Medarbeidersamtaler på UiS Aslaug Mikkelsen Aslaug Mikkelsen 2003

Innvendinger mot mas Bare selvsagtheter Fører ikke til noe (leder følger ikke opp) Leder kan misbruke informasjon Tar for mange ressurser Vi snakker så mye med hverandre til daglig Det er så spesielt hos oss Individrettet mas undergraver kollektivet Aslaug Mikkelsen 2003

Verdier og mål Helse for alle ansatte (fysisk, psykisk og sosialt velvære) Kvalitet og volum på kjerneaktivitetene (produktivitet,effektivitet og lønnsomhet) Friske og fornøyde studenter og samarbeidspartnere Samfunnsansvar Aslaug Mikkelsen 2003

Strategiske mål Strategiske overordnede mål nås ved innsatsen til hver enkelt Mål og resultatindikatorer (Balanced score cards el KPI) Tiltak (hvordan kommer vi dit?) Aslaug Mikkelsen 2003

Organisasjonslæring (Argyris and Schön, 1978; 1996) Vi har innlært atferd som vi ikke tenker så mye på Det skjer noe som vi ikke forventer, en overraskelse (Surprise). Overraskelsen får oss til å stille spørsmål (Inquiry). Aslaug Mikkelsen 2003

Definisjon En medarbeidersamtale er en godt forberedt, systematisk og personlig utvikling- og planleggingssamtale mellom leder og medarbeider en eller flere ganger per år Aslaug Mikkelsen 2003

Forberedt Vite hva som skal tas opp Tenke gjennom problemstillingene fra flere ståsteder Aslaug Mikkelsen 2003

Systematisk Noen faste tema (baseline) som en kan måle framgang i forhold til Gir forutsigbarhet Aslaug Mikkelsen 2003

Personlig Det er medarbeiderens samtale Mange problemer er felles i en avdeling (og skal behandles i felles fora), men din situasjon er spesiell Aslaug Mikkelsen 2003

Utvikling Ta i bruk erfaringen for å tilrettelegge for læring og kompetanseutvikling Kontinuerlig læring og utvikling for å møte nye krav Utvikling skaper trygghet ved endring Aslaug Mikkelsen 2003

Planlegging Oppsummering og vurdering av resultater og utvikling Fastsette nye realistiske arbeids- og utviklingsmål (arbeidsplanlegging og personlige utviklingsmål) (jfr KPI og ”behavior”) Aslaug Mikkelsen 2003

Hensikten med medarbeidersamtaler utforme, oppnå enighet om arbeidsmål vurdering av resultater og kvalifikasjoner kartlegging av kompetansebehov å gi grunnlag for beslutninger om utviklingstiltak, karriere, lønn og belønninger forbedre prestasjoner/sikre arbeidsevne motivere identifisering av kandidater med spesielt potensial livsfaseorientert personalpolitikk samarbeid, utvikling og forbedring av forholdet mellom leder og medarbeider bedre trivsel og arbeidsmiljø Aslaug Mikkelsen 2003

Medarbeidersamtalen og årshjulet J F M A M J J A S O N D Strategier og mål Budsjett Mas x *måling av resultater x x x *vurdering av result. *målutforming *kompetanseplanlegg *HMS-arbeid Oppfølgingssamtaler x Løpende kontakt Aslaug Mikkelsen 2003

Ingen fasit på mas-system Det viktigste er at ledere og ansatte blir enige om hva medarbeidersamtalen skal dekke At det satses over tid At systemet evalueres etter hver gjennomgang At det finnes en kobling mellom det som skjer med den enkelte og den aktivitet det er i avdelingen Aslaug Mikkelsen 2003

Hva bør medarbeidersamtalen inneholde? Vurdering av resultater (også til bruk i vurdering av opprykk) Arbeidsmål (arbeidsplanlegging) Arbeidssituasjon (prioritering og belastning) Kompetanseutvikling og karriereplanlegging Samarbeid inkl forholdet til leder HMS Oppsummering og tiltak (utover de som går inn i arbeidsplanen) Aslaug Mikkelsen 2003

Arbeidsmål og resultatvurdering Forskning: Søknader om eksterne midler Innhentede eksterne midler Publisering Formidling Internt og eksternt (inkl internasjonalt) samarbeid Undervisning Emner (sp), studenter og gjennomføring? Studenttilfredshet? Veiledning EVU Kronikker Kurs, foredrag o a Personlige mål Kompetanseutvikling (eks PhD) Bidrag til erfaringsoverføring/deling av kunnskap Bidrag til arbeidsmiljøet Spesielle utviklingsmål (undervisningskvalitet?) Aslaug Mikkelsen 2003

Når skal lønn være tema i mas: Når lønn knyttes til prestasjoner (økonomiske eller andre kvantitativt målbare resultater, atferd, holdninger) Når lønn knyttes til formell kompetanse Når lønn knyttes til uformell kompetanse Aslaug Mikkelsen 2003

Kriterier for lønnsvurdering Bli enige om kriterier Bli enige om hvordan de skal måles Bli enige om hvem som skal måle Bli enige om når og hvordan det skal måles Bli enige om hvordan en skal håndtere svakheter ved målene Bli enige om hvem som bestemmer og hvilken klagerett som finnes Aslaug Mikkelsen 2003

