Fagdager økonomi 2018 12. og 19. november.

Presentasjon om: "Fagdager økonomi 2018 12. og 19. november."— Utskrift av presentasjonen:

1 Fagdager økonomi 2018 12. og 19. november

2 Tema for fagdag i økonomi
Velkommen / presentasjon Diverse info Visma Fakturabehandling Visma Fakturering Lunsj – 12.45 Bundne fond Årsavslutning Avstemminger Litt om mva / mvakomp. Visma rapportering på web

3 DIVERSE INFO

4 Felles mail-adresse okonomi@mrfylke.no
Vi ønsker henvendelser sendt til denne mailadressen:

5 Refusjoner til ansatte/elever
Vi får altfor mange refusjoner til ansatte. Dette skal kun brukes der det ikke finnes mulighet til å handle på faktura. Det er derfor fint om dere informerer videre at det alltid skal bes om faktura på det som handles. Regner med at det lar seg gjøre i de aller fleste tilfeller. En refusjon til ansatt/elev vil alltid bli en skannet faktura og krever mye mer arbeid både for dere og oss.

6 Inngående faktura Møre og Romsdal fylkeskommune Postboks 2501
Vi vil ha EHF faktura stilet til: Møre og Romsdal fylkeskommune Postboks 2501 6404 Molde EHF til: Merkes f.eks.: i «deres ref» feltet på fakturaen. Kun ansvarsnummer, ikke navn etc. i tillegg.

7 Vi ber dere ta forløpende kontakt med leverandører som sender faktura direkte til skolene.
Informer de som bestiller varer/tjenester på skolen deres slik at bestilling gjøres korrekt. Alle innkjøp/bestillinger skal skje på vårt hovedorganisasjonsnummer Da vil vi kunne motta en EHF faktura fra leverandør.

8 KOSTRA Kommune-stat-rapportering Kostraveileder Kurs NKK (nkkf.no)
Ny veileder årlig - endringer utheves med rødt ALLE må bidra til korrekt KOSTRA-føring Kurs NKK (nkkf.no) Vi svarer gjerne på spørsmål

9 ATTESTASJONER Typisk prosjektmidler hvor den som gir tilskuddet vil ha en revisorattest for å bekrefte at pengene er benyttet til formålet Revisor koster penger Jo bedre dokumentasjon jo mindre jobb på revisor og jo billigere blir attesten Kontakt økonomiseksjonen for gjennomgang før levering til revisor

10 Oppbevaring av regnskapsdokumentasjon

11 Gavekort Gavekort kan bestilles hos oss:
Husk å bestille i god tid, minimum tid til postgang og gjerne litt behandlingstid Se også påskjønningsreglement:

12 VISMA FAKTURABEHANDLING

13 DIV. INFO FAKTURA KREDITNOTA – faktura må være i systemet og konteres som likt som fakturaen ALKOHOL – godkjennes av Fylkesrådmannen REFUSJONER – samles og sendes i en epost pr. dag

14 Vårt mottaksbilde for innkomme fakturaer. Både elektroniske og scannet
Vårt mottaksbilde for innkomme fakturaer. Både elektroniske og scannet. Retur av faktura fra konterer kommer også på dette bildet med notat

15 Fakturaer til overføring -Overfører fakturaer hver dag ca. kl
Fakturaer til overføring -Overfører fakturaer hver dag ca. kl. 13 og kjører remittering -Vi er på gang med å innføre Autopay (ny betalingsrutine). Da vil vi legge inn «automatisk oppdatering fakturaer.

16 Spørring på ubetalte og betalte faktura

17 Spørring i Økonomi- saldo og transaksjoner

18

19 Når du står i transaksjonsbilde kan du trykke ctrl/r – da får du mulighet til å legge transaksjonene over iExcel.

20 Rapporter i Fakturabehandling

21 Legger man ikke inn f. eks
Legger man ikke inn f.eks. ansvar i utvalget vil rapporten vise alle fakturaer i fylkeskommunen totalt sett. Vi kan begrense ved å legge inn fra og med attestering til og med anvisning.

