Nettverkssamling 18.03.2015 Regnskap/økonomi.

Presentasjon om: "Nettverkssamling 18.03.2015 Regnskap/økonomi."— Utskrift av presentasjonen:

1 Nettverkssamling Regnskap/økonomi

2 Bankavstemming Revisjonen krever bankavstemming pr. 31.12. hvert år.
Økonomiseksjonen etterspør bankavstemming pr og hvert år. Bankavstemmingen skal vise saldo på bankkonto og saldo i regnskapet på gitt dato. Den skal vise eventuell differanse og hva differansen består av. Utskrift som viser saldo i regnskapet og kopi av kontoutskrift fra bank skal følge med avstemmingen. For å unngå differanser bør bilag lages i samsvar med innbetalinger i banken. Samme periode.

3 Eksempel på bankavstemming

4 Avstemming av andre balansekonti
Prinsippet kan benyttes på avstemming av andre balansekonti også. Da skal dere kun fortelle hva saldo i regnskapet består av. Dette kan være en fondskonto eller en konto for anslagsposteringer. Disse skal det også sendes inn avstemming på pr og hvert år. Går avstemming av bank/balansekonti greit?

5 Sensitive fakturaer/vedlegg
Vi mottar av og til fakturaer som inneholder navn/personnummer og som av den grunn bør merkes som sensitive. Dette kan være på selve fakturaen eller på et vedlegg. Vi har i Visma nå mulighet for å merke enten hele fakturaen eller kun et vedlegg som sensitivt. Det som merkes som sensitivt vil da ikke vises for andre enn de som har tilgang til å se sensitive fakturaer/vedlegg. Dette er en tilgang som må gis i Visma Sequrity.

6 Sensitive fakturaer forts.
Vi har ikke vært flinke nok til dette tidligere, og har nå derfor skjerpet rutinene våre. Dersom dere ser fakturaer som bør merkes som sensitive, er det fint om dere tar kontakt med oss. Foreløpig er det ikke noe i bilde på web som sier at en faktura er merket sensitiv, men vi må legge inn et notat om at dette er gjort. Visma vil endre slik at det fremkommer en opplysning om at det er gjort.

7 Elektroniske Ehf fakturaer
EHF står for «elektronisk handels format», og er et standard format som benyttes i Norge. Vi både mottar og sender ut elektroniske EHF fakturaer. Når vi sender ut en EHF faktura er det gjerne til statlige etater, fylkeskommuner og kommuner. Betingelsen er at de har en elektronisk adresse i ELMA registeret. Vi kan legge ved vedlegg også. Når dere ser at en kunde kan motta EHF faktura, kan dere scanne inn og legge ved vedlegg selv.

8 EHF faktura forts.

9 EHF faktura forts. Det som er meget viktig er å sjekke at vedlegget er korrekt. Det vil følge fakturaen ut til kunden, og det vil være synd om feil vedlegg blir sendt ut. Som dere ser av forrige bilde vil det stå at format på fakturaen er EHF, dette distribueres via Visma aksesspunkt til elektronisk adresse. Adressen vil være kundens organisasjonsnummer. Møre og Romsdal fylkeskommune er registrert som mottaker av EHF faktura i ELMA registeret kun på vårt hoved organisasjonsnummer

10 EHF faktura forts. Derfor er det viktig at vårt hoved organisasjonsnummer alltid benyttes ved bestilling av varer og tjenester. Vi vet at det finnes mange tidligere avtaler med leverandører på andre organisasjonsnumre, men det er kun vårt hovednummer som skal benyttes. Alle innkjøpsavtaler ligger på hovednummer, og dette sørger for at dere får priser i henhold til de avtaler som er inngått. Vi ser nå at vi har problem med å få inn EHF fakturaer fra flere leverandører fordi kontraktene er inngått på et annet organisasjonsnummer.

11 EHF faktura forts. Har dere hatt mange spørsmål eller henvendelser fra leverandører vedr. elektroniske fakturaer? Vi har sendt ut et informasjonsbrev om at vi ønsker EHF til de største leverandørene våre. Vi vil etter hvert ta kontakt med flere leverandører, også de minste. Målet er at alle våre inngående fakturaer skal være EHF faktura. Spørsmål/synspunkt?

