Hvem digitaliserer vi for? Brukersentrert digitalisering

Hva er digitalisering? Behov eller ønske om at arkivene skal bli brukt –Bevaring og tilgjengliggjøring –Det har vært problematisk å: Formidle hvilke arkiv vi har og hva de inneholder Tilgjengeliggjøre arkivmateriale (oppmøte, avskrifter, fotokopi) Digitalisert er ikke synonymt med tilgjengelig –Avhengig av teknologi –Flytte arkiv til nytt medium På det nye mediets premisser –Ny inngang til informasjon –Ny organisering –Ny bruk –Nye brukergrupper

Mål for digitalisering Bevaring av arkiver –Forsere avlevering av bortsettingsarkiver –Redusere bruk av originalmateriale –Digital langtidsbevaring Effektivisering –Krevende betjening av gamle arkiver –Arealkostnader –En samordnet investering i utstyr og tjenester Distribusjon (tilgjengelighet) –Økt tilgjengelighet –Kontinuitet, kvalitet og forutsigbarhet ved tilgang til historisk informasjon Bedre service –Betjene alle brukere –Bedre omdømme –Sikker utlevering av dokumentasjon

Kartlegge bruk og brukere Kartlegge tjeneste og arbeidsprosesser hvor arkiv inngår –Del av planleggingsfase for digitaliseringsprosjekt Primærbrukers behov Informasjonsarkitektur for organisasjon Eksterne og fremtidige brukeres behov Planlegge digitalisering for tilgjengeliggjøring –Behov og situasjon Hvem skal bruke materiale Hva skal de bruke det til Hvordan brukes materialet i dag Ulike brukerroller –Kommune: saksbehandlere, rådgivere, politikere... –Publikum: Innbygger, hjemmelshaver, slektsforsker... –Næring: Meglere, håndverkere,... Ulike behov –Tilrettelagt informasjon –Tilpasset tilgang til informasjon –Tilrettelagt presentasjon

Menneske møter maskin Planlegge distribusjon av informasjon –Integrasjoner med andre fagsystem og distribusjonskanaler Varierende grad av spesialiserte søk og oppslag Presentasjon må tilpasses –Direkte tilgang Åpne søk Fri tilgang Ulike digitale møteplasser –Interne Kommunens sak- /arkivsystem Fagsystem –Eksterne digitale publikums- og næringsrettede tjenester Innbyggerportal Salg av informasjon Arkivportal

Eksempel byggesak Digitalisering av byggesaker –Saker og dokumenter –Dokument er organisert i kategorier (søknad, kart, tegninger, vedtak...) –Søk: Eiendom, bygg, tiltak, sak, dokument

braArkiv byggesaker Kom. Portalen Publikum/innb. Byggesaksmod. Saksbehandlere Spesialisert kart Saksbehandlere Bergenskart Saksbehandlere KomTek Brannvesen ASTA Byarkivet DocuLive Byarkivet Infoland Meglere/ arkitekter