Merkantil samling i Kristiansund

Presentasjon om: "Merkantil samling i Kristiansund"— Utskrift av presentasjonen:

1 Merkantil samling i Kristiansund 21.03.18
Økonomi og regnskap v/Siv Talstad Hansen

2 Faktura vedr. bygg/eiendom
Fra ble mange oppgaver når det gjelder bygg og vedlikehold på skolene overtatt av Bygg og eiendomsavdelinga. Mange var usikker på hvordan dette ville fungere. Hvordan synes dere det fungerer nå etter snart 3 måneder?

3 Kostnader som skal ligge igjen på skolene
Forsikring Energi (strøm og fyringsolje) Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikkerhet Renhold (gjelder ikke Romsdal vgs) Festeavgift

4 Leie av lokaler Noen service avtaler NB! Husk å bruke objektkode når dere konterer faktura. Er det noe som er uklart når det gjelder objektkode? Vi kan ta det videre til Bygg og Eiendomsavdelinga i så fall.

5 Hvis dere får faktura til skolen som skal til vaktmester - send den sidelengs til vaktmester eller tilbake til mottak med beskjed om hvem som skal ha den. Får dere faktura som skal til bygg og eiendomsavdelinga som gjelder byggeprosjekt – send den sidelengs til Mona Greiner Herskedal eller tilbake til mottak.

6 Har alle fått rundskriv fra Bygg og Eiendomsavdelinga?
Har alle fått informasjon om at det er vaktmester som konterer faktura som gjelder bygg og eiendom på skolene? Dere skal ikke kontere på vegne av vaktmester. Pass på at skolene ikke får kostnader som skal på Bygg og Eiendomsavdelinga.

7 Hvilke utfordringer har vi for å få dette til å fungere både når det gjelder å få kostnadene på riktig sted, fakturaflyt osv.?

8 2 typer mva oppgaver Vi har 2 ulike typer mva oppgaver i fylkeskommunen. Mva sett 11 – Momskompensasjonen Mva sett 20 og 40 – Omsetning Momskompensasjonen er kun fradrag for mva på innkjøp av varer og tjenester. Der sender vi en oppgave til staten 6 ganger i året og får refundert det vi har lagt ut.

9 Når det gjelder mva sett 20 og 40 gjelder det omsetning av varer og tjenester.
Det består av både inngående og utgående mva. Vi får fradrag for mva på det vi kjøper inn til den avgiftspliktige virksomheten og vi legger på mva på salg vi har i den samme virksomheten.

10 Vi sender inn mva oppgave 6 ganger i året også her.
Oppgaven består både av inngående og utgående mva. Har vi betalt mer enn vi får inn, får vi tilbake mellomlegget. Har vi tatt inn mer mva enn vi har betalt, må vi betale tilbake det overskytende til staten.

11 Omsetning/salg på skolene
Hvilke typer salg har vi på skolene? Kantinesalg, mat og kioskvarer Arrangement med matservering på bestilling Catering Salg av mat/drikke fra automater Elevarbeid

12 Tjenester som frisør og bilreparasjoner
Kurs/opplæring til eksterne Andre typer arrangement Salg til elever Annet salg?

13 Hva med mva regler for salg/omsetning?
Avgiftsfritt Avgiftspliktig Som hovedregel vil omsetning fra videregående skoler i regi av fylkeskommunen være avgiftspliktig. Derfor må det foreligge et unntak i loven for å frita for mva.

14 Unntakene er regulert i merverdiavgiftslovens §3
Unntakene er regulert i merverdiavgiftslovens §3. Dette er kun noen eksempler: Unntak har vi for undervisningstjenester Servering fra student- og elevkantiner Formidling av kunst/kultur, f.eks. teaterforestillinger, konserter o.l.

15 Det betyr at salg av elevarbeider i det vesentlige vil være avgiftspliktig for fylkeskommunen
Salg av mat/drikke fra kantiner er avgiftsfritt Salg av kurs vil gå under undervisning og kan selges avgiftsfritt

16 Catering/levering av matvarer produsert av elever er avgiftspliktig salg (15 % mva)
Arrangement for eksterne på skolen inkl. mat er avgiftspliktig salg (25 % mva) Salg fra byggfag er avgiftspliktig salg. Elevarbeid fra frisør og bilfag er avgiftspliktig salg. Salg fra automater som ikke står i kantine vil være avgiftspliktig salg.