22 Søk etter leverandør

23 Følg nøye opp ubehandlede fakturaer nå i forbindelse med årsavslutning slik at dere er mest mulig ajour. Fakturaer kan ligge hos noen som er borte/syk. Vi overfører fakturaer til Økonomi hver dag og remitterer til og med dagens dato.

24 EHF/Papirfaktura-Arkivreferanse

25 Delegasjon av tilvisningsrett, underskriftsprøve- SKJEMA

26 VISMA FAKTURERING

27 Ulike måter å distribuere en faktura på:
Blankett: faktura i papirform EHF: faktura sendes elektronisk til kunden. Gjelder firma med registrert organisasjonsnummer som er registrert i ELMA-registeret

28 E-post: e-postadresse må være utfylt

29 E-faktura: faktura sendes direkte til kundens nettbank
E-faktura: faktura sendes direkte til kundens nettbank. Avtalen må godkjennes i nettbank til den enkelte. Bruk gjerne e-post ved registrering av egne ansatte dersom ok for mottaker. Innsparing på porto! 😊

30 Vedlegg til faktura Husk å huke av «eksternt» ved opplasting av vedlegg til kunden: Kun opplasting i formatet .pdf

31 Dersom bruk av blankett må det gis beskjed til oss
Dersom bruk av blankett må det gis beskjed til oss. Vedlegg må da skrives ut manuelt, og legges ved før utsendelse.

32

33 Ved oppretting av nye kunder skal alltid reskontrotype K brukes.
I det kunden faktureres, opprettes automatisk et identisk kundenummer i KFEL. Ved endring av kontonummer (ved utbetalinger) må dette av ulike grunner gjøres i KFEL…

34 Bruk god tid på riktig informasjon! 😊
All informasjon om kunden skal fylles ut: etternavn fornavn, adresse ++ Oppskrift på utenlandske kunder ligger ute på intranett. Ved organisasjonsnummer på firma hentes disse fra Bruk god tid på riktig informasjon! 😊

35 Fakturagrunnlag blir utfakturert hver mandag, onsdag og fredag
Fakturagrunnlag blir utfakturert hver mandag, onsdag og fredag. Ta kontakt dersom noe skal holdes tilbake. Er det fakturert noe på samme dag, blir dette holdt tilbake til neste utfaktureringsdag.

36 Interne kunder Alle våre skoler har sitt eget kundenummer. Samtlige har «ferdigutfylt» referanse i kontaktinformasjonsfeltet. Alle interne avdelinger på fylkeshuset: Møre og Romsdal fylkeskommune Merk i friteksten hvilken avdeling faktureringen gjelder, og bruk kun ansvarsnummeret i «kontaktinformasjon»

37 Minner om…. Fakturering til kommunal barnehage/skole skal det faktureres kommunen og ikke den enkelte barnehage/skole. Søk på nett dersom du er usikker om den er kommunal eller ei. Navnet på barnehage/skolen merkes i feltet kontaktinformasjon.

38 Fortsatt mange duplikater i vårt kunderegister…
Fortsatt mange duplikater i vårt kunderegister…. Finner dere noen så gi oss beskjed slik at disse blir sperret for videre bruk! 😊

39 Utestående krav Restanseliste er en oversikt over utestående krav:
Rapporter-restanselister-restanseliste

40 Lag rutiner på kjøring av restanselister, og vurder ubetalte krav som er aktuelt å tapsføre fortløpende. Småkrav under kr.200,- eller krav dere vet ikke er realistisk å få inn kan være et eksempel. Bilag på tapsføring sendes til økonomiseksjonen

41 Inkassorutiner 14 dager etter forfall sendes det ut et inkassovarsel til kunden med et ekstra gebyr på kr.70,- Forfall 14 dager To uker etter forfall vil saken oversendes Lindorff for videre inndrivning. Dere vil få oversendt en inkassoliste for godkjenning før det går til Lindorff.

42

43 Kreditering Dersom et krav er feil sendes en e-post med:
reskontronummer navn fakturanummer beløp Gjerne en kort begrunnelse på hvorfor faktura skal krediteres. Vi legger kopi av e-posten på eksisterende faktura.

