Presentasjon Agresso brukerforum 2012 Arne Lunde, KD

2 Norwegian Ministry of Education and Research Et positivt tilbakeblikk Hva har vi oppnådd? –Systematisk og oppdatert dokumentasjon av økonomifunksjonen(økonomihåndbok) –Gode gjennomførings- og oppfølgingsplaner i økonomiforvaltningen –Bruk av excelerator og standardiserte krysskoblinger –Mer bruk av forsystemer på innkjøpsområdet og BOA-området gir bedre sporbarhet og dokumentasjon –Større oppmerksomhet og utvikling av økonomistyringsrollen

3 Norwegian Ministry of Education and Research -God kontroll i økonomistyringen. Økonomiske utfordringer blir raskt korrigert -Godt samarbeid i felles organer og møteplasser -God utvikling av det kollegiale nettverket -Økende oppmerksomhet mot internkontroll og internrevisjonsutfordringer

4 Norwegian Ministry of Education and Research Hvor må vi bli bedre? 1.Formell organisering –Prosesskart –Rutinebeskrivelser –Interne regler –Fullmakter delegasjoner 2.Internkontroll –Risikovurdering –Kontrollaktiviteter –Kontrollmiljøet (spesielt ledere) 3.Feil klassifisering 4.Dokumentasjon

5 Norwegian Ministry of Education and Research Budsjettering og intern økonomistyring Hovedinstruksen 3.2 Langsiktig plan Styret skal planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv tilpasset institusjonens egenart. Styret skal fastsette en langsiktig plan og planperiodens lengde, samt fastsette retningslinjer for planarbeidet ved institusjonen. 3.3 Årsplan Styret skal hvert år fastsette en årsplan for institusjonen. Styret fastsetter nærmere retningslinjer for utformingen av institusjonens årsplaner.

6 Norwegian Ministry of Education and Research Budsjettering og intern økonomistyring Det er lagt opp til at institusjonen skal lage en langsiktig plan som gjelder for en nærmere bestemt periode og årsplan for det enkelte budsjettår. Det er lagt opp til at styret fastsetter hvor lang planperioden for den langsiktige planen skal være og ellers nærmere retningslinjer for planarbeidet. 3.4 Disponeringsplan I tilknytning til årsplanen skal styret utarbeide en disponeringsplan. Disponeringsplanen bør periodiseres på en hensiktsmessig måte og innrettes slik at det kan føres løpende kontroll med kostnader og inntekter.

7 Norwegian Ministry of Education and Research Budsjettering og intern styring 3.5 Intern styringsdialog Styret skal fastsette retningslinjer for den interne styring ved institusjonen.

8 Norwegian Ministry of Education and Research Resultater av BØK-prosjektet Stor grad av rammebudsjettering av fakulteter/avdelinger, delegerte fullmakter De fleste institusjonene viderefører en delvis resultatbasert finansiering internt og ca halvparten av institusjonene har innført egne insentiver Ca en tredjedel har utarbeidet langtidsbudsjetter og flere institusjoner arbeider med dette Flere av institusjonene har med analyse og annen måloppnåelse sammen med den finansielle rapporteringen til styret

9 Norwegian Ministry of Education and Research Resultater BØK forts. Rullerende langtidsbudsjetter ble vurdert som viktig styringsverktøy for institusjonene vi hadde samtaler med –Forutsigbarhet, budsjettbalansen, sammenheng plan og budsjett Styring og oppfølging av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er utfordrende –Mindre forutsigbart, klassifiserings- og føringsutfordringer –Viktig med aksept for regelverk, gode rutiner, avklarte roller og ansvar, prosjektstyringsverktøy, kompetanse

10 Norwegian Ministry of Education and Research KDs oppfølging av BØK-prosjektet Forventninger til langsiktig økonomisk styring Standardiserte rapporteringskrav til departementet Formelle krav i BOA-reglementet Veiledere, eksempelsamlinger, kurs Utredning og utvikling av digitale løsninger

11 Norwegian Ministry of Education and Research Bedre systemløsninger Datafangst –Vesentlig gjennom forsystemene på lønn, innkjøp, fakturabehandling og prosjekt Arbeidsflyt –ERP grensenitt –Saksbehandlingsfunksjonalitet tilpasset arbeidsprosessene Automatiserte rapporteringsløsninger Ledelsesinformasjon

12 Norwegian Ministry of Education and Research Hovedprosesser i økonomi- og personal-administrasjon PBO-prosessen, Plan, Budsjett, Oppfølging BtB-prosessen, Bestilling til betaling Prosjektprosessen, Gjennomføring av bidrags- og oppdrags aktivitet Lønnsprosessen HR-prosessen

13 Norwegian Ministry of Education and Research Hovedelementer Fremtidig løsning Standardisering –Kontoplan –Krysskoblinger –Rapportering –Systemer Tjenestesentre Utvidete felles databaser Internkontrollkonsept Etablering av internkontrolløsninger