Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Catherine Janson daVinci Consulting AS

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Catherine Janson daVinci Consulting AS"— Utskrift av presentasjonen:

1 Catherine Janson daVinci Consulting AS
Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS

2 Innhold Gevinster Litt om innføring av IT-løsninger
Elektronisk arkiv i en større sammenheng Målgrupper og utfordringer Noen erfaringer

3 Første utfordring – tydelige og kvantifiserte mål
Med virksomhetsarkitektur får man en retning på investeringer og tiltak Målet er bevegelig men man vet noenlunde hvor det står Jo nærmere målet man kommer desto bedre rustet er virksomheten til å møte fremtidens krav Enkeltinvesteringene blir på kort sikt ikke mindre, men har man ingen plan vil kostnadene stadig øke Gevinstene går på bedre utnyttelse av investeringene og økt forretningsmessig effektivitet. Forretningsmessig effektivitet kan til en viss grad måles men det blir sjelden gjort. Normalt opererer man med kvalitative termer (noe som kan være verdifullt nok i seg selv). Balansert Målstyring derimot er en måte hvor man søker å måle effektiviteten av interne prosesser og dermed også virksomhetsarkitekturtiltak.

4 Litt om gevinster Service - publikumsopplevelser Tidsgevinster
Tilgjengelig kommune Tidsgevinster Elektronisk kommunikasjon Gjenfinning av informasjon Effektivisering – produsere raskere Oppgaver som forsvinnner Kronebesparelser Applikasjonskostnader forsvinner Fagsystemer kan erstattes Kvalitetsgevinster Alle jobber på samme måte Gjenbruk

5 Gevinstene kommer sent
Lang overgangsperiode med aktive papirarkiv Pågående saker trenger gamle dokumenter fra papirarkivet Nye rutiner og arbeidsmåter Alle skal lære “et nytt språk” Optimalisering av rutiner og saksprosesser “by doing” Prosjekt slutt

6 Implementering av IT-systemer
Kilde: ”IT i Praksis 2005” Rambøll Management og Den Norske Dataforeningen

7 Elektronisk arkiv og saksbehandling
IKKE et IT-prosjekt, IKKE et arkiv-prosjekt, Men et organisasjonsutviklingsprosjekt med flere målgrupper; Ledelse Saksbehandlere Arkivtjenesten IT drift Publikum eSak

8 Prosesskartlegging - skjenkesak

9 Elektronisk Skjenkesak

10 Arkivarenes endrede rolle
PAPIR ELEKTRONISK Arkiv

11 De store sammenhenger

12 Flere sammenhenger Rutiner BK kursdok . Acos kursdok Skriveregler
Elektronisk dialog BK kursdok . Acos kursdok Skriveregler Spesiell saksbehandling Generell saksbehandling Rutiner (for eksempel personal) Arkivplan Arkivrutiner Arkiv- system WebSak IT-kompetanse IT - kompetanse Arkivloven/ Noark , Noark 4 4 Offentlighetsloven Offentlighet, meroffentlighet, Forvaltningsloven forvaltning, Kommuneloven personopplysninger ,

13 3 viktige målgrupper Arkivarer Saksbehandlere Ledelsen

14 Vanlige felles utfordringer
WebSak og integrasjon med Outlook og Word Varierende endringsvillighet Nytt språk – Noark 4 Avlæring av gamle rutiner Større behov for samhandling og forståelse for hverandres oppgaver Publikumsorientering Postfordeling og offentlighetsvurdering Hente ut gevinster eller fortsette som før? ”…Alt er systemets feil…” Egentlig vet man bare når man vet lite. Sammen med kunnskaper vokser tvilen. Johann Wolfgang von Goethe

15 Utfordringer og muligheter - ledelsen
Forankring og forståelse i konkurranse med andre mer presserende oppgaver Fokus på organisasjonsutvikling – ikke system Postfordeling - stedfortrederfunksjon Oppfølging av saksbehandlere Kvalitetssikring av saker til politisk behandling Godkjenning/signatur Forståelse og oppfølging av gevinster …men jeg er da ingen saksbehandler Muligheter for å følge hele saksprosessen Statistikk over saksbehandling

16 Utfordringer - saksbehandlere
Varierende grad av standardiserte arbeidsprosesser Mange ”lokale” arkiver Helhetsforståelse av et komplisert system Varierende arbeidsmiljø i forhold til kollektiv læring Ansvar for tilpasning av system og rutiner

17 Erfaringer jeg har samlet opp
Uten ledelsens ekte engasjement oppnås ikke suksess Generelt fokuserer virksomheter for mye på “å kjøpe” samhandling i stedet for å fokusere på oppførselen/arbeidsmåten som den fremhever. Organisasjonens kultur må settes i fokus. Få skjønner hva elektronisk arkiv innebærer og hva som skjer hvis den elektroniske kjeden brytes Manglende fokus på de ulike brukergrupper – alle behandles likt Opplæring er for mye fokusert på system og for lite på oppgaveforståelse og konsekvenser

18 Spørsmål og svar


Laste ned ppt "Catherine Janson daVinci Consulting AS"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google