Lokalsamfunnsarbeid = Tillitsbygging Vi har ganske god og fersk erfaring i akkurat dette emnet... Vi har gjort bevisste og begrunnede valg med formål å bygge denne tilliten. Mennesker oppnår tillit ved å være spontane og “ekte”. Organisasjoner oppnår det stikk motsatte hvis medlemmene opptrer uten felles retning og bevissthet om mål. Det at vi – som organisasjon - blir enige om og skaper et “image” betyr ikke at det ikke er ekte. UDI legger mange føringer for hvordan de ønsker vårt “image” skal være. Vi er pålagt å tydeliggjøre våre etiske retningslinjer, våre verdier, våre rutiner for driften, våre årsplaner. Og UDI offentliggjør våre tilsynsrapporter uansett.

Hva er Lokalsamfunnet? Det består av mennesker! Disse menneskene har alle forskjellige roller, funksjoner, kontaktflater og påvirkningskraft på andre. I små lokalsamfunn er de forskjellige rollene mer blandet og utydelige enn i større bysamfunn. En lærer, en politimann, en barnevernspedagog, har ikke bare jobb-rollen. Han eller hun er også mer eller mindre nabo til mottaket, eller kjenner godt noen som er det. Disse individuelle menneskene får sin informasjon fra flere kanter og vinkler, og ikke alt er like godt kvalitetssikret...

Hvordan skaper og vedlikeholder vi vårt “image” under mest mulig kontroll? Vi må ha vår egen webside, det er opplagt! Man blir ikke tatt på alvor hvis man ikke selv tar sitt eget omdømme på alvor. I dag er vårt “image” på nettet en større del av omverdenens totale inntrykk av oss enn mange er klar over! I dag forholder folk seg til verden gjennom internett. Tenk på Facebook, Twitter, etc. Selv enkeltmennesker forholder seg til hverandre på en radikalt annen måte enn de gjorde for bare fem år siden. Hvis vi ikke forstår det så må vi innse at vi er blitt hektet av... (Alle over 30, ikke kast bort mer energi på å tenke denne tanken videre. Vi er allerede så totalt frakjørt at vi ikke en gang forstår at vi er det! Vi kan slippe konsentrasjonen om dette nå og heller tenke på noe vi forstår i steden, mens vi av og til nikker og later som om vi er enige. ) 

Websider – IKKE plakat! Når vi sier webside så mener vi IKKE en statisk “plakat” som sjelden eller aldri fornyes. Det var avlegs allerede for seks- syv år siden. Hvor mange av mottakene som er representert her har websider? Hvor mange oppdaterte websidene sine i 2010? Hvor mange har oppdatert dem i år? Hvor mange har oppdatert websidene sine denne måneden?

Interessante og troverdige! Hvor mange av mottakene som er representert her kan med hånda på hjertet si at de har oppdatert websidene sine i denne uken? Hva med i går? Jeg er ikke her for å kritisere andres websider. Alle kan sikkert bedømme sin egen innsats, men alles websider ligger jo godt synlige på nettet. ......? Eller gjør de det? Hvis det skal ha noen mening å bruke tid, krefter, kreativitet, initiativ og ressurser på dette må websidene være Etter «Hva med i går»: Eksemplet med en plakat etter veien om Bjørn Jens som spiller på Nordlænningen en gang forrige år.... Det er ikke noe som fanger entusiasmen eller inngir troverdighet. Klikk på Google knappen for å gå til Google, for å vise eksempler. Da mOrakel gjorde et Google søk på Tverlandet Mottak kom første sida opp full av nyheter om uroligheter på mottaket, stor motstand i lokalmiljøet, kriminelle asylsøkere, brann, osv. Prøv å gjøre et Google søk på Tverlandet Mottak nå! Interessante og troverdige! De må la leseren forstå at sidene er konstant oppdaterte og at det vil være noe nytt der om ikke i morgen, så i hvert fall neste uke!

Reflektere dagliglivet på mottaket Websiden vår er ment å skulle Reflektere dagliglivet på mottaket mest mulig troverdig, og overfor følgende målgrupper: Lokalsamfunnet (udvidet nedslagsfelt, utvidet begrep) Lokale og nasjonale nyhetsmedia Lokale og nasjonale myndigheter, herunder UDI De ansatte Driftsoperatør Beboere på mottaket Beboere og ansatte i transittmottak Bosatte beboere Øvrige samarbeidspartnere

Hva oppnår vi med å være troverdige - i virkeligheten og på nettet? Vi oppnår blant annet å ha vår helt egen, kontrollerbare og kvalitetssikrede nyhetskanal! (Vi skal komme tilbake til det med krisehåndtering og informasjon om litt, men vi har gjort oss verdifulle erfaringer de siste ukene. Vi ville med hånda på hjertet følt oss «nakne» uten websiden...) Vi oppnår at vi mye bedre enn før kan styre og kontrollere informasjonen som tilflyter lokalsamfunnet. Det folk leser på sidene våre er «sant», i og med at det står på internett. Hvem som helst kan se det, det er meget dempende på ryktespredning. Vi oppnår en større kunnskapsdeling i personalgruppa. Vi legger ut alle driftsrutiner på den lukkede delen av websidene, så vi kan snart sette rutinepermer, infopermer, alt i hylla for godt. Håper vi snart går rundt med hver vår iPad hvor alt er tilgjengelig – hele tiden. De ansatte har større medansvar for å bidra til at all informasjon deles. Dette – som alle vet – øker også interessen og engasjementet hos de ansatte.

