GRUNNOPPLÆRING FOR BYSTYREKOMITEENE HØSTEN 2007

Presentasjon om: "GRUNNOPPLÆRING FOR BYSTYREKOMITEENE HØSTEN 2007"— Utskrift av presentasjonen:

1 GRUNNOPPLÆRING FOR BYSTYREKOMITEENE HØSTEN 2007

2 BYSTYREKOMITEENES ARBEIDSOPPGAVER
Saksforberedende og innstillende organ for bystyret Besluttende organ i enkelte saker Følge opp langsiktige strategier, mål og retningslinjer Følge opp vedtatte planer, saker og budsjetter Kan ta saker opp til behandling eller be byrådet fremme sak om et konkret emne

3 ARBEIDSFORMER I KOMITEENE
Høringer Komiteene kan arrangere høringer for å innhente informasjon om saker de har til behandling. Høringsinstanser legger frem synspunkter for komiteen under høringene. Høringenes form og varighet vil være avhengig av tema.

4 Formål med høringer: Innhente et bredt spektrum av informasjon
Belyse ulike aspekter av et tema fra aktører som har kunnskap og/eller interesser i høringenes spørsmålstillinger/tema Kan bidra til å involvere eksterne aktører i (forberedelsen av) politiske avgjørelser Eksempel: Høring om rusrelatert gatevold i Bergen i KFKN og KHSO mars 2007

5 Deputasjoner Utsendinger fra organisasjoner og foreninger gis i begynnelsen av møtene mulighet til å holde muntlig innlegg om en sak som står på saksliste Innlegget fra deputantene varer fem minutter. Komitémedlemmer har mulighet til å stille spørsmål til deputantene Komiteene har egne deputasjonsmøter i forbindelse med behandling av årsbudsjett Kan bidra til å styrke medvirkning i komiteenes avgjørelsesprosesser

6 Befaringer Komiteene arrangerer befaringer som et ledd i arbeid med å innhente informasjon Befaringer kan bidra til å etablere/ vedlikehold kontakt mellom komiteen og enheter/ institusjoner/bedrifter Komiteene selv bestemmer om det skal arrangeres befaringer

7 Orienteringer fra byråder/ virksomheter
Komiteene kan innkalle byråder og etats-/virksomhetsledere for å orientere om et særskilt tema Orienteringer skal bidra til å gi komiteene mer detaljert og fordypende (bakgrunns) informasjon om et tema/ sak til behandling Komiteene kaller inn etater og virksomheter i forbindelse med budsjettbehandling (budsjettseminar)

8 Antall medlemmer og sammensetning avgjøres av den enkelte komiteen
 Arbeidsgrupper Komiteene kan nedsette en arbeidsgruppe som jobber nærmere med et tema/ problemstilling innenfor komiteens ansvarsområder Antall medlemmer og sammensetning avgjøres av den enkelte komiteen Arbeidsgrupper ledes vanligvis av komitélederen Eksempel: Arbeidsgruppene tilsyn og kontroll i de enkelte komiteene

9 Underutvalg Komiteene kan etablere et underutvalg som jobber med et avgrenset saksfelt eller en hvis type saker, som for eksempel klagesaker Etablering av et underutvalg kan være et virkemiddel for å avlaste komiteen og/eller for sette fokus på et saksområde innenfor komiteen oppgaveportefølje Sammensetning i underutvalg bør gjenspeile det politiske spektrumet som er representert i den respektive komiteen

10 Arbeidsutvalg Komiteene kan opprette et arbeidsutvalg
Komiteene kan opprette et arbeidsutvalg Arbeidsutvalg ledes av komitélederen Arbeidsutvalg skal jobbe med planlegging og forberedelse av komiteens aktiviteter og møteavvikling Arbeidsutvalg skal ikke behandle politiske saker eller spørsmålstillinger

11 Saksordfører Komiteene kan oppnevne en saksordfører for en sak eller en saksområder innenfor komiteens ansvarområder Saksordfører har et særskilt ansvar for å fremme en sak/ tema frem til en endelig innstilling til bystyret Saksordfører fremmer komiteens innstilling i bystyret

12 Politiske ”instrumenter”
Muntlige spørsmål maks ½ time kan kun omhandle en sak må gjelde saker som hører inn under komiteens virkeområde må leveres skriftlig hvis dere ønsker at de skal tas inn i protokollen skal som hovedregel besvares muntlig Skriftlige spørsmål må leveres skriftlig en uke (innen kl ) en uke før komitemøte skal som hovedregel besvares skriftlig, men det må bes om skriftlig svar