44

45 Kopi av faktura

46 Status betaling

47 Varenummer Vær forsiktig med endring av navn på varenummer. All historikk vil endres! Dersom endring av eksisterende kontering må samtlige felt til venstre endres:

48 Usikker? Ta kontakt! 

49 BUNDNE FOND

50 Avsetning til bundne driftsfond
Eksterne midler som er øremerket til spesifikke formål settes av til bundne driftsfond Eksempler: SIU/Erasmus Utdanningsdirektoratet Fylkesmannen Omsøkte midler til prosjekt i regi av fylkeskommunen Sette av til fond uansett om man forventer at midlene benyttes inneværende år Sikrer at midlene blir med til neste regnskapsår dersom de likevel ikke brukes opp i løpet av innbetalingsåret Gir mer korrekt rapportering gjennom året

51 Avsetning til bundne driftsfond, forts.
Hva skal ikke settes av til bundne driftsfond? Frie inntekter (interne overføringer) Ymse innbetalinger som skal dekke spesifikke kostnader, f.eks egenandel klassetur (kortsiktig gjeld) Når skal føring mot fond skje? Når midlene kommer inn i bank Prosjekt Alle eksterne midler føres på prosjekt (både inntekt og kostnad) Bruk av fond Etter hvert som midlene brukes skal det føres bruk av fond

52 Eksempel Innbetalt kr 2 mill fra Senter for Internasjonalisering (SIU), Erasmusmidler Bruk; reisekostnad kr 0,5 mill

53 Eksempel, forts. Ved å føre på denne måten påvirker ikke de eksterne midlene resultat og forstyrrer ikke rapportering mot budsjett. Balansen viser hele tiden hva som er igjen av midler. Etter føring av bilag står det da 1,5 mill på bundet fond. Balansekonto for bundet fond skal avstemmes og saldo dokumenteres

54 Innbetalinger som ikke er bundne fond
Frie inntekter, f.eks. salgs- og leieinntekter inntektsføres løpende Ymse innbetalinger som skal dekke kostnader i en senere periode, f.eks elevinnbetaling for egenandel til klassetur innbetalt i oktober og tur gjennomføres i april Forskuddsbetaling føres som kortsiktig gjeld på balansekonto 21370*** (vurder vesentlighet)

55 ÅRSAVSLUTNING

56 Årsavslutning Brev om årsavslutning og frister på Intranett:
Alle frister er viktige, men: 15. januar – Alle bilag 15. januar – Regnskap tannhelse 22. januar – Alle avstemminger skal være utført og dokumentasjon sendt Sørg for å væra ajour pr

57 Årsavslutning Avsetning til fond/bruk av fond
Husk fakturabehandling i Web Anordningsprinsippet Leveringstidspunktet Anslagsposteringer Periodiseringsbilag/tilbakeføring periodisering Lønn – følg fristene Gir mer korrekt regnskap uten ekstra periodiseringsregnskap

58 Anslagspostering, eksempel
Kjøp av tre skrivepulter, kr , levert i desember, faktura ikke mottatt pr

59 AVSTEMMINGER

60 Avstemminger Alle balansekonti skal avstemmes og dokumenteres
Sammenligne regnskapsposter med annen dokumentasjon Korrekt regnskap Sikrer at en får med seg aktuelle midler Nye avstemmingsskjema Avstemming bank Avstemming andre balansekontoer Bank skal avstemmes månedlig innlevering til oss hvert kvartal med frist 15. i måneden etter Andre balansekontoer minimum ved hver rapportering

61 Avstemming, eksempel Bundet fond pr. 31.12, jfr. tidligere eksempel
Saldo etter føringer er 1,5 mill Eksempel på dokumentasjon Tilsagnsbrevene Utskrift av prosjektregnskap

62 Eksempel

63 MVA/ MVAKOMPENSASJON

64 Litt om mva/mvakomp. Foreldelsesfrist for mvakompensasjon
Mva behandling på fjernleverbare tjenester fra utlandet Mva behandling på import av varer fra utlandet Elevarbeid Student- og elevkantiner Retten til fradrag for mvakomp.

