Bevaringsplanlegging

Presentasjon om: "Bevaringsplanlegging"— Utskrift av presentasjonen:

1 Bevaringsplanlegging
OAIS definerer bevaringsplanlegging som funksjoner og tjenester som sikrer tilgjengelighet til materialet som er bevart i depot som holder oversikt over teknologisk utvikling og standarder innen bevaring/langtidslagring for migrering og bevaringsvurdering Definisjonen omhandler materialet både før og etter avlevering

2 Bevaringsplanlegging
eArkivsamarbeidet Oppgaver og tjenester som depottjenesten må iverksette for å sikre avleveringer fra arkivskaper Arkivdanning Kartlegging/dokumentasjon Bevaringsvurderinger Funksjonene danner grunnleggende elementer i en bevaringsstrategi

3 Arkivdanning Arkivloven stiller opp et eget regelsett som definerer elektronisk arkivmateriale Basert på funksjonsområder for systemer og lagringsformater Inneholder en endring i strategi for hva som er bevaringsverdig - Tradisjonelt: innhold (+ enkle krav til penner og papirkvalitet) Elektronisk: innhold + tekniske omstendigheter rundt danning og lagring Arkivdanningen er …grunnleggende for hva arkivskaper tilrettelegger for elektronisk avlevering …grunnleggende for hva depottjenesten vurderer som bevaringsverdig Hensikt med arkivdanningsarbeidet i en kommunal depottjeneste Rådgivning som sikrer at lovkrav og rutiner for danning av elektronisk arkivmateriale blir fulgt med tanke på senere avlevering

4 Basiskrav til elektroniske systemer-1
Datasystemer med funksjon for journalføring av inn - og utgående korrespondanse Hvilke: Sak/arkivsystemer Acos Websak, Kontor 2000, Forum Winsak, DocuLive Fagsystemer med dokumentbehandling, for eksempel: Omsorg; Gerica, Profil, Unique Omsorg, Acos Cosdoc Barnevern; Familia, Unique Marthe, BvPro, Acos Barnevern, Unique Oda Sosial; Socio, Humanus, Unique Velferd, Unique Oskar, Startsys, MDFlyktning, Acos Sosial Skole, barnehage og PP; PPI, Extens, Cetus, Unique Opptak Kultur; Kriss Teknisk; Wespa Rett; Fsys, Ovrfsys Krav Alf §§2-6, 2-7 om informasjonsinnhold og funksjonalitet for journalføring §2-9 om Noark-standard Kombinert elektronisk og papirbasert avlevering

5 Arkivdanning i journalsystemer
Noark-standard inn i kravspesifikasjoner Kartlegge funksjoner og dokumentproduksjon med tanke på senere bevaring Etablere rutiner for arkivering på papir Dokumentasjon i f.eks arkivplan etne.arkivplan.no

6 Basiskrav....2 Datasystemer som benyttes til journalføring og helelektronisk lagring av saksdokument Hvilke; Egen liste på riksarkivet.no Krav Alf §2-13 Forskrift til arkivloven av nr. 1566, Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter (inkluderer krav om Noark 4-1, rutiner og dokumentasjon) Elektronisk avlevering (evt kombinert avlevering etter egen plan)

7 Arkivdanning i helelektroniske arkivsystemer
Kravspesifikasjon – Noark 4.1 Kartlegge og dokumentere arkivdeler, samt oppbygging av grunnregistre i arkivsystemet (konfigurasjon) Etablere gode rutiner for prosesstyring Rutiner og dokumentasjon for ansvar og roller Rutiner og dokumentasjon for drift Dokumentasjon f.eks i arkivplan kvinnherad.arkivplan.no

8 Basiskrav …. Databaser og elektroniske register, med eller uten helelektronisk lagring av saksdokument men uten krav om journalføring Hvilke Internadministrative systemer Regnskap Personal/lønn Fagsystemer Skatt og innkreving Kartverk Primærhelsetjenesten Skole Krav Alf §2-14 Ra bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokument (krav om rutiner, dokumentasjon og meldeplikt) Kombinasjon av elektronisk og papirbasert avlevering

9 Arkivdanning Kartlegge funksjoner og dokumentformater med tanke på senere bevaring Etablere rutiner for arkivering på papir Dokumentasjon i f.eks arkivplan bømlo.arkivplan.no