Leikny Haga Indergaard Oslo 4 november 2004 Motivasjon og ledelse Leikny Haga Indergaard Oslo 4 november 2004

Ledelse Bibliotekene i endring Moderniseringen av offentlig sektor Omstillingsprosesser

Tegninga ? ”– Jeg ser tegninga, Morten setter pekefingeren i bordplata. - Sakte men sikkert blir ting tatt vekk. Det går så langsomt at ingen sier noe, og plutselig en dag er biblioteket borte. Man kan jo spørre seg hva som egentlig er meningen med å ha bibliotek i Norge. Er det bare for at man skal ha bibliotek, liksom? Eller skal man tenke sånn at tilbudene biblioteket gir skal gi folk et rikere liv?” Sitat fra en innsatt ved Oslo fengsel.

Kultur- og kirkedepartementet Utdannings- og forskningsdepartementet Sentralt statlig nivå Kultur- og kirkedepartementet Utdannings- og forskningsdepartementet ABM-utvikling statlig samordnings- og utviklingsorgan for arkiv, bibliotek og museum Nasjonalbiblioteket Fylkeskommunalt nivå Statlig regionalt nivå Bibliotek i videregående opplæring Fylkes- bibliotek Universitets-bibliotek Høgskole-bibliotek Kommunalt nivå Privat sektor Bibliotek i grunnskolen Folke- bibliotek Fagbibliotek

Det norske biblioteklandskapet 2003 folke- og fylkesbibliotek 892 bibliotekavdelinger 1, 1 milliard totalt driftsregnskap 1 852 årsverk (1087 bibliotekarer, 1617 andre) 22 millioner bøker og andre medier 24,8 millioner utlån 22,9 millioner besøk

Biblioteklandskapet er i endring 30 filialer nedlagt årlig de siste 10 år 59 filialer nedlagt i 2003 Reduksjon i mediekjøp fra 34 til 28 kr.pr innb. Åpningstider stabilt Besøkstall og lån stiger (også boklån) I fornyelse, men ujevnt. Forskjellene øker Ny profil og nye tilbud lite kjent i samfunnet

Det norske biblioteklandskap 2003 fag- og forskningsbibliotek 1,1 milliard driftsregnskap 1 581 årsverk 19 millioner bøker og periodika + 11 millioner registrerte digitale dokument 4 millioner utlån ( 408 000 fjernlån) 6 million besøk

Det norske biblioteklandskap 2003 Nasjonalbiblioteket 3 bibliotekavdelinger 216 millioner totalt driftsregnskap 333 årsverk 2,3 millioner bøker og periodika ( 12 % av f.f.b) +11 millioner digitale dokument + andre media 19 000 direkte utlån,av dette 41 000 fjernlån besøk ikke registrert

Biblioteklandskapet er i endring Færre fagbibliotek Økte ressurser ( 9 % siste år) Fra trykt til digitalt materiale Digitalt materiale økt med 30 % siste år Økt besøk, 20 % siste 2 år Forskjellene øker Nasjonale oppgaver og infrastruktur ”het potet”

Etter kulturmeldinga 20.april På bibliotekområdet står vi overfor store utfordringar i åra framover. Når det gjeld den meir heilskaplege utviklinga på området, tar kulturmeldinga utgangspunkt i to overordna føringar som det på mange måtar er nær samanheng mellom.   Det eine er ideen om det saumlause bibliotektilbodet; det andre er utviklingsprosjektet eit norsk digitalt bibliotek.

Bibliotekutredningen (Etter kulturmeldinga 20 april) Drøfte kva roller biblioteket bør spela i informasjons- og kunnskapssamfunnet Det skal gjerast ein samla analyse av heile det norske biblioteklandskapet i eit funksjonelt og samfunnsmessig perspektiv. Greia ut korleis ein kan utvikla det landsdekkjande nettverket av folkebibliotek slik at det kan gi eit differensiert og tidstilpassa tilbod til ulike brukargrupper

Bibliotekutredningen (Etter kulturmeldinga 20 april) Greia ut korleis fag- og forskningsbiblioteka i samhandling med eigarinstitusjonane sine kan videreutvikla dei primærfunksjonene dei har som tjenesteytere for egne brukergrupper, og korleis fag- og forskningsbiblioteka som samfunnsinstitusjonar kan bidra med informasjonsressursar i eit saumlaust bibliotektilbod.