12 Fakturabehandling Vi ser ofte at inngående fakturaer blir liggende lenger før de blir behandlet. En av grunnene kan være at de har forfall langt frem i tid. En faktura som er utstedt i februar og som har forfall langt ut i mars, bør bokføres på februar. Vi ønsker at regnskapet hele tiden skal være så ajour som mulig. Så forfallsdato er ingen indikator på når fakturaen skal bokføres.

13 Fakturabehandling forts.
Vi ser at vi ofte betaler ut feil beløp på innskannede fakturaer. Grunnen er at beløpet blir tolket feil ved skanning. Vi må alle ta ansvar for at innholdet i fakturaen blir korrekt. Dette gjelder både beløp, forfallsdato o.l. Vi som skanner og sender ut fakturaen kontrollerer så godt vi kan, men vi har mange fakturaer, så feil skjer. Derfor er det fint om dere fortsetter kontrollen når dere behandler fakturaen hos dere.

14 Fakturabehandling forts.
Alle fakturaer og kreditnotaer skal bokføres i regnskapet. Det er viktig å kontrollere at dere har behandlet fakturaen som kreditnotaen tilhører, hvis ikke får vi purring fra leverandøren. Det er noen leverandører som ikke leverer kreditnota, slik som på abonnement. Da må vi bare slette fakturaen som ikke skal betales. Men ellers har vi krav på å få kreditnota på alle fakturaer som ikke skal betales. Synspunkt/spørsmål?

15 Fakturabehandling forts.
Kontaktpersoner på fakturabehandling: Venke Solem: Romsdal vgs, Molde vgs, Fagerlia vgs, Sunndal vgs og Surnadal vgs. Kinga Bugaj: Ålesund vgs, Fagskolen i Ålesund, Spjelkavik vgs, Ulstein vgs, Tingvoll vgs, Atlanten vgs, Fannefjord vgs, Volda vgs, Ørsta vgs, Herøy vgs, Stranda vgs. Mary Vatneødegård: Haram vgs og Sykkylven vgs. Åse Brandshaug: Borgund vgs og Kristiansund vgs. Siv Hansen: Fræna vgs, Gjermundnes vgs og Rauma vgs

16 Fakturabehandling forts.
Nå skanner vi også fakturaer som skal betales til utlandet. Vi registrerer beløpet i den valutaen den skal betales. De går ut til behandling på skolene på vanlig måte. Fakturaer fra enkeltpersonforetak skal ikke lenger gå via lønn, men skannes inn i fakturabehandling på vanlig måte. Derfor slipper dere nå å kontere og anvise bilagene før de går til skanning.

17 Bokføring Vi har fjernet avdelingenes/skolenes mulighet for egen bokføring av bilag. Dette begrunner vi med at vi ønsker å ha alle bilag samlet på økonomiseksjonen. Vi må kunne se bilagene i forbindelse med kontroll av mva føringer. Revisjonen ønsker også tilgang til bilagene. Derfor må dere heretter sende alle bilag til økonomiseksjonen for registrering. For mange skoler innebærer ikke dette noen endring fordi de ikke har hatt noen egen registrering av bilag.

18 Bokføring forts. Vi prøver så langt som mulig å bokføre med e-bilag, slik at vedlegg vises på skjermen. På den måten vil alle kunne se bilaget uten å lete i skuffer på økonomiseksjonen. Spørsmål/synspunkt?

19 MVA/momskompensasjon
Arbeidet med å sette riktig MVA kode kan fortsatt bli bedre, og det gjelder oss alle. Vær obs på at hver art har en standard MVA kode som automatisk kommer opp ved kontering. Det er ikke sikkert den er riktig for din faktura. Se alltid på fakturaen om det er MVA spesifisert. Hvis ikke skal det alltid være 110. Se også på fakturadato. Hvis fakturaen har fakturadato som er 3-4 måneder gammel, kan kravet om momskomp. være foreldet og vi må bokføre med 110. Se frister på neste side.