13 Anmodninger kan kun fremmes anmodninger i tilknytning til spørsmål
kan kun anmode om en sak om et gitt tema komiteen avgjør ved votering om anmodningen skal oversendes byrådet (eller andre) komiteen tar ikke stilling til innholdet i anmodningen byrådet avgjør selv om det vil fremme sak på bakgrunn av anmodning

14 Hva skiller merknader og forslag?
må være utformet slik det skal lyde leveres til møteleder i undertegnet stand etter at det er fremført Merknader partigruppene kan fremme merknader Hva skiller merknader og forslag? reglementet definerer ikke hva som skiller det voteres over forslag, men ikke over merknader partigruppene gis adgang til å slutte seg til merknader merknader skal ikke fremmes på nytt i bystyret merknader med flertall i komite er like bindende overfor byrådet som en merknad med flertall i bystyret merknader kan oppfattes som svakere instruks enn forslag jf. krav om lovlighetskontroll av merknad om Klostergarasjen

15 POLITISK TILSYN OG KONTROLL
Tilsyn: Systematisk aktivitet med basis i fast rapportering Kontroll: Sporadisk og situasjonsmotivert Hovedvekt på tilsyn framfor kontroll Politisk tilsyn utøves overfor byrådet; ikke den enkelte virksomhet

16 POLITISK TILSYN – KOMITEENES ANSVAR
Politisk tilsyn er en del av bystyrekomiteenes ansvar: Drives virksomhetene i samsvar med regelverk, pålegg, avtaler og vedtak? Gjennomfører byrådet den politikken bystyret har vedtatt? Leverer byrådet det bystyret har pålagt? Hvordan utøver byrådet de fullmakter det er gitt?

17 VIKTIGE FORUTSETNINGER
Grunnlagsinformasjon – kjennskap til fagområdet Utfordringer og problemstillinger Utviklingstrekk innen saksområdet Systematisk rapportering - status i forhold til tidligere mål og prioriteringer

18 BYSTYREKOMITEENES ANSVAR
Kreve overordnede policydokumenter fra byrådet Fastsette tydelige og etterprøvbare politiske mål Sette krav til rapportering for å kontrollere at vedtak blir gjennomført Være tydelig på hva det ønskes rapportering om Definere hvilke saker komiteen vil ha Se til at overordnede føringer, planer og vedtak er iverksatt og virker Vurdere behovet for justeringer og endringer

19 POLITISK TILSYN - VERKTØY
Basisrapportering Årsregnskap og årsmelding Statusmeldinger Saker Andre meldinger og rapporter , hovedsaklig fra byrådet eller kommunerevisjonen Andre former for politisk tilsyn Muntlige og skriftlige spørsmål Notater fra byråden Høringer, befaringer, arbeidsgrupper

20 Praktiske opplysninger
Utsending av sakspapir sakene sendes ut onsdag uken før komitemøte saker i hefter med farget forside er bystyresaker Forfall må meldes skriftlig forfallsgrunn på oppgis Forfall og forfallsgrunn inntas i protokollene bystyrets kontor innkaller vara Inhabilitet inhabilitet med opplysning om inhabilitetsgrunn må meldes skriftlig til Bystyrets kontor i god tid før møtet representanter som er usikre på om de er inhabile i en sak, melder dette skriftlig til Bystyrets kontor. Bystyrets kontor vurderer og gir anbefaling til komiteen.

21 Utsending/utveksling av forslag og merknader før møtet
bidrar til mer effektive møter gir økt mulighet for tilslutning til forslag/merknader gir bedre mulighet for å samordne relativt like forslag/merknader til fellesforslag fra flere partier innsending av forslag og merknader til Bystyrets kontor før møtet letter arbeidet med protokollskriving Møteavvikling ordinære møter starter kl middag serveres fra kl i kantinen varighet vil variere avhengig av sakskart og tidsforbruk pr. sak Innhold og form i mailer som skal arkiveres

22 Informasjon på internett
politikerregister som inneholder informasjon om alle medlemmer og varamedlemmer i politiske utvalg spørsmålregister som inneholder alle muntlige og skriftlige spørsmål med svar, inetrpellasjoner og anmodninger sakskart og saksdokument for bystyret, bystyrets organ og byrådet reglement for bystyret, bystyrets organ og for enkeltrepresentanter skjema møteplaner folkevalgtopplæring Internettadresse: under ”Alt om politikk” NB! Nettportalen er under omlegging.