Kurs i økonomirutiner i JF

Presentasjon om: "Kurs i økonomirutiner i JF"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kurs i økonomirutiner i JF
Hvorfor ha kurs?

2 Økonomirutiner i Juristforeningen
Fylle ut og levere refusjonsskjema Få tilsendt faktura Bruke iZettle Sende faktura Deltager.no Budsjettere Føre regnskap Spareplaner

3 Fylle ut refusjonsskjema
Hva skal med? Fullt navn på den som skal ha refusjon Adresse Kontonummer Undergruppen det er lagt ut for Info om hva det er lagt ut for Totalsum Underskrift fra undergruppens økonomiansvarlig Ta opp refusjonsskjema!

4 Levere refusjonsskjema
Hva skal leveres? En original og en kopi av BÅDE refusjonsskjema og alle kvitteringer stiftes sammen, og legges i hylla merket «Innlevering Refusjonsskjema» En kopi av refusjonsskjema og kvitteringer legges i undergruppens hylle OBS: Det blir ikke refundert uten kvittering. Bankutskrift holder ikke som kvittering! Hvorfor? Husk – viktig å levere – mange undergrupper, kan ikke gå og lete gjennom alle permer og hyller.

5 Få tilsendt faktura Ved kostnader som er for store til å legge ut for, kan det faktureres til foreningen. Fakturaen skal helst sendes pr epost til Fakturaen skal merkes med fakturaadresse: Juristforeningen v/[Undergruppe], c/o Økonomihuset Bergen, Conrad Mohrs veg 11, 5068 Bergen

6 Få tilsendt faktura Har ikke den som skal sende faktura anledning til å sende den på e-post, kan den sendes pr post til fakturaadressen Juristforeningen v/[Undergruppe], c/o Økonomihuset Bergen, Conrad Mohrs veg 11, 5068 Bergen Får dere en faktura et annet sted, helst skann den inn og send til evt legges den i hyllen til økonomiansvarlig

7 Bruke av iZettle Planlegg i god tid slik at det kan opprettes medarbeiderprofil for din undergruppe og legges inn varer Kontakt infoansvarlig for hjelp til dette Alle salg med iZettle må gå gjennom Juristforeningens konto, det er ikke anledning til å opprette helt egne fristilte kontoer. Ta opp retningslinjer for izettle

8 Sende faktura til sponsor ol.
For å sende faktura sendes følgende informasjon til Navn på betaler (den som skal ha regningen) Org.nr Fakturaadresse (NB! Spør betaler eksplisitt om denne) Kontaktperson hos betaler Mailadresse dersom faktura kan sendes på mail (foretrekkes) Beløp (med og uten moms) Tekst som skal stå på fakturaen (f.eks. vise til avtalen)

9 Fakturere medlemskontigenter
Gjelder medlemmer som skal betale avgift til undergruppen, f.eks. i forbindelse med seriespill o.l. Brukernavn: Passord: tirsdag Frist for å betale medlemsavgift i høst er 30. september

10 Fakturere medlemskontigenter forts
På deltager.no melder dere på undergruppens medlemmer til et arrangement som dere sender en link til. Ved å gå inn på linken kommer man direkte til betaling med bankID. Det er undergruppenes eget ansvar å sørge for at medlemskontingentene blir innbetalt. Det er altså undergruppene som skal purre på sine egne medlemmer. Når den utsendte fakturaen er betalt må undergruppen selv skrive ut bilag til sitt regnskap

11 Bruk av JF-visakort JF har et visakort som det står 25 000 kr på.
Trenger dere mer må dere si ifra i god tid – overføringer i bedriftsnettbanken kan ta noe tid Kortet skal ligge i safen når det ikke er i bruk – det er derfor viktig å ta kontakt med økonomiansvarlig i god tid så dere får planlagt overlevering Alle må skrive under på skjema for lån av JF-kort

12 Budsjettforhandlinger
Vil skje ca. en måned før Generalforsamlingen Blir en gang i oktober Til forhandlingene må alle sende inn et detaljert forslag med omfattende beskrivelse og begrunnelse for alle poster Ikke send inn urealistiske budsjetter Vil bli vurdert av FS/AU Mal ligger på Miside

13 Budsjettering Finn budsjettmal i fillageret
Finn generalforsamlingsreferat for vår 2015 Finn regnskapet for din undergruppe og fyll inn postene, samt tallene i kolonnen ”regnskap i fjor” Finn budsjettdokument på miside Finn budsjett for din undergruppe og fyll inn poster, og tall i kolonnen ”budsjett inneværende år”. Sett opp evt. nye poster dere vil ha og tall for neste år i kolonnen ”budsjett neste år” Se over at alle formler stemmer og budsjettet er riktig utregne Bytt ark til ”utfyllende info”, og skriv god info om beregning av alle poster her.