20 MVA/momskomp forts. 1. termin, frist Januar/februar, kan også sende inn krav for november/desember året før. 2. termin, frist Mars/april kan også sende inn krav for januar/februar. 3. termin, frist Mai/juni, kan også sende inn krav for mars/april. 4. termin, frist Juli/august, kan også sende inn krav for mai/juni. 5. termin, frist September/oktober, kan også sende inn krav for juli/august.

21 MVA/momskomp forts. 6. termin, frist November/desember, kan også sende inn krav for september/oktober. Dette går kun på fakturadato. En dato for gammel og kravet er foreldet. Myndighetene er meget strenge ved kontroll. Vær derfor obs på at dere ikke mottar fakturaer med «gamle» datoer fra leverandører. Det kan være at de har gjort en feil når de har fakturert, eller at fakturaen ikke har blitt sendt ut før nå. Da kan dere ta kontakt med leverandøren å forlange en ny faktura.

22 MVA/momskomp forts. Hvis det er uenighet med leverandøren vedr. en faktura og dere ikke vil betale før dette er avgjort, kan dette løses slik: Fakturaen bokføres på vanlig måte slik at vi kan få sendt inn krav om momskompensasjon innen fristen. Dere tar kontakt med oss på økonomiseksjonen slik at fakturaen deretter blir sperret for utbetaling inntil videre. Når saken er avklart tar dere kontakt med oss for å få åpnet fakturaen for utbetaling. Eventuell kreditnota skannes på vanlig måte.

23 Bankkonti Det har vært mye fokus på bankkonti den siste tiden.
Revisjonen har vært meget opptatt av at vi ikke skal ha bankkonti som vi ikke bokfører i regnskapet vårt. De har blant annet sagt at elevråd ikke trenger egne bankkonti, da dette er en pålagt del av skolens virksomhet og derfor skal bokføres som en del av skolens regnskap. Det kan benyttes et prosjektnummer for å kunne følge tallene. Skolene bør derfor begrense antall bankkonti aller helst til kun 1, da det meste kan bokføres på en slik måte at vi har kontroll. F.eks. ved avsetning til bundet fond.

24 Bankkonti forts. Vi har vært i kontakt med mange av dere for å få avsluttet en eller flere konti. Mange er avsluttet og flere blir avsluttet etter endt skoleår. Hvis dere støter på problem med bankene i forbindelse med avslutning av konto er det fint om dere tar kontakt med oss. Synspunkter/spørsmål vedr. bankkonti?

25 Felles retningslinjer for skolene
Vi på økonomi mener det bør være felles retningslinjer for skolene når det gjelder innlevering/fakturering av skolebøker. Vi ser at dette gjøres på ulike måter fra skole til skole. Noen har praktisert å ha gebyr på fakturaen. Noen mener at når faktura er sendt, skal den betales og at tilbakelevering av bøker er for seint. Andre mener at vi skal tilbakebetale beløp og kreditere faktura uansett når bøkene blir levert inn.

26 Retningslinjer forts. Vi sender fakturaene til inkasso, og har kontakt med elever/foresatte ved innfordring. Det kan av og til være vanskelig når vi ikke har noen fastsatte retningslinjer å forholde oss til. Vi er en organisasjon, så vi mener at det bør være likt for alle skolene. Hva mener dere? Fint om dere kan ta dette videre med Utdanning, og kanskje bli enig om noen felles retningslinjer.

27 Egenandel på klasseturer
Her har vi også mange ulike måter å gjøre ting på. Revisjonen er klar på at så lenge det følger med en eller flere lærere på turen, skal den bokføres som en del av skolens regnskap. Utdanningsavdelinga sier at faktura på egenandel ikke skal forekomme. Med det mener de at all egenbetaling på skoletur strider med opplæringsloven, da det skal være gratis å gå på vgs. Synspunkter fra dere?

28 Egenandel forts. Vi foreslår at dere tar dette videre med utdanningsavdelinga.