Omstilling til nettverkssamfunnets vilkår og brukerbehov Endringsprosess fra 1994- i dag har vi Nettbaserte kataloger Døgnåpent bibliotek Nettbaserte tjenester: Spør biblioteket, Bibliotekvakten, emneportaler etc etc

Videre omstilling til nettverkssamfunnets vilkår og brukerbehov Et bedre produserende nettverkssamarbeid ved omprioritering av ressursene i bibliotekene Samarbeid om nettbaserte tjenester, bibliografisk samarbeid, bibliotekene som bidragsytere og deltakere i en digital informasjonsbank Eks: felles lånekort, boka registreres 1 gang for alle (i Norge)

Hva skal bibliotekene ? SKIFTE AV FOKUS Fra : Til : Samlinger Medarbeidere IT-utvikling Kompetanseutvikling Produksjonskapital Kunnskapskapital Kurs Læring

Bibliotek er en viktig samfunnsinstitusjon Bibliotekets plass i kommunen eller institusjonen Økonomiske og politiske rammebetingelser Samarbeidspartnere / Nettverk Brukerkontakt Endringsvilje og engasjement

Endring i oppgavefordeling og kommunestruktur /regionalt nivå Færre regionale enheter Endringer i kommunestrukturen Mer makt til lokalt og regionalt nivå Uklarhet i forholdet mellom nasjonalt og regionalt/lokalt nivå

ENDRING I OFFENTLIG SEKTOR Målstyring, resultatorientering Stadig redusert økonomi- andre prioriterte oppgaver Samarbeide på tvers av sektorer Brukerorientering Kontraktsstyring Outsourcing

Strategier for modernisering av off. sektor - Oppstramming (skjerping av regler, budsjettkutt, ansettelsesstopp, investeringsstopp) - Modernisering: nye budsjett- og rapport.system nye ledelses/styringssystemer ,som målstyring Økt brukerfokusering,Stukturelle endringer Bestiller-utførermodell,markedsorientering - Minimering: bygge ned off. sektor, privatisering

3 endringer som har betydning for offentlig sektor Samfunnsbehov / brukerbehov Tjenesteproduksjon Resultat

Ledelse Fastlegge virksomhetens overordnede strategi Sette fokus på de kritiske suksessfaktorene Mobilisere virksomhetens organisasjon for å nå de strategiske målene

Ledelse: virkemidler og resultat Strategi og politikk Medarbeidere (kunnskapsbedrift) Ressurser og partnerskap (og hvordan generere nye ressurser) Resultat: ikke bare økonomiske, men også medarbeidernes trivsel, brukertilfredsstillelse og samfunnsnytte er kritiske suksessfaktorer

Brukerundersøkelse Stavanger bibliotek 1999, kommentar: Jeg vil bare si at dette er et kult bibliotek, og jeg har elsket det siden jeg var liten Jente 14 år

Omorganisering Vi trente hardt…,men hver gang vi begynte å dele oss i lag ble vi omorganisert. Jeg kom seinere i livet til å lære meg at vi har en tendens til å møte hver ny situasjon med å bli omorganisert…, en fantastisk metode til å skape en illusjon om framskritt mens man skaper forvirring, ineffektivitet og dårlig moral. (Petronius Arbiter, 210 år f. Kr.)

Å være leder i en moderne velferdsstat betyr å være i endring Hvor kommer presset om endring fra ? Hva slags type endring trenger vi ? Hvem blir påvirket av endringen? Har vi de mekanismene som kan håndtere nødvendig endring ? Hva vil endringen koste ? Er det kriseendring eller har vi kontroll over endringen Store endringer trenger 5 års fredningstid

Ledelse og moter Hørt på lederkurs for prester: Jeg tror jeg vil endre Fader vår, den setningen med ” led oss ikke inn i fristelse ” til ”frist oss ikke inn i ledelse”

Omstillingsarbeid Lederne i kommunene går ofte foran i arbeidet med å starte en omstillingskultur, med fokus på framtida, styrkinga v faglig kvalitet og innovasjon Effekten på tjenesteytingen forventes å komme som en indirekte og ikke direkte effekt, brukerne opplever ikke en kontinuerlig forbedring av tilbudet som svarer til kommunenes vektlegging av omstilling

Omstilling Allmenne psykologiske jobbkrav som gir grunnlag for å oppleve arbeidet som meningsfullt Sier lite om allmenne behov er forskjellige fra individuelle behov, og hvilke betingelser som må være tilstede for jobbtrivsel og helse …...stor betydning for utvikling av bedriftsdemokrati Hva skal jeg som er leder gjør, da ?

