Personalportalen og Variabelattestant rollen(VLA)

Presentasjon om: "Personalportalen og Variabelattestant rollen(VLA)"— Utskrift av presentasjonen:

1 Personalportalen og Variabelattestant rollen(VLA)
En VLA har tilgang til å registrere bilag og reiseregning for utbetaling som gjelder andre personer på UiB. Kan registrere skjema for en person Kan også bruke skjema for masseregistrering av personer som skal ha utbetaling Skjema for masseregistrering kan også brukes selv om det kun er utbetaling til en person

2 Personalportalen Søk person
Hvordan søke opp personer og registrere i personalportalen for Variabelattestanter (VLA)

3 Søk Person Forsiden i Pagaweb Klikk på Søk medarbeider
Anbefaler utvidet søk Dato kriterier: Ingen dato Skriv inn i valgt felt for søk Klikk på Søk

4 Person vil komme frem om det er utbetalt noe på personen ved UiB
Klikk på person som du skal registrere på

5 Informasjon på arkfane person
Her ser du adresse og bank konto som er registrert på personen.

6 Om du må rette adresse eller bankkonto
Klikk på oppgaver og velg skjema Person og familieinformasjon

7 Skjema Person og familieinformasjon
I skjemaet Person og familieinformasjon retter du: Adresse Bankkonto Sender dette til overføring og ny informasjon blir da rettet med en gang i personalportalen

8 I arkfanen for lønn Her ser du om det er rett timelønn eller lønnstrinn registrert på personen. Om personen skal ha en annen timelønn enn det som er registrert må det meldes til lønnskontoret med henvisning til arbeidsavtalen og saksnr i ephorte. Noter i merknader på bilaget for variable tillegg

9 Fane for lønnsopplysninger

10 Registrere på en person

11 Masseregistrering Velg skjema

12 Velg organisasjon

13 Hak av personer som det skal registreres på og klikk på neste

14 Klikk på person og registrer bilag Klikk på lagre og klikk på neste person

15 Når person ikke er søkt opp før registrering Klikk på grønt kryss

16 Velg art (kode for tillegget) Om mange med samme kode kan det her hakes av for kopier

17 Plukkliste for type utbetalinger
Kode 1143 Timelønn må utbetales med hovedlønn slik at timer blir meldt Statens Pensjonskasse.

18

19 Husk å rette organisasjon som du attesterer for og lagre skjemaet
Når du er ferdig å registrere personer på organisasjon må du rette organisasjon til den organisasjonen som bilaget skal konteres på (den organisasjonen som VLA attesterer for) Viktig: Om dette ikke blir gjort vil VLA på hele UiB kunne gå inn på bilaget ditt. VLA på UiB har felles innboks på organisasjon Honorarlønnet

20 KONTERING Variablebilag:
Overstyr kontering: Her kan en sette opp kontering som skal gjelde hele bilaget. En trenger ikke registrere kontering på hver rad om dette er den samme som hovedkontering Om en rad har en annen kontering enn den som står på overstyrtkontering trenger du kun registrere det som er endringen. Husk at på kontering skal også art registreres i noen tilfeller. Det er sendt ut eget skriv om når art må settes opp

21 ART på kontering Variable bilag
Hovedregel er at dere ikke skal registrere noe i feltet for art. Bilaget vil bli postert på riktig art i forhold til de valg dere gjør av type utbetaling ved registrering. Art skal kun unntaksvis fylles ut Departementet krever at lønn for timer jobbet utover arbeidsavtalen skal konteres ulikt for fast og midlertidig ansatte, og det er grunnen til at noen ganger art må overstyres.

22 Følgende artskonti benyttes for timer jobbet utover arbeidsavtalen
5050      Ekstra timer fast deltidsansatte 5051      Overtid fast ansatte 5052      Godtgj.tokt/felt fast ansatte 5105      Lønn ekstrahjelp 5151      Overtid midlertidig ansatte 5152      Godtgj.tokt/felt midlertidig ansatte

23 Tabell som viser fast art som benyttes og når dere må overstyre konteringsart
VTT-kode Fast konto Art registreres i skjema 1143 Timelønn (C-tab) 5105 Registrer 5050 for ansatte med fast arbeidsavtale 1021 Nattidskomp.45% 5051 Registrer 5151 for ansatte med tidsbegrenset arbeidsavtale 1024 Delt dagsverk 2021 Beredskapsvakt 1027 Lør-/søndagstill. 1030 Helged.komp.100% 1015 Overtid  50% 1016 Overtid  100% 1017 Overtid avspas. 50% 1018 Overtid avspas. 100% 1020 Morgen-/kveldstill 2026 Arb.godtgj.Tokt/feltreis 5052 Registrer 5152 for ansatte med tidsbegrenset arbeidsavtale

24 Kontering av alle typer utbetalinger

25 Reiseregning og kontering
Det skal ikke fylles ut art på kontering ved skjema for reiseregning. Det er viktig at øvrige konteringsdimensjoner alltid fylles ut i Overstyr kontering på side 1 i reiseregningen. Det er konteringen som er registrert på overstyrt kontering første side som styrer hvor diett, nattillegg, kompensasjonstillegg, og administrasjonsforpleining blir ført.

26 Reiseregning og ulik kontering
Du kan styre fordeling av kostnader på forskjellig kontering ved å registrere endring av kontering direkte på registrerte utlegg. Husk du trenger kun registrere endringen i forhold til hva som står på første side F.eks Kostnadsted er lik overstyrt kontering (side1) og du skal endre prosjektnr, så er det kun prosjektnr du trenger å endre. Det som utlegget i utgangspunktet blir kontert på står med svak skrift på kontering på utlegget. Det du endrer vil da overstyre det som står med svak skrift i feltet

27 Reiseregninger som skal konteres på ulike kostnadsteder
Samme reiseregning kan ikke sendes på tvers av avdelinger. Det kan kun sendes oppover i systemet (dvs fra avdeling til fakultetet, eller fra fakultetet til sentraladm). En person kan endre organiasjonsnr på reiseregningen om denne skal dekkes av en annen avdeling/institutt på UiB