VELKOMMEN TIL FAGDAG I ØKONOMI 01.11. OG 08.11.2016 v/Mary, Kinga, Venke og Siv

Merking av innbetalinger Vi får mange innbetalinger til vår driftskonto 4212 07 70300. Husk å gi beskjed til de som skal innbetale til kontoen at de merker innbetalingen godt. F.eks. kontostreng for bokføring. Dere kan sende kopi av tildelingsbrev og påføre kontostreng eller sende oss en mail om innbetalinger som skal komme.

Formkrav for utgående faktura Vi skal benytte Visma Fakturering når vi lager en utgående faktura. Da er vi sikret at fakturaen inneholder de opplysninger som myndighetene setter til organisasjonsnummer, fakturanummer, dato, mva osv. Hvis vi av en eller annen grunn ikke kan benytte Visma, må vi sørge for at fakturaen inneholder de opplysninger den skal.

Forskrift om bokføring https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2004-12-01-1558?q=Bokføring § 5-1-1.Salgsdokumentets innhold Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: 1. Nummer og dokumentasjonsdato, 2. angivelse av partene, 3. ytelsens art og omfang,

4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen, 5. vederlag og betalingsforfall, 6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

Utgående faktura Ved å ikke benytte Visma Fakturering har vi ikke noen rutiner for innfordring. Da må dere følge opp at kravet blir innbetalt selv. Vi har fått streng beskjed om å ikke fakturere ut egenandeler på turer til elever i vgs. Dette på grunn av prinsippet om «gratis» skolegang.

Innbetalinger fra elever kan derfor løses ved å be elevene innbetale til skolens konto. Da følger dere opp innbetalingene selv og lager kun bilag på samlesummer som dere sender til økonomiseksjonen.

Ny oppgave for MVA fra 01.01.2017 Det kommer en helt ny oppgave for MVA fra 01.01.2017. Vi må derfor lage nye mva koder og vil komme tilbake med informasjon i god tid før nyåret.

Litt om momskomp./mva 1. For å kunne trekke fra momskomp. må fakturaen inneholde spesifisert mva 2. Skal varen/tjenesten benyttes i vår virksomhet? Hvis ikke kan vi ikke trekke fra momskomp. Skal vi selge varen videre? Da skal vi bruke mva sett 20 på inngående og utgående faktura.

Det gjelder både ved innkjøp av materiell til elevene som de skal betale selv,eller om vi skal viderefakturere firma, kommuner etc. Unntaket er fakturaer på PC leie til elever/foresatte. Der trekker vi fra momskomp. på inngående faktura og fakturerer ut uten mva.

Fakturering av PC leie Fakturerer vi til foresatte nå? Vi kan overføre foresatte fra Extens til Visma hvis dere har registrert foresatte i Extens. Faktura til foresatte gjør arbeidet med purring og eventuell inkasso mye enklere og mer korrekt.

Info om bruk av intern art 19999 Utdanningsavdelinga benytter art 19999 og tjeneste 9900 ved fordeling av sine budsjettmidler ut til skolene. Denne arten/tjenesten skal kun benyttes ved fordeling av budsjettmidler. Aldri ellers. Og ikke ved kontering av fakturaer. Fordeling av budsjettmidler gjøres også fra administrasjonen.

Alle skal derfor ha art 19999 og tjeneste 9900 i rapportutvalget sitt for å få med eventuelle inntekter. Grunnen til at vi tok i bruk 19999/9900 er at interne transaksjoner ikke skal rapporteres til KOSTRA. Ved intern fakturering kan vi benytte art 16904 på inntekt. Vanlig utgiftsart på kostnaden.

Avstemming bank/balanse Neste avstemming av bankkonti/balansekonti skal sendes til økonomiseksjonen pr. 31.12.2016. En bankavstemming skal inneholde saldo i bank og saldo i regnskapet pr. 31.12. Eventuelle differanser skal spesifiseres. Sett opp avstemmingen i et regneark. Kopi av kontoutskrift skal følge med.

Revisjonen er ikke helt fornøyd med alt vi har sendt dem tidligere Revisjonen er ikke helt fornøyd med alt vi har sendt dem tidligere. Vi må skjerpe oss…….. Fondsavsetninger skal dokumenteres med plan for når pengene skal benyttes og hva som er formålet med pengene. Alle balansekonti skal dokumenteres med avstemming.

Reskontrotyper i Visma L Leverandører (med org.nummer) LR Refusjoner/utbetalinger til ansatte/andre (uten org.nummer) LU Utenlandske leverandører K Alle kunder KFEL Kunder som har mottatt faktura

Ved bestillinger/innkjøp Vi har sendt ut mail til alle innkjøpsansvarlige i fylkeskommunen vedr. info som skal gis til leverandører ved bestilling/innkjøp. Alle uten unntak skal benytte vår hoved organisasjonsnummer 944 183 779 Vi skal be om EHF faktura og oppgi vårt ansvarsnummer som «vår ref.» Kun ansvarsnummer uten noe tekst etc. i tillegg.

F. eks. 20500 for Borgund vgs og 13100 for fylkesrådmannen. På alle «hoved» ansvarsnummer har vi laget profiler som gjør at fakturaene sendes automatisk ut til riktig konterer. Ansvarsnumrene ble listet opp i mailene som ble sendt ut og som dere skal ha blitt informert om dersom dere bestiller varer.

Faktura skal stiles til: Møre og Romsdal fylkeskommune Fakturamottak Postboks 2501 6404 Molde Navn på skole eller avdeling må gjerne legges inn som en del av adressen hvis leverandøren har et kundenummer pr. enhet.

NB: Husk at innkjøpsavtaler skal benyttes. Vi har ny avtale med G Travel på reise. Den skal benyttes av alle, inkl. elever som reiser på turer som arrangeres av skolene. Det spiller ingen rolle om elevene betaler turen helt eller delvis selv.