Forslag til ny organisering av UB Allmøtet Randi E. Taxt

Universitetsbiblioteket Visjon for UBs virksomhet Universitetsbiblioteket i Bergen skal bidra til at Universitetet i Bergen kan videreutvikle seg som et internasjonalt synlig forskningsuniversitet, og levere de bibliotektjenester som forskning, undervisning og formidling ved UiB trenger. Fra Strategisk plan for UB

Virksomhetside Universitetsbiblioteket har som overordnet mål å bidra til å høyne kvaliteten på den forskning, undervisning og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen, og bistå i å videreutvikle det totale faglige og pedagogiske tilbudet ved Universitetet i Bergen i samarbeid med fagmiljøene og øvrige avdelinger ved UiB. Universitetsbiblioteket skal bidra til at Universitetet i Bergen når sine akademiske mål ved å samle og gjøre tilgjengelig faglig relevant informasjon, og ved å medvirke til at studenter og ansatte har den kompetanse og de ferdigheter som trengs for å finne, vurdere og bruke denne informasjonen. Bibliotekets primære målgrupper er studenter og ansatte ved UiB. UB vil også gi tjenester til andre samarbeidende institusjoner etter egne avtaler. Biblioteket skal videre bidra til folkeopplysning, en demokratisk samfunnsutvikling og videre- og etterutdanning ved å stille mest mulig av sine ressurser til disposisjon for allmennheten. Universitetsbiblioteket har et kulturbevaringsansvar for de historiske samlingene biblioteket forvalter.

Hovedmål 8: Kompetanseutvikling, organisering, ledelse og samarbeid For å kunne følge med i den hurtige kunnskapsutviklingen er det viktig å ha god kontakt med bibliotekets primærbrukere. Det er videre nødvendig for biblioteket å ha et godt samarbeid med andre enheter ved Universitetet i Bergen som driver med informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet. God kontakt med brukerne og samarbeid på tvers av UiBs avdelinger kan føre til gjensidig kompetanseheving og gode systemløsninger for institusjonen som helhet. Det er derfor viktig at Universitetsbiblioteket har kompetanse og organisering som er tilpasset bibliotekets rolle i Universitetets organisasjon. For å oppnå dette har biblioteket fastsatt følgende delmål: Sørge for at bibliotekets personale til enhver tid har kjennskap til fagmiljøene, og den nødvendige kompetanse for å kunne tilby relevante bibliotektjenester for forskning og utdanning Sørge for at bibliotekets personale har nødvendig kompetanse for at biblioteket skal kunne delta i utviklingen innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi Styrke samarbeid med andre enheter ved UiB Opprettholde det gode arbeidsmiljøet ved UB, og styrke den interne informasjonsflyten og de ansattes følelse av tilhørighet til UB Vurdere Universitetsbibliotekets organisasjonsstruktur med sikte på å oppnå en optimal organisering av de ytre tjenestene og de indre oppgavene Styrke ledelsesfunksjonen og ledelseskompetansen på alle nivåer i organisasjonen, med basis i en synlig og inspirerende ledelse, og i en åpen og inkluderende lederstil

Status i dag for UB UB veldig godt arbeidsmiljø generelt!! Lett å identifisere seg med organisasjonen Mye bra samhandling Tradisjonell avdelingsstruktur med fakultetsbibliotek (sterk tilhørighet) Ledergruppe sentralt Gruppene – faglig samhandling på tvers, fungerer bra, rådgivende ovenfor bibliotekdirektøren Men også noen store utfordringer!!

Hva er utfordringene ? Kommunikasjon på tvers i organisasjonen Informasjon (jmf evaluering) Kommunikasjon ut i UiB (med fagmiljø og andre enheter) – UB er ”usynlig” Kommunikasjon mellom gruppene og ledergruppen Svakt bindeledd Svak implementering (spesielt nye oppgaver) For svak koordinering av oppgaver – jmf gruppene i strategiprosessen (digitale systemer spesielt) Dårlig utnyttelse av ressursene på tvers For øvrig se tilstandsbeskrivelsen !!