17 Sammenheng mellom mva koder på innkjøp/omsetning
Når vi har avgiftspliktig salg vil vi også ha fradrag for inngående mva når vi kjøper inn varene. Husk å tenke mva når dere avtaler pris på levering til kunder. Det må fremgå om prisen er med eller uten mva.

18 Oversikt over mva koder på omsetning
Ved innkjøp av varer som benyttes til produksjon/salg til andre: Mva kode % mva på fakturaen Mva kode 201 – 25 % mva på fakturaen Mva kode 202 – 15 % mva på fakturaen Mva kode 203 – 12 % mva på fakturaen

19 Ved salg/utfakturering:
Mva kode 206 – 25 % mva på salg Mva kode 207 – 15 % mva på salg Mva kode 208 – 12 % mva på salg På avgiftspliktig salg benyttes art som begynner på 165 (Kostra art 650)

20 Mva kode 205 – benyttes på alt avgiftsfritt salg vi har i fylkeskommunen. Det gjelder arter som begynner på 160/162. (KOSTRA art 600/620) Den mva koden ligger som standard på alle arter som skal være avgiftsfritt salg. All omsetning internt i fylkeskommunen vil være avgiftsfritt.

21 Vi har mye salg på art 16211, avg.fritt salg av elevarbeid.
Der skal kanskje det meste over på art 16511, avg.pliktig salg av elevarbeid? Som hovedregel er altså alt salg avgiftspliktig. Fint om dere tar kontakt dersom dere har spørsmål.

22 Revisjonen har høyt fokus på salg fra de videregående skolene.
Utdanningsavdelinga skal lage felles rutiner for salg av elevarbeid. Arbeidet med rutinene har akkurat startet og vi er også et par deltakere fra økonomiseksjonen som bidrar. Har dere noen synspunkter/tips å komme med i den forbindelse?

23 Er det noe dere synes er vanskelig i forbindelse med salg/omsetning?
Hva med salg til ansatte på skolen?

24 Oppgjørsformer på salg
Kontant Betalingsterminal Vipps Faktura Izettle (kun få tilfeller)

25 Vi ønsker å redusere bruken av kontanter
Vi ønsker å redusere bruken av kontanter. Det er meget kostbart å bli kvitt kontantene. Betalingsterminal er effektivt og mye brukt. Vipps blir mer og mer utbredt. Vi har pr. i dag 10 skoler som bruker Vipps. Flere av dem har 2 ulike salgssteder. 1 for kantine og 1 for andre salg på skolen.

26 Vær obs på at et salgssted som omsetter for mer enn 50 000 i løpet av et år, skal ha kasseapparat.
Benyttes Vipps i kantina må salget registreres inn på kassa. Benyttes et salgssted på Vipps til annet småsalg på skolen, trengs ikke kasse til dette salget.

27 Det kan være kopieringstjenester, porto etc.
Vipps har gode salgs- og oppgjørsrapporter som viser omsetning, gebyr osv. Vipps koster ca. 1,75 % av omsetningen. Ta kontakt med oss dersom noen ønsker å ta i bruk Vipps.

28 Nye krav til kassesystem
Nye krav til kassesystem ble innført Frist for å få oppgradert eksisterende kasser er Har dere kasser som ikke lar seg oppgradere til nye krav, må dere ha ny kasse før

29 Lurer dere på om deres kasse er i henhold til de nye reglene?
Ta kontakt med kasseleverandøren deres. Ønsker dere mer informasjon gå inn på:

30 Må dere ha ny kasse, ta kontakt med Innkjøp.
De har en avtale nå som er benyttet av 3 skoler. Det er mulig den avtalen kan benyttes på i alle fall en skole til. Ikke kjøp kasse uten å ta kontakt med Innkjøp, da det kan føre til brudd på avtale.

31 Innkjøp av materiell som elevene skal betale
Vi skal benytte en balansekonto til dette heretter. Vi kaller den «Utlegg for andre». Den skal benyttes i alle sammenhenger hvor vi har utlegg på vegne av andre. Gi beskjed så oppretter vi balansekonto knyttet til din skole. Både kjøp og salg skal konteres på denne. Går den ikke i null når kjøp og salg er ferdig bokført, utgiftsføres/inntektsføres beløpet.

32 Vi kan ikke trekke fra momskompensasjon på varer som vi kjøper inn for andre. Altså mva kode 110 på slik kjøp. Ved utfakturering legger vi inn bruttobeløp i fakturaen.

