Styreprotokoll- til hjelp eller besvær? Kathinka Mohn, advokat og medlem av NIFs appellutvalg

Hvorfor er temaet viktig? Styrets mulighet for å kommunisere med de som er valgt. Vise at man er kompetent. Verdt tilliten. At man er handlekraftig. At man gjør det man er satt til. Utøver styrevirket. Viktig dokument; gjøre de riktige tingene. Styrets historiefortelling. Infoverdien er avhengig av bl.a: – Kort, presis og upartisk gjengivelse – Oversiktlig og lett å finne frem i – Innhold i vedtak klart uttrykt – Mandat til de/den som skal gjennomføre vedtaket klart uttrykt

Hva er en styreprotokoll? Formålet: Notoritet over det som er vedtatt Er det et referat? Skal alt gjengis? Hvem skal legge listen og hvor skal listen legges?

Hva skal inn i protokollen? Det SKAL føres protokoll fra styremøter, jf. NIFs lov 2-9(4) Hva slags møte – skriftlig møte, telefonmøte, fysisk møte Dato og sted Hvem som ledet møtet og hvem som var referent Hvem var tilstede og hvem var ikke tilstede Hvem har meldt forfall Om det var noen innvendinger til innkallingen eller dokumentene sendt til styret før møtet Om noen kommer senere/går tidligere – oppgi hvilke saker de deltok på

Hva skal inn i protokollen? (forts.) Om styret er vedtaksført Habilitet: – Fremgå at møteleder spør om eventuell inhabilitet og protokollere dette. – Eventuell inhabilitet, jf. sakslisten – treffes av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar Sakene føres inn i den rekkefølge de blir behandlet, med overskrift som i den vedtatte sakslisten Punkt om dato for neste styremøte.

Eksempel - habilitet Ekstraordinært Styremøte Tid: Fredag 1. juli Sted: Skriftlig behandling Til stede: Hans Hansen, Per Persen, Anne Andersen, Kristin Kristensen Adm.: Tor Torsen, Trine Thoresen, Per Persen hadde erklært seg inhabil som følge av sin posisjon knyttet til Friskesen Idrettslag. Referent: Jan Jansen

Hva skal inn i protokollen (forts.) Også orienterings- og diskusjonssaker, dvs. saker uten vedtak Alle forslag, både vedtatte og forkastede, med forslagsstiller Forslag vs. motforslag Resultat av votering – med stemmetall for og imot, samt eventuelle protokolltilførsler Kort, presis og upartisk gjengivelse Bør stå hvem som redegjør for saken

Ansvar for oppfølgingen av styresakene Alltid GS med mindre annet er bestemt? Bør det i margen føres opp hvem som har ansvaret for å utføre saker som er til oppfølging? I så fall kan man starte hvert styremøte med å gå igjennom protokollen fra forrige styremøte og sjekke ut at oppfølgingssakene er utført.

Når bør det fattes et nytt vedtak i saken? Eksempelvis: – Inhabilitetsinnsigelser, saksbehandlingsfeil – Krav om fornyet behandling av et styremedlem – Mye kan repareres med nytt vedtak Kan det repareres og i tilfellet hvordan?

Godkjenning av protokollen Formål: Notoritet. Hvordan? Hva er best? -Signerer i neste møte; av alle som har deltatt, de som ikke har deltatt signerer at de har sett dokumentet. -Godkjenner i neste møte -Signerer/godkjenner før neste møte innen en bestemte frist -Eventuelt vedtaksprotokoll straks? Problem: et styremedlem nekter å signere –sier protokollen ikke samsvarer med virkeligheten –det var ikke det som ble sagt eller vedtatt

Taushetsplikt Forhandlingene kan det ikke refereres fra med mindre de fremgår av protokollen. A- og B-protokoll

Offentliggjøring Vær oppmerksom på taushetsbelagte opplysninger, f.eks. personalsak Ikke så lenge saken er i prosess Flere grunner til offentliggjøring – Styret viser handlekraft – Gir styret mulighet for å informere bredt om retning og prioriteringer – I dag ikke akseptabelt at styret holder kortene tett inntil brystet

Protokolltilførsel Hva er en protokolltilførsel? – Der styremedlem i vedtakssak har gått mot flertallet, men også i andre tilfeller? – Indremedisin – Ansvarsfraskrivelse – «Ulv Ulv» – Er ikke en kommentar til innholdet i protokollen Hvem kan kreve det? Når må det kreves? Hvem bestemmer innholdet? Betydning for styreansvaret

Eksempel på en protokolltilførsel Godkjenning av protokoll fra forrige styremøtet 15/6/2016 Vedtak. Protokoll godkjent. Protokolltilførsel fra Anne Andersen: Må etablere gode rutiner for hvordan vi godkjenner saker. Protokolltilførsel fra Per Persen: Er uenig i at protokollen fremstiller vedtaket om ansettelse av trener slik det er ment.

Styreinstruks Da er alle sorger slukket….?