BASWARE.

Presentasjon om: "BASWARE."— Utskrift av presentasjonen:

1 BASWARE

2 Oppgi riktig faktura-adresse
Fakturaadresse ligger på Paraplyen Fakturaadresse: NHH-Fakturamottak Postboks 387, Alnabru Oslo E-fakturaadresse: NO PDF faktura: Organisasjonsnummer:

3 Alle fakturaer må merkes riktig
Alle fakturaer skal være merket med bestillerens etternavn og avdeling/institutt, skilt med blank: F.eks: Netteland IT Slik at dette feltet blir riktig:

4 Spesifiser «Deres referanse» riktig
Hvorfor Etternavn Avdeling/Institutt? Vi må vite hvem som har bestilt varene og som derfor skal ha fakturaen sendt til seg. Hvis «Deres ref.» er riktig utfylt vil feltet for mottaker automatisk bli utfylt med riktig navn. Det sparer tid og arbeid for den som skal videresende fakturaene fra forkontroll i Basware.

5 Ta ansvar for fakturaene
Når du mottar en faktura og ser den er din, bør du «parkere» den, hvis du ikke har anledning til å behandle den med det samme. Ubehandlete fakturaer purres etter 3 dager + 2 dager + 1 dager med en epost. Parkerte fakturaer purres ikke, du må huske på den selv.

6 Når fakturaene forfaller
Ett døgn før forfall sendes fakturaen tilbake til Avvikshåndtering og må returneres derfra. Dette gjøres igjen hvert 2. døgn. Hvis det var akkurat mens fakturaen ligger i avvikshåndtering at du hadde tenkt å anvise fakturaen, så er den plutselig «borte», og kommer ikke tilbake før noen manuelt har returnert den fra avvikshåndtering. Dette unngår du ved å parkere fakturaen

7 Fakturaer og Kreditnotaer
Behold fakturaen hos deg selv (parker den) til du har mottatt kreditnotaen Det er bare du som vet hvorfor du skal få en kreditnota, og som kan kontrollere om den er korrekt når du mottar den. Både faktura og kreditnota skal anvises, selv om de er på samme beløp. Ved at vi «betaler» fakturaen med kreditnotaen og dette registreres i reskontroen i Agresso, har vi fullstendighet i regnskapet vårt. Husk samme kontering på faktura og kreditnota.

8 Bruk funksjonen «Relatert(e) sak(er)»
Velg «Relatert(e) sak(er)» oppe i høyre hjørne: Søk opp fakturaen du vil koble mot og sett på hake: Etterpå kan du lett skifte mellom faktura og kreditnota

9 Hvordan finne riktig konto å føre på?
Kontoplanen er inndelt i grupper etter type kostnad Annen personalkostnad Kostnader lokaler Leie maskiner, inventar o.l. Verktøy, inventar, IT-utstyr, telefoner, o.a. driftsmidler (som ikke skal aktiveres) Reparasjon og vedlikehold Kjøp av fremmede tjenester Kontorrekvisita, bøker, møter og kurs Telefontrafikk, datakommunikasjon, porto Kostnad transportmidler Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil o.l. Salg, reklame og representasjon Kontingent og gave Lisenser og patenter Annen kostnad, bank- og kortgebyr Finanskostnad (morarente) Finn først hvilken kontogruppe kostnaden hører til, søk deretter i gruppen etter en konto med passende tekst.

10 Periodisering Du trenger ikke periodisering når:
Hele beløpet gjelder et kjøp som er gjort tidligere og fakturaen skal betales snarest mulig Du trenger periodisering når: 1. Hele beløpet hører til i én periode frem i tid 2. Når beløpet skal fordeles over flere perioder frem i tid I Basware:

11 Periodisering Hele beløpet hører til i én periode frem i tid
Velg først startperiode F.eks. 2018/02 Velg periodiseringsnøkkel fra menyen Belastes 100% i angjeldende periode

12 Periodisering Når beløpet skal fordeles over flere perioder
Velg først startperiode F.eks. 2018/01 Velg periodiseringsnøkkel fra menyen

13 Reverse Charge Beregning av MVA på inngående utenlandske fakturaer, hvor varen eller tjenesten ville vært MVA-belagt hvis den ble kjøpt i Norge. Da skal vi beregne og betale MVA, selv om beløpet ikke står på fakturaen. Koden for Reverse Charge er 3 – legges inn i MVA- feltet:

14 Husk å se på vedleggene! Du kan legge vedlegg til fakturaen med funksjonen «Legg til fil» Vedleggene finner du her: Når IT konterer inneholder vedlegget både konteringen, bestillingen og loggen for hva som er bestilt, utlevert og betalt.

15 Tilpasset kontoplan Det er laget en brukertilpasset kontoplan med kommentarer slik at en lettere finner riktig konto Ligger på intranett og er sendt ut til alle adm.ledere Det brukes en del feil kontoer så sjekk nøye Konto Kontonavn Kommentar 5994 Bevertning ved interne møter Bevertning for øvrig føres på konto 7352 6862 Møtekostnader Bevertning ved interne møter føres på 5994 7351 Representasjon Reel respresentasjon i henhold til personalhåndboken, jfr adminstrative bestemmelser pkt 10.11 7352 Bevertning for øvrig Øvrig bespisning. Bevertning av interne møter føres på 5994