65 Frister for mvakompensasjon
1. termin, frist Eldste fakturadato: året før. 2. termin, frist Eldste fakturadato: i år. 3. termin, frist Eldste fakturadato: i år. 4. termin, frist Eldste fakturadato: i år. 5. termin, frist Eldste fakturadato: i år. 6. termin, frist neste år. Eldste fakturadato:

66 Uenighet om en faktura:
- Den behandles ferdig, og sperres deretter for utbetaling. - Da beholder vi retten til momskomp., men lar være å utbetale. - Gi oss på økonomiseksjonen beskjed om å sperre fakturaen. - Husk å be oss åpne den igjen nå saken er løst.

67 Kjøp av tjenester fra utlandet
Ved kjøp av tjenester som fjernleveres fra utlandet: - Vi skal innberette mva selv om det ikke er spesifisert mva på fakturaen. - Eksempel på slike tjenester er datalisens, språkvask, konsulenttjenester, analyser mv.

68 Vi bruker disse mva kodene:
230 - TJENESTER UTLANDET 25 % MVA UTEN FRADRAG 231 - TJENESTER FRA UTLANDET 25 % MVA M/FRADRA 235 - TJENESTER FRA UTLANDET 25% MVA, MOMKOMP Det mest vanlige vil være mva kode 235 med fradrag for momskomp.

69 Import av varer fra utlandet
Bestilling av varer fra utlandet: - Skal skje på organisasjonsnummer - Kopi av faktura og tolldeklarasjon skal sendes til økonomiseksjonen. Det kan være en utfordring og finne ut hvem som har bestilt varene - Benytt mva kode 110 når dere konterer fakturaen, vi på økonomiseksjonen omposterer slik at mva blir innrapportert.

70 Elevarbeid Det er laget nye retningslinjer for elevarbeid.
Utdanningsavdelinga vil legge retningslinjene ut på sine sider på Intranett Av retningslinjene fremgår det at det aller meste av salg av elevarbeid på skolene vil være avgiftspliktig omsetning. Det betyr at innkjøpene knyttet til salget også skal bokføres med fradrag for mva. Mva sett 20 skal benyttes her.

71 Student- og elevkantiner
Student- og elevkantiner er unntatt for mva etter Merverdiavgiftslovens § 3-5, 4. ledd. - Det er kantinenes omsetning av serveringstjenester som er unntatt mva. - Unntaket gjelder ikke kiosksalg og eventuelle cateringtjenester, mva sett skal da benyttes. - Revisjonen har nå avklart at unntaket heller ikke gjelder serveringstjenester til eksterne firma/grupper.

72 Da skal vi også benytte mva sett 20. Det gjelder
Da skal vi også benytte mva sett 20. Det gjelder både på salget og på innkjøpet av varer knyttet til omsetningen. Ved servering på til eksterne på skolen skal vi benytte mva kode 206 (25% mva) på salget og ved catering skal vi benytte mva kode 207 (15 % mva). På innkjøpet av varene benytter vi mva kode 202 (15 % mva)

73 Lag så bilag på omposteringen:
Våre innkjøp av matvarer til kantina skal i utgangspunktet være bokført på art ,med mva kode 110. Så hvis vi bruker av vårt varelager for å lage mat som skal selges som avgiftspliktig omsetning må vi ompostere varekostnaden til riktig mva kode. Lag en gjennomsnittlig % sats på varekostnaden for en slik jobb og benytt denne. Lag så bilag på omposteringen: D: xxxxx mva kode 202 K: xxxxx mva kode 110

74 Retten til fradrag for mvakomp.
Kriterier for å kunne trekke fra mvakomp: Til bruk i virksomheten Spesifisert mva på fakturaen At det ikke foreligger rett til fradrag for mva i avg.pl. virksomhet Ikke innkjøp til andre Andre spørsmål om mva/momskomp??

75 WEBRAPPORTERING

76 Visma Rapportering på web

77

78

79

80

81

82

83

84

85 Alle tall i rapporten kan klikkes på og du kan få detaljer helt ned på lønnstransaksjoner eller faktura visning. Du kan laste rapporten eller transaksjonene over i Excel. Du kan skrive ut rapporten slik du ser den.