Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB

Presentasjon om: "Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB"— Utskrift av presentasjonen:

1 Endringer av rutiner knyttet til bilagsbehandling for UiB
Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA) Vår 2009

2 BAKGRUNN FOR ENDRINGENE
Vi ønsker å: Forbedre kvaliteten på regnskapsbilag Oppfylle krav fra myndighetene på bilagskvalitet Smidigere og raskere bilagsbehandling Redusere antall purringer

3 IVERKSATTE ENDRINGER Ny fakturaadresse for UiB Nye Skjema
Oppdatering av Økonomiavdelingens nettsider Regnskapskontoret returnerer bilag som ikke oppfyller krav til bilag Eksternt - til leverandør/utsteder av salgsdokument Internt - til enhetene ved UiB

4 NY FAKTURAADRESSE for UIB
Norsk adresse: Universitetet i Bergen Felles fakturamottak Postboks 7800 5020 BERGEN Engelsk adresse: The University of Bergen Central Accounts Payable P.O. Box 7800 N-5020 BERGEN NORWAY

5 NY FAKTURAADRESSE for UIB
UNNTAK: For selvstendig næringsdrivende Arbeidsoppdrag (tjeneste) Faktura skal sendes til inst./avd./fak./enhet: Universitetet i Bergen Institutt NN Adresse inst./avd/enhet 5XXX BERGEN Slik at: ”næring - lønn?” – skjema skal legges ved dokumentasjon fra enhetsregister skal legges ved

6 NY FAKTURAADRESSE for UIB
Varsel/brev sendt til leverandører: 15. april 2009 Ny fakturaadresse Merking av faktura Bestillingsnummer fra PM bestillingssystem Bestillerkode ved bestilling gjort utenom PM Bestillingsnummer: PMxxxxxx Bestillerkode: xxxxxx (6-siffer) Retur av ukorrekte fakturaer f.o.m 1. mai 2009

7 NY FAKTURAADRESSE for UIB
NB! Fakturaer og purringer med adresse til inst./fak./avd - dvs. fakturaer med feil fakturaadresse…… ……………….SKAL sendes til Regnskapskontoret Vi sender faktura i retur til leverandør Vi tar kopi av alle bilag som blir returnert Vi tar oss av håndtering av purringer

8 NY FAKTURAADRESSE for UIB
På UiBs intranett finner dere: Liste over alle leverandører som har fått varsel Varselbrev til UiBs leverandører Retur av faktura – brev til leverandør Finnes på følgende sti på intranettet: Administrasjon/økonomi/Arbeidsfelt/Regnskap/Bilagshåndtering/Inngående faktura

9 NYE SKJEMA Tre nye skjema: Refusjon av utlegg
Refusjon av lønnsrelaterte utlegg Tilskudd Gamle skjema utgår: og 3. erstatter Personfaktura erstatter Oppgavepliktige ytelser (SKATTEPLIKTIG) og Refusjon - legitimerte telefonutgifter (SKATTEFRITT) Skjemaene finnes på følgende sti på intranett: Administrasjon/Økonomi/Ressurser/Skjema og maler - skjema 1. og 3. under Regnskap og skjema 3. under Lønn

10 NYE SKJEMA Bruk av skjemaene: Refusjon av utlegg
Refusjon av lønnsrelaterte utlegg Skiller mellom oppgave- og skattepliktige utlegg og ”ikke-pliktige” utlegg Refusjon av lønnsrelaterte utlegg - til Lønnskontoret for behandling (PAGA): EK-tjenester ( fast-, mobiltelefon, bredbånd/hjemmekontor) Avisabonnement Kontingenter Refusjon av utlegg - til Regnskapskontoret for behandling (IP/BasWare): Alle andre utlegg enn nevnt over Korte reiser - ellers må Reiseregning leveres Reiseregning – til Lønnskontoret for behandling (PAGA) Tjenestereiser Oppgavepliktige ytelser: km - og kostgodtgjørelser MÅ på Reiseregning

11 NYE SKJEMA Bruk av skjemaene: Tilskudd
Dokumentasjon på vedtaket om tildeling av tilskudd MÅ legges ved bilaget og evt. kvitteringer dersom vedtaket krever det. Tips: Lag skriftlige vedtak når vedtak fattes om tildelinger Sendes til Regnskapskontoret for behandling (IP/BasWare)

12 KRAV TIL SALGSDOKUMENT (faktura) Bokføringslovens forskrift § stiller en del krav til salgsdokumenter: Riktig fakturaadresse (UiB, felles fakturamottak) Riktig merking (bestillingsnummer/bestillerkode) Fakturadato Fakturanummer Angivelse av hva fakturaen gjelder Spesifikasjon av mva Leverandørens adresse Organisasjonsnummer eller fødselsdato (6-siffer) Bankopplysninger Bankgiro godtas ikke som salgsdokument Håndskrevet utgave godtas – men den må være lesbar

13 OPPDATERING AV NETTSIDENE TIL ØKONOMIAVDELINGEN
Personal- og økonomiavdelingen (PØA) er skilt: Personal- og organisasjonsavdelingen Økonomiavdelingen Ny struktur: Administrasjon Arbeidsfelt Lønn Regnskap Budsjett etc Ressurser Skjema og maler - vi rydder: avdelingsvis og alfabetisk Hvem gjør hva Nyheter? Kurs?

14 RETUR AV FAKTURA TIL LEVERANDØR
Når: UiBs adresse er feil Ufullstendig merking - bestillingsnummer/bestillerkode mangler Formkrav til salgsdokument (faktura) ikke er oppfylt

15 RETUR AV FAKTURA TIL ENHETENE - fra Regnskapskontoret
Når: Feil skjema er brukt Lønnsrelaterte utlegg (skal til Lønn på riktig skjema) Dokumentasjon mangler Originale kvitteringer mangler Faktura utstedt til ansatt/student ikke UIB Ufullstendig merking - bestillerkode mangler Formkrav til salgsdokument ikke innfridd Bankgiro godtas ikke som bilag/faktura Reiseutlegg - hvis forklaring mangler på hvorfor ikke reiseregning leveres Arbeidsoppdrag/honorar fra selvstendig næringsdrivende (skal til Lønn)