14 Føre regnskap – undergruppenes plikter
Alle undergrupper plikter å føre sitt eget regnskap(minst 1 gang i måneden) Regnskapet skal føres i regnskapsmalene fra JF, du finner de på miside. Oppdater dette med årets budsjett Alt som føres i regnskapet skal ha et bilag i undergruppens bilagsperm.

15 Hvordan føre undergruppens regnskap? 1. Finn bilagene
Alle bilagene som skal føres inn i regnskapet finner du i hylla til undergruppen din. Refusjonsskjemaer med kvittering Tilsendte fakturaer (legges i undergruppens hylle av økonomigruppen) Kvittering for bruk av JF-kort Avstemmingsrapporter fra iZettle Innkommende betalinger fra eventuelle sponsorer (eks. Mva) Andre innkommende betalinger (f.eks. medlemskontigenter)

16 Hvordan føre undergruppens regnskap. 2
Hvordan føre undergruppens regnskap? 2. Før bilagene inn i regnskapsmalen Dato for betalingen Beskrivelse av hva betalingen gjelder Hvem det er betalt til Hvem som har betalt Beløp på betalingen Budsjettpost

17 Hvordan føre undergruppens regnskap. 2
Hvordan føre undergruppens regnskap? 2. Før bilagene inn i regnskapsmalen forts. Særlig om budsjettpost Budsjettpostene står oppført nederst i regnskapsmalen. Når du fører på budsjettpost er det viktig at den skrives nøyaktig likt som den står nederst i malen. Da vil regnearket automatisk legge bilaget inn i regnestykket som sier hvor mye penger som er brukt på hver post.

18 Hvordan føre undergruppens regnskap? 3. Legg bilagene i bilagspermen
Alle undergrupper har sin egen bilagsperm. Spør tidligere økonomiansvarlig i undergruppen dersom du ikke vet hvor den er. Alle bilag som er ført inn i regnskapsmalen skal påføres det samme bilagsnummeret det har fått i regnskapsmalen. Dette står helt til høyre der det er ført inn. Når det er påført bilagsnummer, legges bilaget inn i permen. Bilagene skal ligge i rekkefølge, slik at det med høyest bilagsnummer ligger øverst.

19 Sjekk hyllene deres Alle undergrupper har en egen hylle på JF- kontoret. Denne må dere sjekke jevnlig, da det kan ligge bilag og fakturaer her som må innleveres. Minst en gang i måneden – helst oftere!

20 Spareplaner Det ble på vårens generalforsamling innført spareavtaler for undergruppene dette var aktuelt for. Alle spareavtaler ligger i referatet fra Generalforsamlingen vår 2015. Spareavtalen er gitt under forutsetning at regnskapet føres på god måte. Bruk av sparepenger krever vedtak av FS.

21 Støtte Det er mange som tilbyr støtte til frivillige lag og organisasjoner Dette er noe alle oppfordres til å undersøke og søke om Husk å les retningslinjene for støtte nøye Mange krever f.eks kopi av fakturaer, da er det viktig at dere får fakturaer og sender inn disse innen fristen

22 Nærmere informasjon Under Økonomi på Juristforeningens sider på MiSide ligger Denne presentasjonen En beskrivelse av økonomirutiner Bruksanvisning for kasseapparatet. Retningslinjer for Deltager.no Retningslinjer for bruk av JF-kort (kommer!)

23 Ellers Noen spørsmål? Kontaktinfo Generelle spørsmål:

24 Vi tar når turen opp på JF-kontoret!
Takk for oppmerksomheten Vi tar når turen opp på JF-kontoret!