Utdanningsforbundet Telemark, revidert 20. juli 2016

Presentasjon om: "Utdanningsforbundet Telemark, revidert 20. juli 2016"— Utskrift av presentasjonen:

1 Utdanningsforbundet Telemark, revidert 20. juli 2016
HUSKELISTE ÅRSSKIFTE LOKALLAGSREGNSKAP - Bilag for november og desember - Bilag som blir betalt i feil år, gjeld - Oversikt over gjeldsbilag - Faktura-regninger-utlegg-reise – betal før Reiseregninger - Utbetaling av kontingentmidler og Oversikt over sittende styre Årsoppgjørsrutiner med frister! - 45% regelen - Budsjett, forklaringer og mal Utdanningsforbundet Telemark, revidert 20. juli 2016

2 BILAG FOR NOVEMBER OG DESEMBER
Bilag for november og desember sendes oss så fort alle bilag (med underskrifter) og kontoutskrift er på plass, helst i god tid før fristene 15. desember og 15. januar. Det vil gjøre at vi får bedre tid på oss til å føre regnskapene før revisjon. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

3 BILAG SOM BLIR BETALT FEIL ÅR, GJELD
BILAG SOM BLIR BETALT FEIL ÅR, SOM TILHØRER ÅRET FØR, BLIR FØRT SOM GJELDSBILAG I REGNSKAPET! Ta kopi av alle regninger (faktura, utlegg mm) som ikke blir betalt før 31.12, men som tilhører inneværende regnskapsår. Kopien sendes fylkeslaget så fort dere har mottatt regningen, slik at vi kan føre bilaget som gjeld i riktig regnskapsår. Vi kan ikke avslutte regnskapet før alle gjeldsbilag er ført. Frist = 15. JANUAR, sammen med bilag for desember! Originalen sender dere sammen med øvrige bilag og kontoutskrift den mnd. den blir betalt (altså året etter). Denne blir ført mot gjeldsbilaget. Påfør både på original og kopi at dette er gjeld for året før. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

4 OVERSIKT OVER GJELDSBILAG
Lag dere oversikt over hvilke regninger som dere vet vil bli betalt etter , men som tilhører regnskapet året før. Etter hvert som dere mottar bilagene så hak av på oversikten. Dere vil da holde oversikt over hvilke bilag som dere har mottatt/ikke mottatt. Da vet dere også når regnskapet kan avsluttes, og at dere holder fristen 15. januar. NB! Kopi av oversikten sendes oss sammen med bilag for desember – snarest mulig etter nyttår (innen 15. januar)! Dette er for at vi skal vite hvilke bilag som mangler før vi kan avslutte regnskapene. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

5 FAKTURA – REGNINGER – UTLEGG – REISE, BETAL FØR 31.12.
Før årsskifte er det viktig at dere får betalt flest mulig av utestående faktura, regninger og utlegg som tilhører regnskapsåret. I slutten av november bør dere ta kontakt med arbeidsgivere for å motta faktura vedr. frikjøp. Be arb.giver bruke våre maler vedr. utregning av frikjøp. Disse er sendt dere tidligere i år. Ikke betal kravene uten at dere er sikre på at kravet stemmer, at alle satser er riktige og alle felt fylt ut. Er dere usikre så ta kontakt med Line. Fylkeslaget kan se over kravet før dere betaler. Ta kontakt med andre leverandører. Be de sende faktura så fort som mulig, slik at disse kan betales før nyttår. Hvis privatpersoner har utlegg for lokallaget så må de fylle ut skjema for kontantutlegg og sende skjemaet med kvittering til lokallaget, så fort som mulig etter utlegget. Skjema for kontantutlegg skal alltid brukes når utlegg skal refunderes! LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK Lokallagsregnskap – regnskapsføring - rutiner Fra og med fører fylkeskontoret regnskap for alle lokallag. I praksis skal dette innebære følgende arbeidsfordeling mellom lokallaget og fylkeskontoret: Lokallaget: betaler alle regninger som ikke innebærer oppgaveplikt. Oppgavepliktige utbetalinger er lønn, godtgjøringer, dekning av mobil, fasttelefon, bredbånd, avis m.m. sender bilag som er lønnsrelatert til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnsystemet. ( originalt bilag) attesterer alle bilag, 2 personer i styret. angir på bilag vedr. gaver (mottakers navn), bevertning og andre møtekostnader (hvilket møte) og møtedato. sender alle bilag til fylkeskontoret i tråd med datoer i årshjulet. ved styret sender en underskrevet beretning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagsstyret snarest etter at lokallaget har mottatt foreløpig regnskap. Årsresultatet skal bekreftes med kronebeløp i beretningen. Revisor kan ikke skrive sin revisjonsberetning før styreberetning foreligger.

6 REISEREGNINGER Reiseregninger MÅ sendes oss så fort som mulig etter avholdt kurs/møte/reise slik at vi får registrert de i Agresso. Frist er 14. dager etter møte-/kursdato. Viktig at fristen holdes gjennom hele året. Vi ønsker å få bokført flest mulig av reiseregningene i riktig regnskapsår. Derfor er det spesielt viktig at reiser i november og desember blir levert fylkeskontoret så fort som mulig etter endt reise. Det tar noe tid fra registrering til utbetaling og bokføring skjer, da utbetaling og bokføring skjer fra sentralleddet. NB! Reiseregningene må fylles ut fullstendig, inkl. beløp og totalsum! LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

