk eller utveksle erfaringer på videomøter eller andre arenaer. Videomøte for informasjon og inspirasjon kan også bestilles direkte fra prosjekt Digisos etter behov. Husk at du også kan bruke også de statlige innføringskoordinatorene i hvert fylke i tillegg til kommunale ressurser.