Mottaksprosjektet UiO saksbehandling og arkiv

Presentasjon om: "Mottaksprosjektet UiO saksbehandling og arkiv"— Utskrift av presentasjonen:

1 Mottaksprosjektet UiO saksbehandling og arkiv
Delprosjekt 1: Digital dokumentasjonsforvaltning Endring, involvering og forankring Informasjonsmøte arkivarene 24/10- 18

2 Tilbake til 2010 Avtalene med leverandør i ferd må gå ut
Ønsket ikke å bytte dagens system med tilsvarende – dekker ikke UiOs behov Ønsker å jobbe smartere og likere Ønsker å samarbeide med de andre store universitetene i BOTT (Bergen – Oslo- Trondheim – Tromsø)

3 Videreutvikling av konseptet Etablering av hovedprosjekt
2013 / 2014 2015 / 2016 2017 Konseptfase Videreutvikling av konseptet Etablering av hovedprosjekt Bedre støtte for saksbehandler Automatisert arkivering Samarbeid om felles prosesser Standardisering av prosesser Felles plattform for digitalisering Oppstart felles BOTT-prosjekt Leveranser forventet høst 2019

4 Visjon og mål for BOTT SA
Effektiv, brukerorientert og samordnet saksbehandling:  Samarbeidet gir digitale og brukervennlige løsninger som fornyer, forenkler og forbedrer arbeid for å frigjøre ressurser til  kjerneoppgavene ved universitetene.

5 Dokumentasjonsforvaltning
Kartlagte behov Saksbehandling Like saksprosesser gjøres forskjellig - både mellom enheter på samme institusjon og mellom institusjonene Saksbehandling av én sak gjøres ofte i flere forskjellige fagsystem Svært mange manuelle prosesser, inkludert klipp og lim mellom ulike fagsystem Mangelfull sikring av sensitive opplysninger og dokumentasjon Mye saksbehandling skjer via e-post, uten at dette arkiveres Lite tilpasset vår internasjonale profil Dokumentasjonsforvaltning Manuell lagring av dokumenter til arkiv. Flere prosesser med dobbeltarbeid.  Arkivering av dokumentasjon som skapes i fagsystemer ivaretas ikke godt nok. Manglende integrasjoner mellom systemer gjør at arbeidsprosesser løses i siloer med liten overføringsverdi.    Dokumentfangst er ikke god nok; noe som får konsekvenser for saksbehandlernes arbeidshverdag, kvaliteten på BOTT-institusjonenes arkiv samt overholdelse av lover og forskrifter

6 Hva skjer når? Konkurranseutlysning 2018
Markedsdialog gjennomført mai/juni Konkurranseutlysning i løpet av 2018 Kontrakt 2019 Implementering og opplæring i 2019 Første saksprosesser i drift i løpet av 2020 Videreutvikling av flere saksprosesser Videreføring av arbeidet gjennom BOTT forvaltning og linjen

7 Prosjekter og program Anskaffelsen gjøres i regi av prosjektet BOTT SA
UiO har etablert mottaksprosjektet Saksbehandling og arkiv Prosjektet er et av fire under paraplyen Program for administrativ forbedring og digitalisering Saksbehandling og arkiv Økonomi og lønn Fellesløsninger It-drift

8 Mottaksprosjektet UiO SA
Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon Delprosjekt 2: Kartlegge arbeidsprosesser med mål om forenkling gjennom standardisering og automatisering. Hensikten er å klargjøre organisasjonen for implementering av nye løsninger. Delprosjekt 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT SA

9 Styringsgruppe: Gudleik Grimstad, fakultetsdirektør SV – styringsgruppeleder Jan-Børge Tjäder, direktør ADS – prosjekteier Hanna Ekeli, direktør AF Gro Enerstvedt Smenes, seksjonssjef studier HF Eirik Haakstad, seksjonssjef Jus Karl Kallhovd, ass. direktør KHM Frank Sarnes, seksjonssjef HR, MN Ivar Holm, underdirektør USIT Prosjektteam: Lena Andersen, ADS Kristin Lindley, ADS Anne-Gro Berg, ADS

10 Delprosjekt 1 Mål: Gjennom en bred prosess å komme frem til den mest effektive og hensiktsmessige måten å organisere arkivoppgavene på Leveranse: Anbefaling – programstyret behandler og universitetsdirektøren vedtar

11 Bakgrunn: Effektivisere Forenkle Digitalisere
Målet for den nye løsningen for saksbehandling og arkivering er at den skal gi helhetlig digital støtte uten manuelle brudd og med automatiserte tjenester der det er mulig Gevinsten vil bli økt kontroll på, og sikker forvaltning av UiOs totale dokumentasjon Over tid vil dette føre til store endringer for arkivtjenesten.

12

13 Arkivoppgavene Hvor i prosessene det vil bli behov for arkivkompetansen Utvikling av tjenester som sikrer journalføring og arkivering underveis i saksbehandlingsprosessene Kontroll i etterkant gjennom overvåking Opplæring og veiledning av brukerne Hvor i organisasjonen de vil bli utført Nær prosessene / systemene

14 Behovet for kompetanse / nye arbeidsoppgaver
Systematisk kompetanseutvikling Bidra i kartlegging av prosesser Standardisering av prosesser Definere masterdata / metadata og virksomhetsspesifikke metadata i de ulike prosessene Forvaltning av standarder, data og teknologi Spesialisering av arkivoppgavene Utvikle en fleksibel arkivtjeneste som kan håndtere høy grad av endring over tid og samtidig drifte arkivet .

15

16