Laste ned presentasjonen
Presentasjon lastes. Vennligst vent
1
Dokumenthåndtering i fylkeskommunen Oppstartsmøte
Bevare eller kaste? Dokumenthåndtering i fylkeskommunen Oppstartsmøte
2
Agenda Innledning og presentasjon Om prosjektet v/Torgrim
Formål, gevinster, organisering Metodikk for gjennomføring Om bevaring- og kassasjon v/Hanne Starte kartlegging: Gjennomgå «Forkartleggingsskjema v0.1» og fortsette utfylling Neste arbeidsmøte og veien videre
3
«Bevarings- og kassasjonsplan for fylkeskommuner»
Prosjektet er finansiert av Riksarkivet Grunnlag for «Trøndelagsarkivet»: «Føre var» for hele fylkeskommunen Gylden anledning til å skape «orden i eget hus» Forskrift fra Riksarkivaren per (nye regler for bevaring av dokumentasjon) Samfunnsoppdraget • Riksarkivet har bevilget kr ,- til prosjektet. Krav: samarbeid med flere (eksterne), synliggjøring, tilgjengeliggjøring, gjenbruksverdi. Prosjektet vil ha stor gjenbruksverdi og være foregangsgivende for ALLE fylkeskommuner. • Fordi vi er i sammenslåingsprosess med Nord-Trøndelag, er det behov for å kartlegge ulikheter/likheter både mtp oppgaveløsning og dokumenthåndtering. Denne kartlegginga blir et fint grunnlag å ha med seg i sammenslåingsprosessen • Kartlegginga som gjøres i regi av Trøndelagsarkivet, kommer hele Trøndelag fylkeskommune til gode – man får «det store bildet», ved å være tilstede hos alle enheter og foreta en helhetlig kartlegging. Enkeltkartlegging hos enheter vil ta utgangspunkt kun i egen enhet.
4
Formål… Utarbeide en bevaring- og kassasjonsplan som kan:
gjenbrukes i alle fylkeskommuner lette arbeidet med bevarings- og kassasjonsvurdering av eksisterende og fremtidige arkiver benyttes ved kravstilling og utvikling av digitale løsninger Legge til rette for implementering av nye bevarings- og kassasjonsrutiner Utarbeide rutiner for vedlikehold av bevaring- og kassasjonsplan Bidra til å skape større bevissthet rundt dokumenthåndtering og arkivering (kvalitetsforbedring i arkivdanningen) Prosjektets formål Prosjektets formål er å utarbeide en BK-plan som kan gjenbrukes i alle fylkeskommuner, og som skal lette arbeidet med bevarings- og kassasjonsvurdering av eksisterende og fremtidige arkiver. For å utarbeide BK-planen skal prosjektet kartlegge alle funksjonsområder med tilhørende funksjoner som fylkeskommunene er ansvarlig for. BK-planen skal kunne benyttes ved kravstilling og utvikling av digitale løsninger for behandling av informasjon og dokumentasjon. Prosjektet skal resultere i nye retningslinjer for håndtering av dokumentasjon som sikrer bevaring av viktig historisk og kulturelt kildemateriale, og samtidig sikrer en forsvarlig og økonomisk håndtering av dokumentasjon uten bevaringsverdi i fylkeskommunen. Prosjektet skal etablere og legge til rette for implementering av nye bevarings- og kassasjonsrutiner for alt arkivmateriale uansett lagringsmedium. For å sikre at BK-plan forblir funksjonell og nyttig i fremtiden, skal prosjektet utarbeide og etablere rutiner for vedlikehold av BK-planen. Det er per dags dato ikke gjort mye innenfor BK-vurderinger for fylkeskommunale funksjoner. Prosjektet skal derfor bidra til å skape større bevissthet rundt dokumenthåndtering og arkivering, for å heve kvaliteten i arkivdanningen til fylkeskommunen.
5
Gevinster for innbyggere/organisasjoner
styrket rettssikkerhet og mer likebehandling ved at innbygger sitt dokumentasjonsbehov blir bedre ivaretatt enklere innsyn i saker og dokumenter som skal bevares for ettertiden
6
Gevinster for fylkeskommunen
mer effektiv og ressursbesparende arkivdanning korrekt kassasjon av arkivmateriale og/eller arkiver uten bevaringsverdi korrekt arkivbegrensning korrekt bevaring av arkivmateriale for ettertiden som f.eks. bidrar til å bevare fylkeskommunen sin historie enklere å finne frem i og vedlikeholde arkiver som skal bevares for ettertiden enklere å ivareta fylkeskommunen sitt dokumentasjonsbehov redusert ressursbruk ved gjenbruk i andre fylkeskommuner (overføringsverdi) o Vi gjør en mer effektiv og ressursbesparende jobb o Vi bevarer bare det som har verdi for ettertiden o Vi tør å kassere informasjon som kun er av praktisk karakter og som har kort levetid som informasjonskilde o Vi kaster det som ikke har betydning som dokumentasjon eller er relevant for å forså saksbehandlingen
7
Gevinster for ansatte i fylkeskommunen
forenkle arbeidet gjennom felles rutiner og retningslinjer for bevaring- og kassasjon økt bevissthet og kunnskap om arkiv og betydningen av riktig dokumenthåndtering enklere å deponere fremtidige arkiver ved at informasjon blir journalført og arkivert fortløpende og korrekt første gang
8
Gevinster for «digitaliseringsprosjekter»
bidra til å sikre at «Arkivloven» med forskrifter blir ivaretatt ved spesifisering, anskaffelse og utvikling av nye digitale løsninger bidra til å forenkle digitalisering av dokumentasjon som skapes av fylkeskommunen sine funksjoner og arbeidsprosesser
9
Organisering IKA-Trøndelag
FOT og andre arkivledere som referansegruppe/høringsinstans Involvere andre fylkeskommuner i arbeidet/arbeidsgrupper f.eks. Østfold og Vestfold
10
Fremdriftsplan… Ferdig i god tid før , med følgende hovedmilepæler: M1 Styringsdokument og prosjektplan godkjent M2 Forkartlegging ferdig M3 Hovedkartlegging ferdig M4 Høring ferdig (eksternt) M5 Bevarings- og kassasjonsplan kan implementeres
12
Hva hvis vi avdekker avvik…?
Prosjektet driver ikke med tilsyn, men alvorlige avvik som oppdages vil påpekes og meldes i avvikssystemet
13
Metodikk for gjennomføring (se mal kartleggingsskjema)
14
Spørsmål så langt…?
Liknende presentasjoner
© 2024 SlidePlayer.no Inc.
All rights reserved.