Nettverkssamling merkantil 2019

Presentasjon om: "Nettverkssamling merkantil 2019"— Utskrift av presentasjonen:

1 Nettverkssamling merkantil 2019
Økonomi/regnskap v/Siv Talstad Hansen og Grete Rødal

2 KOSTRA Hva er KOSTRA? KOSTRA står for kommune/stat rapportering. Vi rapporterer til SSB hvert kvartal, og for hele året innen året etter. Link til KOSTRA hovedveileder for 2019:

3 Regnskapsrapporteringen
Hovedveilederen gir informasjon om og retningslinjer for inndelingen i funksjoner og arter (ressursbruken i fylkeskommunene) i regnskapsrapporteringen i KOSTRA. Det betyr at vi ved bruk av statistikkene i SSB kan sammenligne fylkeskommunene og hvor mye penger de bruker på ulike tjenester. Det kan igjen legge føringer for hvor store rammetilskudd fylkeskommunene får fra staten i årene som kommer. Vær obs på at veilederen inneholder en egen funksjonsinndeling for fylkeskommuner.

4 I kontoplanen vår er det 3 kontodimensjoner som er grunnlaget for KOSTRA rapporteringen.
Art, tjeneste (funksjon) og balanse I arten er det de 3 midterste sifrene, f. eks (115 matvarer) I tjenesten er det de 3 første sifrene, f.eks (515 fellesutgifter og støttefunksjoner knyttet til videregående opplæring)

5 Alle som konterer fakturaer må ha et forhold til KOSTRA for å plassere utgiften på korrekt sted i regnskapet vårt. Vi har en kontoplan som er oppbygd etter KOSTRA. Kontoplanen finner dere på Intranett: loenn/Kostra-kontoplan Det er også oppslag på alle kontodimensjonene når dere konterer i Visma.

6 KOSTRA ART Vi kan se på et eksempel på en KOSTRA art tatt ut fra veilederen: KOSTRA art 100 - Kontormateriell - Utgifter til forbruksmateriell - Innkjøp og utgifter til rekvisita, kopieringspapir, tonere til maskiner og skrivere (utenfor serviceavtale) - Driftsutgifter til stiftemaskiner/makuleringsmaskiner utenfor driftsavtale - Annet kontormateriell - Abonnementer på aviser og fagtidsskrift - Faglitteratur (ikke bibliotek) - Kartverk (kjøp)

7 I vår kontoplan består KOSTRA art 100 av følgende arter:
Kontorrekvisita (0 først betyr investering) Abonnement, blad, tidskrift Kontorrekvisita (1 først betyr drift) Trykksaker (skjema, blankettar, plakatar) Abonnement, blad, tidsskrift, fagtidsskrift, bøker Ymse kontorutgifter

8 KOSTRA FUNKSJON (tjeneste)
Et eksempel på en KOSTRA funksjon i veilederen er: 520 Pedagogisk ledelse, pedagogiske fellesutgifter og gjesteelevsoppgjør Administrative fellesutgifter i den pedagogiske virksomheten. - 1. Skoleledelse (rektor, inspektør), avdelingsleder i administrativ del av stillingen. - 2. Lønn til rådgivere og pedagogisk ledelse som ikke lar seg knytte direkte til det enkelte utdanningsprogram. - 3. Reiseregninger for ansatte i skoleledelse og pedagogisk ledelse. - 4. Ordinær sats for gjesteelever (utgifter og inntekter). Ekstra kompensasjon for gjesteelever føres på funksjon 562 - 5. Utgifter til utviklings- og prosjektarbeid, nasjonale og internasjonale prosjekter. - 6. Utgifter ved omstillingstiltak. - 7. Utgifter knyttet til overtallighet. - 8. Etter- og videreutdanning for skolens ledelse.

9 - 10. Kurs osv. som ledelsen initierer.
- 9. Utgifter til redusert undervisning (livsfasetiltak). . - 10. Kurs osv. som ledelsen initierer. - 11. Særskilte tiltak for pedagogisk personale. - 12. Rådgivere, pedagogiske team. - 13. Tidsressurspotten. - 14. Inventar og utstyr til pedagogisk virksomhet som ikke kan føres på de enkelte utdanningsfunksjoner. Avskrivninger på inventar og utstyr. - 15. Kostnader til nasjonal digital læringsarena (NDLA) - 16. Pedagogisk utviklingsarbeid og analyser mot videregående opplæring i sentraladministrasjonen.

10 Vi har tjenester som består av 4 siffer
Vi har tjenester som består av 4 siffer. Der er de 3 første KOSTRA funksjonen. Hos oss vil KOSTRA funksjon 520 være følgende tjenester: Ped.leiing, og ped.fellesutgifter Gjesteelevar Stillingsbanken

11 VISMA Fakturadistribusjon
Fra tar vi i bruk Visma Fakturadistribusjon Da printer vi ikke lenger ut faktura selv, men alt går via Visma Aksesspunkt. Systemet sjekker hvilke opplysninger som ligger registrert på kunden og distribuerer faktura etter fastsatt løype. B2c er privatkunder B2b er kunder med organisasjonsnummer

12 Distribusjon til privatkunder

13 Vipps forutsetter innlagt mobiltelefonnummer.
Distribusjonen til kunde på eFaktura og Digital postkasse, forutsetter personnummer på kunde. Vipps forutsetter innlagt mobiltelefonnummer. Er det registrert epostadresse på kunden, går faktura automatisk til epost dersom det ikke er treff på noen av de ovennevnte. Siste valg i løypa er Print. Fakturaprint blir utført av et firma som Visma har avtale med. Det er derfor ikke lenger mulighet for at vi sender fakturaene til skolene/avdelingene.

