KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Bokføringsloven §11, forskriftens kapitel 6 Ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon.

Presentasjon om: "KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Bokføringsloven §11, forskriftens kapitel 6 Ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon."— Utskrift av presentasjonen:

1 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Bokføringsloven §11, forskriftens kapitel 6 Ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. mars 151

2 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen NBS – Norsk Bokføringsstandard 5 NBS 5 pkt 3: Formålet: Dokumentasjon av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet. - Herunder er det viktig å se balansepostenes sammenheng og konsekvens for driftsregnskapet. mars 152

3 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Bokføringsforskriften § 6-4 - vurdering Bokføringsforskriften§ 6-4. Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Dokumentasjon av poster som er verdsatt etter vurdering skal minst omfatte opplysninger om beregningsmetode og de forutsetninger som beregningen bygger på. mars 153

4 KomRev Trøndelag IKS mars 154 Bokføringsloven § 13: Dokumentasjon av balansen skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjon av balansen Bokføringsloven§ 13 oppbevaring

5 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Perm med papir eller elektronisk Kan velge mellom å: samle avstemmingene/dokumentasjonen i en egen perm – og ha inndelinger med skilleark, eller Elektronisk oppbevaring Endelig saldobalanse bør være utgangspunktet, i denne kan det settes på henvisninger til dokumentasjonen. (Sikre at alle poster er dokumentert) mars 155

6 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Kontrollspor NBS 5 pkt 10 Det må eksistere et identifiserbart kontrollspor mellom balansen og dokumentasjonen. Det skal for en ekstern kontrollør være lett å finne frem i dokumentasjonen. (Bruk kontonummer/balansepost) Underliggende avstemminger vil også kunne ha behov for kontrollspor hvis det ikke er tatt kopi av bilag som dokumenterer for eksempel åpne poster i en bankavstemming. mars 156

7 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Eks. på mappeinndeling mars 157

8 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Tilfredsstillende dokumentasjon Hva anses som tilfredsstillende dokumentasjon? 1 - Eksterne bekreftelser 2 - Opptelling av fysisk beholdning 3 - Dokumentasjon av bokførte opplysninger, dvs. bilaget 4 - Annen dokumentasjon, utskrifter eller oppgaver fra andre systemer mars 158

9 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner: Fordring på tilskudd – dokumenteres med tilsagnet. Søknad på tilskudd er ikke godt nok, for det er ikke sikkert man får tilskuddet det søkes om. Påløpte kostnader – dokumenteres med kopi av faktura/avtale eller på annen måte. Balansepost ad medfinansiering – Skrivet fra helsedirektoratet er dokumentasjon + avstemming av utgiftsført beløp. mars 159

10 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner forts.: Fordring på skatteinntekter, inntektsutjevning og lignende – dokumenteres med avstemming og kontoutdrag fra skatteoppkrever evt innbetalingsbilag fra nyttår. Moms, skatt og aga – Totalavstemming av terminoppgaver – mot konti i regnskapet. Utgående mva skal avstemmes mot konto/art avgiftspliktig salg. Kunder – dokumenteres med saldobalanse som stemmer med saldo i hovedbok pr 31.12. Det må også framgå en vurdering av risiko for tap og tapsavsetning. mars 1510

11 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner forts.: Leverandører – dokumenteres med saldobalanse som stemmer med saldo i hovedbok pr 31.12. Dersom det foretas avstemminger og saldoforespørsler til leverandører bør også dette legges ved som dokumentasjon. Bankinnskudd og lån og renter – dokumenteres med årsoppgaver fra bank og avstemming. (inkl interimskonti) Anleggsmidler – Det er i hovedsak årets bevegelser som skal dokumenteres – anskaffelser – salg – avskrivning og nedskrivning. mars 1511

12 KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner forts.: Utskrift av anleggsregister som viser saldoer i regnskapet og avskrivningsperiode kan være en del av dokumentasjonen. Store anskaffelser av for eksempel bygg i året bør vedlegge kjøpekontrakt. Salg – salgskontrakt. Verdivurdering ved opp- eller nedskrivning skal dokumenteres. Osv Mellomregningskontoer/interimskontoer/differansekontoer: Avstemming skal vise konkret hva saldo består av. Dette skal ikke være gamle uavklarte differanser. Mellomregningskontoer må derfor følges opp gjennom året også, ikke kun pr 31.12. mars 1512