ØKONOMIFORUM 12. DESEMBER 2017

Presentasjon om: "ØKONOMIFORUM 12. DESEMBER 2017"— Utskrift av presentasjonen:

1 ØKONOMIFORUM 12. DESEMBER 2017
Mamdouh Al-farra

2 Inngående fakturer Inngående fakturaer Leverandørfaktura
Innkjøpsfaktura

3 Innkjøpsfaktura Når vi bestiller gjennom Basware PM, mottar vi en faktura med kategori innkjøpsfaktura. Referanse på innkjøpsfaktura er bestillingsnummer ( UH-nummer). Så får vi match mellom fakturaen i Basware Invoice og ordren i Basware PM. - Som hovedregel skal alt bestilles gjennom Basware PM.

4 Innkjøpsfaktura Fordeler med innkjøpsfaktura: Vi sparer masse tid og ressurser, får bedre oversikt, automatisk kontroll mot varemottak, og bedre avvikshåndtering. Seksjon for Økonomi slipper å dele ut fakturaene til attestering og anvisning og deretter purre på. Innkjøpere og godkjennere slipper attestering og anvisning i Basware Invoice. Vi har mer kontroll når det gjelde prisavvik og feil fakturering. Ved prisavvik må innkjøpsfaktura attesteres og anvises, men vi sparer masse tid likevel ( fakturen er ferdig kontert)

5 Innkjøpsfaktura Eks. mange leverandører fakturerte oss for ordren to ganger. Systemet oppdager dette. (Ordrestatus: Ordre fullt fakturert)

6 Krever det mye tid å legge inn bestilling i PM?
Tips: Skal du bestille noe som du vet at den ligger i dine gamle anmodninger (er bestilt fra før)? Du kan kopiere en gammel anmodning og korrigere litt på den. Så sparer du masse tid. (Dette gjelder ikke eksternkatalog)

7 Leverandørfaktura Når vi bestiller direkte på mail eller telefon, mottar vi en faktura med kategori leverandørfaktura. Vi opplever i dag utfordringer i forhold til dårlig merkede leverandørfakturer samt at fakturene blir liggende ubehandlet hos brukere. Vi bruker masse tid og ressurser for å finne ut hvem skal betale de leverandørfakturene. ( Dette er bortkastet tid) Krav til gyldig referanse på leverandørfaktura. Etternavnet til den som attesterer fakturaene ( bestilleren) + avdeling eller institutt som hører til. Fakturer som mangler gyldig referanse vil bli sendt i retur til leverandøren.

8 Leverandørfaktura Vi ønsker ikke å motta fakturer på mail eller i internt post som skal skannes og legges i Basware Invoice. Basware gjør denne jobben for oss. Ved bestilling direkte ( på mail eller telefon), må alle oppgi riktig fakturaadresse.

9 Faktura-adresse nhh/kontakt/

10 Elektronisk Handel Format ( EHF)
Ved å sende og motta faktura i EHF-format spares masse tid. I tillegg slipper vi purringer og inkassovarsler. En annen stor fordel er at du er helt sikker på at alle fakturaer kommer frem. Alle statlige organisasjoner krever faktura i EHF format. Vi ønsker ikke å motta PDF-fakturaer fra norske leverandører.

11 Ny leverandører!! Hvorfor opprettes det så mange nye leverandører?
Skal du bestille møbler, kontorrekvisita, oversettelse, mat, Hotel konferanse, blomster, … etc. må du kontakte innkjøperen på din avdeling eller institutt. Oversikt over leverandører og veiledning finner du i paraplyen

12 Generelle regler NHH betaler ikke fakturaer adressert til privatpersoner. Vi må skille mellom kvittering, utleggsrefusjon og faktura Vi har fått mange Kvitteringer i Basware Invoice. Eksempel: Når en har betalt reise med kredittkort, så får han/hun tilsendt kvittering. Kvitteringen skal ikke legges inn i Basware Invoice for behandling.