14 Distribusjon til firmakunder

15

16 Krav til gode grunndata på kunde
Kravene til korrekte grunndata på kundene øker Alle firma/organisasjoner skal ha organisasjonsnummer Alle adresser skal være korrekt og fullstendig utfylt Legg inn personnummer på privatkunder der det er mulig Legg inn mobilnummer på privatkunder Legg inn epostadresse på kunder der vi har det

17 Dersom dere skal fakturere en privatkunde uten personnummer, be om mobilnummer og legg inn dette her med 8 siffer:

18 Kjøring av fakturarapport for kontroll
Dere skal ikke lenger benytte faktureringsrapporten i Visma Fakturering til kontroll, da det kan skje at det blir distribuert faktura feil. Bruk masseregistreringsbilde og velg Qtrl + R og kjør alle poster over i Excel og summer på den måten. Vi setter stor pris på om dere tar kontakt med oss om dere har spørsmål 

19 Åpning av sperrede kunder
Søk nøye i sperrede kunder før dere opprettet ny:

20 Fjern haken for sperret og oppdater kundeinformasjonen før dere tar den i bruk:

21 Merverdiavgift, utvalgte eksempler
Utleie av lokaler: Ved utleie av lokaler kan leie ikke utgjøre mer enn kostnad til renhold Dette skyldes regler for mva-kompensasjon Fylkeskommunen krever full kompensasjon for oppføring og drift av skolebygg Dersom vi begynner å ta betalt for leie vil kompensasjon bli avkortet og totalt sett vil fylkeskommunen tape penger på dette Det jobbes med retningslinjer

22 Hotell, eksempel:

23 Merverdiavgift Måltider: 1 093,60 112,00 1 205,60 * 1,25 = 1 507,00
Rom: 1 389,25 917,83 2 307,08 * 1,12 = 2 583,93 Måltider: kr 1 507,00 (1 507,00) art Kjøp av kurs og andre kursutgifter mva 110 ingen mva-komp Rom: kr 2 583,93 (2 307,08) art Kjøp av kurs og andre kursutgifter mva 113 lav mva-komp Deltakeravg.: kr 3 312,50 (2 650,00) art Kjøp av kurs og andre kursutgifter mva 111 høy mva-komp Sum: kr 7 403,43

24 Tjenester fra utlandet:
Eksempler Lisens Nedlasting over internett, f.eks digitale bøker Konsulent Annonsering Facebook, Google etc Mva-koder 230 TJENESTER UTLANDET 25 % MVA UTEN FRADRAG 231 TJENESTER FRA UTLANDET 25 % MVA M/FRADRA 235 TJENESTER FRA UTLANDET 25% MVA, MOMKOMP Transaksjons/betalingsmåte Faktura Kredittkort Utlegg Reiseregning

25 Varer fra utlandet: Ved innførsel av varer fra utlandet er fylkeskommunen selv ansvarlig for å beregne og betale mva Ute på enhetene føres faktura med kode 110 Økonomiseksjonen fanger opp innførsel gjennom Deklarasjonsoversikt fra Tolldirektoratet og fører korrekt mva-kode av korrekt grunnlag Vi ber om at Tolldeklarasjon som sendes enhetene oversendes oss Mva-koder 220 INNFØRSEL AV VARER 25 % MVA UTEN FRADRAG 221 INNFØRSEL AV VARER 25 % MVA MED FRADRAG 222 INNFØRSEL AV VARER 15 % MVA UTEN FRADRAG 223 INNFØRSEL AV VARER 15 % MED FRADRAG 224 INNFØRSEL AV VARER UTEN MVA 225 INNFØRSEL AV VARER 25 % MVA M/MOMSKOMP

26 Andre typiske feil som går igjen:
Bøker (kode 110) Aviser (kode 110) Bedriftshelsetjeneste (normalt kode 110) Mat – normalt ikke fradrag. Unntak: Undervisningsmateriell (føres på art med mva-kode 112) Kjøp for videresalg/elevarbeid (føres på art med mva-kode 202)  Sjekk om det er mva på faktura, norsk faktura uten mva = kode 110  Hvis art ligger inne med standard 110 så er det gjerne en grunn for det. Tenk deg om før du legger inn kode med momskompensasjon.

27 Refusjon av utlegg Hovedregel: Unntak: Hvorfor?
Kjøp av varer og tjenester betales via EHF-faktura sendt til org.nr Unntak: Utlegg der det er nødvendig/hensiktsmessig Den enkelte ansatte legger inn krav om utgiftsrefusjon i Expence Utbetaling sammen med månedslønn Hvorfor? Minimere bruken av utlegg Enklere administrasjon for økonomiseksjonen og merkantile(?)

28 Utfordringer: Bruk av feil art Feil mva-behandling
 Små beløp, liten risiko for vesentlige feil

29 Avstemming Bank avstemmes månedlig
Øvrige balansekonti avstemmes minimum i forbindelse med hver rapportering (tertialvis) Dokumentasjon på avstemming sendes til Pr. april: alle bankkonti, øvrige balansekonti over 1 mill Pr. august: alle bankkonti, øvrige balansekonti over 1 mill Pr. desember: alle balansekonti

30 Transaksjoner med nærstående parter
Revisjonen har gjennomført en egen undersøkelse knyttet til transaksjoner med nærstående i skolesektoren Vesentlig omdømmerisiko for fylkeskommunen Revisjonen peker på behov for oppdatering av rutiner for prising og innhold i utgående faktura for elevarbeid  Det vil bli jobbet med instruks og løsninger for bedre intern kontroll