Hva med målene ? Innhold(vanskelighetsgrad og spesifisitet) og Intensitet (viktighet) har stor betydning Ansatte som aksepterer vanskelige og spesifikke mål presterer bedre enn folk som ”gjør sitt beste” Det som viser seg å ha betydning er ; forventninger til egen mestring prestasjonsorientering offentliggjøring av målene positiv vurdering av den som serverer/leverer målene

Tåler hun ingenting eller?? Negative emosjoner påvirker oppfatninger og vurderinger Utålmodige og konkurranseorienterte fungerer godt under press når de arbeider selvstendig, men det går verre i team Negativ affektivitet; Personen opplever arbeidsmiljøet mer negativt og har mer helseplager enn andre Positiv affektivitet; personen har energi og entusiasme og mindre plager Opplevelse av kontroll påvirker reaksjoner og helse Robusthet og selvopplevd evne til mestring gjør godt…..

Å snu steinane ”Hu der har nå alltid vært slik…” - ny sjanser KOMMUNIKASJON!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Stress er en dynamisk tilstand om innebærer; ”Usikkerhet om noe som er viktig” Tilstanden inneholder muligheter, begrensninger og krav i forhold til personens behov eller ubalanse mellom personen og miljøet på to måter: 1. personens evner og ferdigheter i forhold til de krav og forventninger de møter i jobben 2. personens ønsker og behov i forhold til grad av tilfredsstillelse av disse i jobben

Hva stresser meg mest ? Jobbkrav; Kvantitative og kvalitative Rollekrav i arbeidet; Krav og signaler fra alle kanter…. Manglende egenkontroll, medbestemmelse og forutsigbarhet Problemer knyttet til status og karriere Negative sosiale relasjoner; Lite støtte og konflikter får leve…. ”Utydelige strukturer”; Hvor skal jeg gå for å få hjelp ? Hvem er det som vet noe om dette ?

Uvikling av en positiv identitet i kulturen i arbeidsgruppene hos hver enkelt medarbeider i forhold til oppgavene som skal utføres Hva synes JEG er viktig….? Hva synes VI er viktig…..?

Å gjøre hverandre gode En lærende organisasjon, der overføring av kunnskap blir prioritert

Er det ikke best å lede seg selv ? Da må du som er leder ha mot til å: tilrettelegge for dialog hvor leder og medarbeider blir enige om de overordnete målene, men hvor medarbeideren selv definerer virkemidlene utnytte mulighetene som ligger i bruk av delvis selvstyrte grupper delegere beslutningsmakt i stor stil……………… Tør jeg å stole på dem

……….alt med forbedring for øyet! Selvledelse Ansatte som tar personlig ansvar for resultatet overvåker egen framdrift søker etter data og tilbakemelding om prestasjoner mestrer egen produksjon ved å korrigere ved behov søker aktivt veiledning og ressurser gir og spør om hjelp ……….alt med forbedring for øyet!

Nils Arne Eggens motto Den viktigste spilleren er han som springer uten ball

Sentrale spørsmålsstillinger Hvordan sette mål slik at medarbeiderne føler seg forpliktet til å nå dem? Hvordan motivere medarbeiderne slik at de blir involvert og føler eierskap til verdiskapningen? Hvordan koordinere innsatsen? Hvordan kontrollere at jobben er gjort? Hvordan utvikle medarbeiderne og organisasjonen?

Hva vi oppnår Ledere bruker mindre tid på veiledning Beslutninger skjer raskere og med bedre kvalitet Selvledelse virker motiverende for medarbeiderne fordi de har et selvstendig ansvar for oppgavene og får brukt sin kompetanse Å utvikle selvgående medarbeidere er en positiv måte å utvikle medarbeiderne på

Hva kreves ? Bevisst rekruttering og ressurser til opplæring En felles kultur som virker styrende for måter å handle på Forholde seg til medarbeidere som unike individ med ulike behov Lederen må ha ”is i magen” og akseptere andre løsninger enn sine egne

Motivasjon og engasjement Engasjerte mennesker tar initiativ, setter seg mål, handler, tar ansvar, involverer seg, er aktive, har selvstendige meninger, går i dialog med omverdenen, har humor Jo større sammenheng mellom virksomhetens verdigrunnlag, lederens verdivalg og medarbeidernes personlige verdier- jo større grunnlag for engasjement

Den ledelsesmessige utfordring Å selv være engasjert Å skape engasjement hos medarbeidere Løsningen er å skape troverdighet ved å gjøre verdiene levende

Hun som skulle tilfredsstille alle andre… emosjonell eller følelsesmessig utmattelse bruk av strategier for å skape psykisk eller fysisk avstand redusert selvaktelse, usikkerhet og depresjon ofte hos hjelpere som utsettes for større krav til å gi av seg selv enn de klarer å håndtere over tid som kompenserer for mattheten med å gjøre mer av jobb, kav og mas……. ELLER: som forspiser seg på en utfordrende, morsom og krevende jobb … bare ikke seg selv ……

Framtida Framtiden er ikke fastlagt. Det finnes ingen annen skjebne enn den vi selv skaper Sarah i Terminator 2