7 UTBETALING AV KONTINGENTMIDLER OVERSIKT OVER SITTENDE STYRE 31.12
UTBETALING AV KONTINGENTMIDLER! Utbetaling skjer som oftest midt i mnd. og blir utbetalt slik: 1/3 del i februar, 1/3 i april, 1/6 del i september og 1/6 del i desember. OVERSIKT OVER SITTENDE STYRE PR Brønnøysundregisteret og Min Side i Utdanningsforbundet må ajourholdes gjennom hele året. Spesielt viktig er det å registrere endringer før dere tar sommerferie og før nyttår! Vi ber dere som ikke har dette oppdatert om å gjøre dette snarest! Alle lokallag må påse at det som er registrert her stemmer før sommerferien og før 31.12! Revisor må ha oppdatert oversikt over sittende styre pr Dette henter han ut fra Brønnøysundregisteret. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

8 ÅRSOPPGJØRSRUTINER MED FRISTER
Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret Innen 15. januar Sender bilagene og bankutskrift for desember, samt kopi av gjeldsbilag til fylkeskontoret Innen 31. januar Sende inn budsjettforslag for kommende år Fører de siste bilagene og sender foreløpig regnskap til lokallaget. Legger inn foreløpig budsjett i regnskapet - Sette opp et foreløpig budsjett i forhold til kontoplan og erfaringstall. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

9 ÅRSOPPGJØRSRUTINER MED FRISTER
Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret Innen 15. februar Sender underskrevet årsberetning og balanse som bekrefter regnskaps- tallene – overskudd/ underskudd Innen 28. februar Sørger for revisjon og sender ferdig revidert regnskap og dokumenter til lokallaget. Innen 15. mai Lokallagene sender inn endelig budsjett vedtatt på årsmøtet Legger inn tilsendt vedtatt budsjett for lokallagene LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

10 35% REGELEN * Lokallagene kan ha fri egenkapital på inntil 35 % av regnskapsårets kontingentinntekt. * Egenkapital under kr ,- berøres ikke av noen avkortnings ordning. * Tidligere adgang til å skjerme (avsette) midler til framtidig utstyrskjøp, frikjøp og medlemsaktiviteter er ikke lenger mulig. * Kostnader som blir betalt i regnskapsåret og som tilhører kurs, møter mm året etter blir ført i balansen som forskuddsbetalte kostnader (konto ). Denne kontoen får ingen innvirkning på utregningen i forhold til % regelen for regnskapsåret. Konto 1700 tømmes og overføres kostnadskonto i riktig regnskapsår. Kostnaden må derfor budsjetteres med i det året det er kjøpt inn til/ gjelder. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

11 BUDSJETT KONTOPLAN OG BUDSJETTMAL!
Utdanningsforbundet har laget en mal for innlegging av budsjett. Denne blir revidert når det skjer endringer så det er viktig at dere ALLTID bruker siste versjon. Det ligger ny mal vedlagt sammen med denne huskelisten. Ta kontakt med Line om den mangler eller du trenger en ny. Frist for å sende inn forslag til budsjett er 31. januar. Les nøye vedlegget som følger med malen før dere tar den i bruk. Ta kopi av malen slik at dere har malen liggende i tilfelle dere trenger den igjen. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

12 BUDSJETT – ARKFANER I MALEN
* Ark «Forklaring» Les det som står her før dere tar malen i bruk. * Ark «Budsjettmal» - Det er blir sendt ut nye budsjettmaler når det er endringer. Bruk alltid siste versjon som dere har mottatt fra Line Les teksten før dere starter med å føre inn tallene Prosjekt, 115 «Ikke fastlønn tillitsvalgte». Gjelder lønnskonti Kontingentmidler. Vi anbefaler dere å budsjettere med samme sum som fjoråret da vi ikke mottar oversikt over kontingenttildeling før ca. mars mnd Dere kan revidere budsjettet når oversikten kommer, om ønskelig. * Arkene «Kontoplan – alle resultatkonti», «kontoplan komplett», «prosjekt lokallag» og «prosjekt komplett» Her er oversikt over alle konti og prosjekt som brukes i Utdanningsforbundet. De som er aktuelle for dere i budsjettarbeidet er «kontoplan alle resultatkonti» og «prosjekt lokallag». Se ellers forklaring under regnearket «forklaring». LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

13 KONTOFORKLARING - TIL HJELP VED BUDSJETTERING
* Konto 7144 Hotell Denne kontoen brukes ved alle type kurs/møter hvor det er overnatting, uavhengig om det er hotell eller ikke. Hele fakturabeløpet blir ført her. * Dagskurs/-møter uten overnatting Kostnadene på fakturaen vil bli splittet opp på de kontiene kostnadene hører til, f.eks: - konto 7170 Leie kurslokale/møterom konto 7171 Bevertning ved møter konto 7190 Andre kurs/møtekostnader, osv. * Gaver – gjeldende fra 2015 (gjelder også gaver gitt på kurs/møter): Se PowerPoint heftet «Viktig informasjon til lokallaga, revidert ». Gaver blir ført på disse kontoene: «Representasjon, gaver» «profileringsmateriell». - Nytt fra : Konto 5992 «Gaver i arbeidsforhold – fritt» blir brukt når det er gaver til styremedlemmer og fylkeslagets styremedlemmer! LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK

14 AVSLUTNING Vi håper at både lokallagsledere og kasserere kan være nøye med å følge huskelisten, slik at vi sammen får til en effektiv årsavslutning! Det er viktig å få regnskapene ferdig til fristen for revisjon! Alle lokallag blir revidert samtidig, noe som betyr at alle lokallag må holde fristene for at andre lokallag og revisor ikke må vente! Dette er viktig for at vi skal rekke å bli ferdig til årsmøtene i lokallaga og til fylkesårsmøte. LOKALLAGSREGNSKAP I UTDANNINGSFORBUNDET TELEMARK