Hvordan får vi det til? Målet er at sidene skal være så «levende» som mulig, så de har troverdighet. Vi gjør følgende for å oppnå dette: Websiden må være alles ansvar og alles informasjonskilde. Det er ikke bare mottaksleder og info-ansvarlig som skal oppdatere websiden! Den skal fungere som en informasjonssentral der alle legger ut, vedlikeholder og selv henter informasjon om daglige praktiske ting. Vi har: Aktivitetskalender for beboerne Nyhetsoppslag Portal til UDI’s infoprogram Lokalsamfunnsinformasjon om helsesøster, lege, busstider, skole, m.m Åpne rutinebeskrivelser Kontaktinfo for alle ansatte, m.m Så har vi noen ekstra ting på lur som man ikke ser hvis man ikke er logget inn.. Vaktjournal Møtekalender for ansatte Rutinebeskrivelser vi ikke vil offentliggjøre pga beredskapshensyn

Igangsetting og vedlikehold En viss langåhret trekspilltrønder bruker å si at «D’e ijttnå’ som kjæm ‘ta sæ sjøl..» Alt nytt må innarbeides: De ansatte har fått delegert ut arbeidsoppgaver med tidsfrister. Oppgaver som har tvunget dem til å venne seg til å logge seg på, redigere tekst, stille spørsmål og få hjelp, kort sagt komme over den innbilte brukerterskelen. Vi har tatt en gradvis tilvenning slik at dette er blitt arbeidet inn i vår måte å jobbe på. Gjevinsten er at websiden nå IKKE medfører ekstraarbeid, det er blitt en integrert del av arbeidsrutinene. Min gjetning er at vi også muligens har en effektiviseringsgevinst, i tillegg til vårt forbedrede og mer værbestandige «Image». Vi bruker nå kanskje 5 minutter en gang eller to i uka på personalmøter og tar opp spesifikt om alle er fornøyd med sin del av informasjonen, om den gjenspeiler realiteten på mottaket, og om noen har ideer til forbedringer.

Ferske kriseerfaringer: Vi har akkurat fått satt på prøve både kriseberedskap, utadrettet informasjonsarbeid og lokalsamfunnsarbeid. Erfaringene så langt er følgende: Etter at liv, helse og eiendom er berget og sikret så godt det lar seg gjøre er UTADRETTET INFORMASJON det som bør stå aller øverst på dagsordenen. Etter en slik hendelse er det et stort informasjonsbehov, «alle» vil vite nytt, og ryktene får fart... Lokalaviser har mer eller mindre agurktid året rundt og kan finne på å tyne en slik hendelse for hva den er verd i uker og måneder. Å være så raskt som mulig ute med KORREKT og TROVERDIG informasjon er uhyre viktig. Ved å benytte vår egen «nyhetskanal» kan vi presentere nyhetene med VÅR vinkling, legge vekt på VÅRE sterke sider, og henvise pressen til det vi selv publiserer. Her kan hele verden se om journalistene gjengir oss korrekt... I en situasjon som den vi akkurat har vært oppe i kan dette vanskelig måles i penger!

Hva kan vi gjøre bedre? Bruk av websiden som nyhetskanal var ikke hensyntatt i våre kriseplaner idet vi ble vekket om natten og bokstavelig talt måtte drive brannslukking. Dette er den viktigste lærdommen. Ansvar for oppfølging av utadrettet informasjon via websiden skal tydeliggjøres og delegeres i kriseplanen, slik at dette skjer automatisk hvis vi noen gang får bruk for dette igjen. Så snart man har tid til den første 5 minutters «pust i bakken» skal mottaksleder og infoansvarlig ha en rask gjennomgang av fakta og hvordan det skal presenteres på nyhetssiden på weben. Samtlige ansatte henviser alle henvendelser fra journalister og øvrige vitebegjærlige til websiden, eller (til nød) til mottaksleder for informasjon og uttalelser. Informasjon som legges ut umidelbart skal oppdateres, og nyhetssaker som legges ut skal oppdateres så ofte det er behov og mulighet for det de nærmeste dagene etter en større hendelse som har nyhetsmessig verdi.

Og så en STOR takk til: Areej, vår utrettelige og ekstremt pliktoppfyllende informasjonsansvarlige. Vår driftsoperatør, som har forstått og tatt på alvor vårt behov for å ivareta vårt «image», og som har forstått hvor viktig rolle websidene kan ha! Alle – absolutt alle ansatte, som har bidratt engasjert i prosessen. Sjur, på mOrakel i Barcelona, som har laget sidene rent teknisk, i tillegg til å ha utarbeidet konseptet. Muhammar Gadafi Jordskjelvet, tsunamien og reaktorkatastrofen i Japan Alt dette har forårsaket at det har gått menigmann hus forbi at tre mottak i Nord-Norge har brent i løpet av halvannen uke. Hadde det ikke vært for at resten av verden er på tur til å gå av skaftet så hadde norske media hatt en fest på dette, på størrelse med den om ventemottakene sist sommer...... Og til slutt....

Denne presentasjonen Takk for meg! Kan lastes ned fra våre websider! Du finner oss alltid på: http://www.tverlandet.mottak.net Der har vi lagt ut en nyhetsartikkel om denne presentasjonen, og der finner dere link til å laste den ned. Vi har også lagt ut en annen presentasjon om trafikkanalyse for de siste to ukene på websiden. Vi tar forresten også med stor glede imot hilsninger i vår gjestebok! Takk for meg!