Oppfølgingen av riksrevisjonen sin rapport. 8. September 2010 klokka 12.00.

Presentasjon om: "Oppfølgingen av riksrevisjonen sin rapport. 8. September 2010 klokka 12.00."— Utskrift av presentasjonen:

1 Oppfølgingen av riksrevisjonen sin rapport

2

3 8. September 2010 klokka 12.00

4 Ende(lig)

5 Hva var målet med undersøkelsen til Riksrevisjonen? Målet for Riksrevisjonens undersøkelse har vært å vurdere i hvilken grad Kulturdepartementet har ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden

6 Resultatet 1.Manglende sikring av arkiv gir stor fare for tap 2.Mye arkivmateriale er utilgjengelig for brukerne 3.Mangelfull overordna statlig styring og oppfølging av kommunal arkivsektor

7 Er det virkelig så ille? Lang veg å gå før dokument produsert i den lokale forvaltninga håndteres korrekt på alle nivå Mange kommuner har allerede satt i gang tiltak for å imøtekomme de enorme utfordringene vi har i kommunal sektor Rapporten usynliggjør også den store og positive utviklinga som har funne sted i mange kommuner, som følge av opprettelsen av interkommunale samarbeid

8 Elisabeth Holst- Ålesund kommune

9 Effektivt samarbeid Målet er å gi alle et tilbud de er fornøyd med Styrka til IKAMR og kommunene er at vi kan forholde oss til virkeligheten IKAMR vil i samråd med kommunene finne løsninger som er - kostnadsbesparende - øker kvaliteten på tjenestene Kommunene trenger ikke spisskompetanse på alle felt

10 Vedtak i Ørsta kommunestyre 14. februar 1914

11 7 måneder igjen… Innen utgangen av 2012 må kommunene oppfylle arkivforskriftens krav om oppbevaring og sikring av offentlige arkiv IKAMR 4. mai 2010 sendte IKAMR ut et brev hvor vi tilbyr alle våre medlemskommuner å sørge for at arkivmaterialet til kommunen sikres fysisk i lokaler som oppfyller kravene i arkivforskrifta § 4-1 – 4-9

12 Fordeler med samlokalisering Et sted å henvende seg Slipper å bli sendt ut på et håpløst tokt Spesialisert kompetanse En felles internettside

13 Og det var bare papirarkivet… Dagens arkivering i offentlig sektor foregår ved hjelp av elektroniske systemer Brukbare system for sentraladministrasjonen Resten av kommunen bruker et hav av forskjellige elektroniske system

14 Den digitale utfordringen Fagsystemer Bevaring og kassasjon Sosiale medier

15 Oppgaver vi kan løse i fellesskap Utvikling av elektronisk arkivplan Langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Felles depotløsninger for personregister, eldre arkiv og elektronisk arkiv Få fagsystemer til å se at de må forholde seg til Noark 5

16 Forts… Utarbeide rutiner for å sikre arkivfunksjon i alle ledd IKAMR og kommunene må fortsette å reise viktige spørsmål og problemstillinger Vegen blir til når man går

17 Hvordan får vi skattene ut til? IKAMR jobber daglig med å legge til rette for framtidig bruk Målet vårt er at alt arkivmaterialet fra kommunene skal være ordnet og katalogisert Et arkiv uten brukere er ikke noe verdt

18 Ordning tar tid … (og er mer enn bare rustne binders og gule post-it lapper)

19

20 Kreves kompetanse Ordningskompetanse og kunnskap om bevaring/konservering Historiekunnskaper og kjennskap til administrasjonshistorien Leseferdigheter i gotisk Kjennskap til lovverk

21 ASTA Etter ordning registrer vi arkivet i ASTA ASTA er at datasystem for registrering, lagring og fremfinning av informasjon og arkivskaper

22 Arkivkatalogen som inngang til arkivet Avleveringslistene skal importeres i ASTA Resultatet er en arkivkatalog på internett Både på våre hjemmesider og www.arkivportalen.no www.arkivportalen.no

23 Er arkivkatalogen et godt utgangspunkt for brukeren? ”brukerne forventes å ha kunnskap om hva de ønsker innsyn i” Resultat: arkivene er lite tilgjengelige for folk flest

24 Velfortjent skryt!! Kommunene er flink til å ta initiativ og å ordne arkiv til avlevering

25 Følgende kommuner har enten ordnet arkiv eller er godt i gang med ordningsarbeidet Hareid kommune Molde kommune Fræna kommune Rauma kommune Ørsta kommune Skodje kommune Ålesund kommune Kristiansund kommune

26 IKAMR bistår med kursing og oppfølging, samt godkjenning av lister og etiketter

27 Digitalisering og aktiv arkivformidling Satses stort på digitalisering av arkivmateriale i Møre og Romsdal - SEDAK - Skansen- prosjektet Digitalisert materiale kan brukes av arkivinstitusjoner i aktiv arkivformidling

28 Storslagne og intime opplevelser fra vårt arkivmateriale ustilling publikasjon fortelling opplegg for skolebarn MEN..kreves ressurser til gjennomarbeiding, scenografi, utstyr, design…

29 Optimist!! Utfordringene er mange og de endrer seg hele tida Spennende å jobbe med kommunale arkiv IKAMR vil gjøre det beste ut frå de ressursene vi har i samarbeid med kommunene Husk å ringe meg!!

30 For en god fremstilling av sosialhistorien og for å ta vare på rettigheter til innbyggerne vil ikke kommunearkivene være den eneste historien, men den vil være en helt uunngåelig kilde