33 Inngående faktura Møre og Romsdal fylkeskommune Postboks 2501
Vi vil ha EHF faktura stilet til: Møre og Romsdal fylkeskommune Postboks 2501 6404 Molde EHF til: Merkes f.eks.: i «deres ref» feltet på fakturaen Kun ansvarsnummer, ikke navn etc. i tillegg.

34 Vi ber dere ta forløpende kontakt med leverandører som sender faktura direkte til skolene.
Informer de som bestiller varer/tjenester på skolen deres slik at bestilling gjøres korrekt. Alle innkjøp/bestillinger skal skje på vårt hoved organisasjonsnummer

35 Refusjoner til ansatte/elever
Vi får veldig mange refusjoner til ansatte. Dette skal kun brukes der det ikke finnes mulighet for å handle på faktura. Det er derfor fint om dere informerer videre at det alltid skal bes om faktura på det som handles. Regner med at det lar seg gjøre i de aller fleste tilfeller.

36 Da vil vi kunne motta en EHF faktura fra leverandør.
En refusjon vil alltid bli en skannet faktura og krever mye mer arbeid både for dere og oss.

37 Utgående faktura Faktura til firma/kommuner etc. skal ha organisasjonsnummer som kundenummer. Slå opp i Brønnøysundregistrene dersom du ikke har organisasjonsnummer. Link til Brønnøysundregistrene er:

38 Husk at alle vedlegg som skal følge en utgående EHF faktura skal være i PDF format.
Når vi skal fakturere til en mottaker av EHF faktura må inntekten alltid konteres på en inntektsart. Er dere i tvil eller har spørsmål, ta kontakt med økonomiseksjonen.

39 Ny kunde i Visma

40 Når dere skal opprette ny kunde, klikk på knappen «Ny»
Når dere skal opprette ny kunde, klikk på knappen «Ny». Da vil et nytt reskontronummer automatisk bli laget. Et firma skal som sagt ha organisasjonsnummer som kundenummer. Har vi personnummer skal det alltid benyttes som kundenummer på privatpersoner.

41 Husk at reskontronummer og kundenummer ikke er det samme.
Reskontronummer genereres fra Visma når vi trykker NY. Da kommer automatisk neste ledige reskontronummer opp. Kundenummer er det vi legger inn selv.

42 Når dette gjøres feil vil det fremkomme slik i søkefeltet i Visma
Når dette gjøres feil vil det fremkomme slik i søkefeltet i Visma. Se neste side. Alle våre kunder skal ha reskontronummer som har 6 siffer og starter på 6. Privatpersoner som ikke har organisasjonsnummer skal registreres med etternavn først.

43

44 Reiser og bestilling Alle ansatte i Møre og Romsdal fylkeskommune skal bestille og betale sine reiser/hotellopphold selv. Det skal ikke sendes faktura til skoler/avdelinger. Unntak er gruppereiser. Utleggene skal refunderes på reiseregning. Dette gjelder alle inkl. rektor og andre ledere.

45 Har vi kredittkort som vi bruker til å betale utleggene med, rekker vi stort sett å få tilbake på lønn før vi må betale kredittkortfakturaen vår. Enkelte rektorer/ledere har kredittkort gjennom fylkeskommunen. Disse skal ikke benyttes til å betale slike reiseutlegg.

46 Disse skal stort sett benyttes til handel på internett hvor det ikke er mulig å få faktura.
Dette kredittkortet skal ikke benyttes der vi kan motta faktura. Enkelte lærere følger med elever på utenlandsturer. Rektor kan ikke sende med sitt kredittkort på en tur hvor han/hun ikke er med. Kortet er utstedt til rektor og han/hun er ansvarlig for kortet.

47 Lærere som følger med på turer med elever bør derfor benytte eget kredittkort og be om refusjon på reiseregning i ettertid. Forskudd bør unngås så langt det er mulig. Ingen skal anvise refusjoner til seg selv. Gjelder det refusjon til rektor skal den anvises av Utdanningsavdelinga.

48 Ønsker om tema?? Vi pleier å be om å få inn ønsker om tema til samlinger som dette og til fagdagen til høsten. Det er kjempefint å få inn ønsker om tema. Da kan dere få høre om noe dere har interesse av. Får vi ingen ønsker, må vi komme på noe selv