Tiltak til hovedmål 8: Kompetanseutvikling, organisering, ledelse og samarbeid 1.Ta opp lederrollen på et generelt grunnlag i organisasjonen (gjensidige forventninger, stedlig vs. strategisk lederskap) (2010). 2.Se spesielt på ulike modeller for arbeidsledelse i det daglige i lys av ulike organisatoriske modeller (2010). 3.Spesielt vurdere fagreferentrollen (2010). 4.Spesielt vurdere førstelinjetjenesten (2010). 5.Imøtekomme behovet for en mer tydelig og bedre koordinering av oppgaver og rutiner på tvers i organisasjonen, herunder en gjennomgang av de ulike faggruppene (2010). 6.Sørge for en bedre koordinering og omstrukturering av IKT og digitale tjenester ved UB (2010). 7.Vurdere hvordan behovet for bedre markedsføring av UB sine tjenester kan ivaretas (2010). Utarbeide karriere- og kompetanseplaner, både for at hver enkelt kan få meningsfulle oppgaver etter som man utvikler seg og for at biblioteket får den kompetansen som er nødvendig for å utføre sine oppgaver (2010 og videre). Bruke prosjektbasert arbeidsformer basert på teamarbeid på tvers av avdelingene (kontinuerlig). Sørge for at bibliotekets personale har en bred og variert kompetanse, samtidig som behovet for spisskompetanse også ivaretas (kontinuerlig). Sørge for at Universitetsbibliotekets interne tjenester og funksjoner er effektive og av høy kvalitet, herunder sørge for rasjonelle og kostnadseffektive datasystemer (kontinuerlig). Kvalitetssikre tjenestene, bl.a. ved å oppfylle NOKUTs krav (kontinuerlig).

Se spesielt på ulike modeller for arbeidsledelse i det daglige i lys av ulike organisatoriske modeller (2010). Høst 2009: Evaluering av de sammenslåtte avdelingene Ledergruppen : Boblemøter Strategiprosessen. Tilstandsrapport, Strategiplan Vår 2010 Tiltaksplan Ny organisering ”UB-Risa” – gjennomgang av UBs økonomimodell og styringsform

Dagens organisering Bib.dir Sam Hum RB Med Odont PsykJurSpes-samlTilvekst Adm

Dagens organisering II Bib.dir Sam Hum RB Med Odont PsykJurSpes-samlTilvekst Adm UG Web Bibliogr Frida/ Bibliom Bibport Långr

Dagens organisering II Långr UG Web Bibliogr Frida/ Bibliom Bibport

Dagens ledermodell sentralt UB Bib.dir Leder SamHum Leder RB Leder MedOont Leder Psyk Leder Jur Leder Tilvekst Leder Spes Leder Adm Kontsjef økonomi Rådg system/IT UG Web Bibliogr Frida/ Bibliom Bibport Långr

Fellesområder for UB – mange nye utfordringer Mange nye områder/prosjekter den siste tiden –Frida/NVI –Bibliometri –Audiovisuelle læremidler (MAM) –Digitale læremidler (E-læring) –Grind (Formidling) –Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt –E-science (lagring av forskningsdata med mer) Mange endringer innenfor eksisterende områder –Mer og mer overgang til digitalt materiale –Digitaliseringsplan? Plattformer? –Stadig nye systemer, mer behov for integrering og koordinering –Open Access –Opphavsrett –Mer behov for forvaltning og adm. Kunnskap (jmf. kontakt med andre UiB enheter) Mange peker på UB – men er vi optimalt rigget til å ta utfordringen?

Er vi godt nok rigget? Datasystemer? Informasjon ? - - Digitalisering/tilgjengeliggjøring av informasjon - Organisasjonsforståelse (kontakt med fagmiljø/ledelsesnivå/policy) - Forvaltnings/saksbehandlingskunnskap -

Eksempel I Hvem har ansvaret for BIBSYS? UB – desentralisert –Rapportering/meldinger til BIBSYS –Katalogisering –Lånemodul System? Tilgang? Kontakt med BIBSYS-organisasjonen? Ansvaret må koordineres!

Eksempel II Registrering av mastergrader Tilvekst jobber med saken (fra 2007) Samarbeid med UA Elektronisk registrering Vedtak i UiB – blir dårlig fulgt opp Frustrasjon i bibliotekene – finner ikke mastergradene Saken tas opp igjen (ledergruppen) Har to sider –papir/ikke papir tilgjengelig –Registrering i BORA Pilot på Psyk Dårlig oppfølging Bibliografisk gruppe føler seg lite involvert – gjelder tross alt også registrering mot Bibsys Vanskelig implementering i bibliotekene IDU tar opp saken…….. Saken må opp igjen på ledermøtet, osv. osv. osv. Informasjon – behov for org. og forvaltningskunnskap – behov for bedre implementering – behov for bedre kommunikasjon (internt - eksternt) – lite endringsvilje - ikke direkte personrelatert – mest systemrelatert (80-20) VI TRENGER Å STYRKE DEN PROFESJONELLE FUKNSJONSLEDELSEN PÅ TVERS I UB

Hvor tilfreds er du med de organisatoriske endringene

Samlet konklusjon evalueringen Generelt sett er det fem viktige konklusjoner som kan trekkes ut av evalueringen sett under ett: Totalt sett synes UB å være et godt sted å arbeide, uavhengig av selve sammenslåingen Det er vanskelig, sett under ett, å trekke ut noen store positive effekter av sammenslåingen. Men det er heller ingen store indikasjoner på at effekten har vært spesielt negativ, med noen unntak (se punktene nedenfor). Ved de sammenslåtte avdelingene er en stor andel av de som har svart uenig i at informasjonsflyten er blitt bedre etter sammenslåingen. Mye tyder videre på at det er behov for å bedre informasjonsflyten på tvers av alle nivå og geografiske avdelinger ved UB. Det rapporteres om manglende synlig ledelse ved de sammenslåtte avdelingene. Ved de sammenslåtte avdelingene oppleves tilhørigheten til den fysiske avdelingen som sterkere enn tilhørigheten til den organisatoriske avdelingen. Går igjen – spørreundersøkelse, egenevaluering, kommentarer

Noen observasjoner og refleksjoner Stor innsats lagt ned fra avdelingene for å få dette til – fra alle hold Mulig at begrunnelsene for og forventingene til resultatene av det endelige vedtaket ikke ble kommunisert godt nok i organisasjonen Egentlig en liten organisatorisk endring Ved UB må vi på generelt grunnlag gå gjennom hva som forventes av stedlig vs mer strategisk ledelse Vi må jobbe med informasjon – hele tiden

Boblemøte – Styrker og svakheter UB

Så på ulike organiseringer av UB Funksjonsorganisering Bib.dir Undervisning Forskning Bibliotekfunskjoner Utlån/publikumskontakt Digitale systemer Administrasjon/transport + + +

Fordeler/Ulemper Noen fordeler UB blir sett på som en større helhet Lettere å operere funksjoner på tvers i organisasjonen Mer profesjonalitet/spesialisering Noen ulemper Uklare ansvarslinjer (funksjon – fysisk plassering) Kontakt med fagmiljø/fakultet –hvem har ansvaret? Hvordan sikrer vi at det faglige mangfoldet blir ivaretatt?

Reversere dagens avdelingsstruktur Oppløse de sammenslåtte avdelingene Rendyrke en desentralisert organisering Bib.dir. HumSamJurPsykRB Med Odont Billed Manus/ librar Tilv Adm

Fordeler/Ulemper Noen fordeler Klare ansvarslinjer (funksjon – fysisk plassering) Kontakt med fagmiljø/fakultet – tydelig hvem som har ansvaret Noen ulemper Vanskelig å operere på tvers i organisasjonen Lite profesjonalisering/spesialisering Sårbart Evalueringen peker på ingen måte i noen slik retning

Forslag til ny organisasjon

UG Web Bibliogr Bibliom Bibport Mark. føring Långr

Forslag ny ledergruppe Bib.dir. Leder SHJLeder MRPLeder Spes Leder Tilvekst/ Stedfor AdmsjefSystsjef Bib. leder Underv. leder UG Web Bibliog Biblio m Bib port Mark. føring Lån gr

Nye funksjoner/stillinger To ”nye” strategiske lederstillinger – strategisk lederskap (en lyses ut eksternt) Hovedbibliotekarfunksjonen – stedlig lederskap stadfestes (formelle prosesser må diskuteres evt forhandles) Undervisningsleder (50% åremål, lyses ut internt) Bibliotekleder (50% åremål, lyses ut internt) ”Systemleder” (lyses ut eksternt) Administrasjonsleder for hele UB – stadfestes (formelle prosesser må diskuteres evt forhandles) Prosjektstilling ”diverse prosjekter” – 3-årig (midlertidig finansiering over eksterne/interne prosjekter)

Fakultetsbibliotekene Læringssenter/undervisning/informasjon Kontakt/samarbeid med fakultetet/fagmiljøet (kjenner faget) Fysisk tilhørighet (for den enkelte UB-medarbeider, for fakultetet/fagmiljøet) Strategisk leder (”fakultetsbibliotekar) – hovedansvar, flere biblioteker/enheter Stedlig leder (”hovedbibliotekar) – hovedansvar for daglig drift

Faggruppene Får tilknytning til en person i ledergruppen som har ansvaret for det området gruppen håndterer Sammensetning og lederskap – som før (kan bli endring i personer) NB! Viktig med desentral innflytelse Ny gruppe: Markedsføring Andre?

UBs fellesfunksjoner, har mange felles grensesnitt BORA mm Adm/Transport Tilvekst Frida

BORA mm Adm/Transport Tilvekst Frida UBs fellesfunksjoner, har mange felles grensesnitt

Digitale systemer Tilvekst Undervisning Bibliotek Administrasjon UBs fellesfunksjoner, har mange felles grensesnitt

Digitale systemer Tilvekst Undervisning Bibliotek Administrasjon Hele UB har mange felles grensesnitt!!

Hva er utfordringene ? Kommunikasjon på tvers i organisasjonen Informasjon (jmf evaluering) Kommunikasjon ut i UiB (med fagmiljø og andre enheter) – UB er ”usynlig” Kommunikasjon mellom gruppene og ledergruppen Svakt bindeledd Svak implementering (spesielt nye oppgaver) For svak koordinering av oppgaver – jmf gruppene i strategiprosessen (digitale systemer spesielt) Dårlig utnyttelse av ressursene på tvers

Er det dette svaret på utfordringene? UG Web Bibliogr Bibliom Bibport Mark. føring Långr

Forslag ny ledergruppe Bib.dir. Leder SHJLeder MRPLeder Spes Leder Tilvekst/ Stedfor AdmsjefSystsjef Bib. leder Underv. leder UG Web Bibliog Biblio m Bib port Mark. føring Lån gr

Digitale systemer Tilvekst Undervisning Bibliotek Administrasjon Hele UB har mange felles grensesnitt!! UB må sees på som ett UB!!

Organisering er ikke svaret – men verktøyet Med forslag til ny organisering håper å få et bedre verktøy Det er vi alle som (!) er svaret på om UB vil lykkes Vil vi prøve å møte utfordringene eller ønsker vi å stagnere i en form? Er dette en veldig stor endring? Hva er det viktigste for oss? Våre brukere er nummer 1 – hovedbegrunnelsen for UB sin eksistens! (husk også! dette er bare ett av åtte punkt i strategiplanen vår)

Veien videre Forslag til ny organisering sendes på høring –Denne presentasjonen –Notat i tillegg –Bloggpost Samling i April –Gjennomgang av ulike aspekter med ny organisering (ikke utfyllende) –Forholdet mellom nivåene og funksjonene (rolleavklaring, arbeidsdeling) –Stedlig vs strategisk lederskap –Fagreferentrollen –Førstelinjetjenesten –Kompetanseplaner etc. –God tid til spørsmål/innspill fra dere –Gruppearbeid –Forslag til navn

Veien videre II Mai: Høringsfrist 10 Juni: Behandling i styret Sommer/høst 2010: implementering HUSK Å SPØRRE OM NOE ER UKLART! (men! alle svarene finnes ikke nå på dette stadiet) Bruk energien konstruktivt i denne fasen frem mot høringsfrist! Alle skal blir hørt på - men til slutt må det tas noen avgjørelser! Vi må sjekke at det formelle blir fulgt i alle prosesser! Vi skal arbeide for at den enkelte blir hørt! God dialog med IDU/Hovedorganisasjonene og Hovedverneombud er viktig! Dere skal hjelpe til med å få dette bra!!

Universitetsbiblioteket Visjon for UBs virksomhet Universitetsbiblioteket i Bergen skal bidra til at Universitetet i Bergen kan videreutvikle seg som et internasjonalt synlig forskningsuniversitet, og levere de bibliotektjenester som forskning, undervisning og formidling ved UiB trenger. Fra Strategisk plan for UB