Hvilke lønnstema skal tas opp: Kriterier for lønnsvurdering (i avdelingen først) Forventninger til lønn Begrunnelser for lønn Hva som skal til for å gjøre det like godt eller bedre Aslaug Mikkelsen 2003

Kommunikasjonstips Vær beskrivende heller enn fordømmende. * Hvordan kunne du gjøre noe så dumt? * Kan du forklare hva som forårsaket ulykken? Vær støttende heller enn autoritær. * I framtida skal vi gjøre det på denne måten. * Hva vil du foreslå vi skal gjøre med dette i framtida? Aslaug Mikkelsen 2003

Kommunikasjonstips Tenk på likeverdighet og ikke overlegenhet. * Jeg har gjort det på denne måten siden lenge før du ble født. * Vi har gjort det på denne måten i alle år, men har du noen ideer til hvordan vi kan gjøre det annerledes?” Vær aksepterende og ikke dogmatisk *Dette er den beste løsningen. *Dette er den beste løsningen jeg kunne komme på. Ser du andre muligheter? Aslaug Mikkelsen 2003

Gjennomføring Medarbeidersamtalen skal ikke inneholde noe nytt eller gi noen overraskelser Dette skaper trygghet, motivasjon og fellesskap Aslaug Mikkelsen 2003

Gjennomføring – før samtalen Sørg for at samlede resultater og kvalifikasjoner er målt og vurdert Ha drøftet avdelingens mål og vær forberedt på hvordan disse skal brytes ned for den enkelte Innkall til samtalen i god tid på forhånd Sørg for at medarbeideren har de nødvendige skjema Aslaug Mikkelsen 2003

Gjennomføring – før samtalen Sørg for at medarbeideren har den informasjon om rammer, retningslinjer, vurderinger og mål som trengs for god forberedelse Bruk et forberedelsesskjema på forhånd og kontroller at alle de viktige punktene. Finn et skjermet sted til å gjennomføre samtalen og sørg for at dere får sitte uforstyrret Sett av god tid (minst 2 timer) Sørg for at det er en kopp kaffe, te eller vann (+ “noe å bite i??”) Aslaug Mikkelsen 2003

Gjennomføring – under samtalen Det er medarbeiderens samtale, la han eller hun stå for det meste av snakkingen Ikke lov mer enn det som kan holdes, og ikke si noe du ikke mener Lytt, spør og gjerne forklar, men ikke anklag, angrip eller gå i forsvar Gjennomgå måling av resultater og kvalifikasjoner og gi tilbakemelding. Medarbeiders tilbakemelding skal også tas opp. Aslaug Mikkelsen 2003

Gjennomføring – under samtalen Bli enige om arbeidsmål og utviklingsmål (Bli event enige om en treningsplan og oppfølging) Sett opp en skriftlig avtale som inneholder arbeidsmål (arbeidsplanlegging), utviklingsmål, treningsplan og oppfølging og som både leder og medarbeider signerer Aslaug Mikkelsen 2003

Gjennomføring – etter samtalen Noter alle avtaler og oppfølgingspunkter inn i en 7. sans Korriger egne oppfatninger og treningsplan i forhold til den tilbakemelding du har fått Send den skriftlige avtalen til leders leder som også skal signere på avtalen Oppbevar skjemaene som fortrolige dokumenter Være aktiv i støtte og oppfølging og med egen treningsplan gjennom året Aslaug Mikkelsen 2003

Målstyring S – spesifikke mål M – målbare mål A – ansporende mål R – realistiske mål T – tidsbestemte mål E – enkle mål Aslaug Mikkelsen 2003

Balanse mellom utfordringer og ferdigheter I øvre høyere hjørne ser vi en personer som koser seg med balanse mellom krav og kontroll, mellom ferdigheter og utfordringer. For store utfordringer i forhold til ferdighetene fører til angst og bekymring, mens motsatt, for store ferdigheter og små utfordringer fører til kjedsomhet og frustrasjon. Kilde: Kjell Schou Andreasssen Aslaug Mikkelsen 2003

Krav-kontroll-sosial støtte Dette er modellen for hvordan vi ønsker oss arbeidslivet.Får vi dette til - ved hjelp av organisering, ledelse, tiltak for godt arbeidsmiljø og trivsel, vil resultatet bli godt. Vi skal vise dere tall som sier at denne tilretteleggingen av arbeidet nytter. Aslaug Mikkelsen 2003

Mål, tilbakemelding og prestasjoner Mål uten tilbakemelding gir ikke langtidsvirkning på prestasjoner Tilbakemelding uten mål gir ikke bedre prestasjoner Tilbakemelding er en forutsetning for mestring Fravær av positiv forsterkning fører til passivitet Aslaug Mikkelsen 2003

Kritiske punkter for å lykkes: Helhjertet støtte og oppfølging fra toppledelsen og de ansattes organisasjoner Vilje til å innføre og opprettholde systemet over tid Vilje til å revidere systemet Vilje til å tåle svakheter og at implementering tar tid Oppfølging (systematisk støtte gjennom året) Integrering i andre systemer Opplæring av både ledere og medarbeidere Støtteapparat i stab Aslaug Mikkelsen 2003

Beyond the quick fix! Aslaug Mikkelsen 2003 I dette arbeidet er det bare en ting som gjelder - og det er å bygge stein på stein etter et kart som alle er enige om stemmer med terrenget. Det er dette kartet vi prøver å få i stand i dette prosjektet. Aslaug Mikkelsen 2003

Gruppeoppgave FSG 2.10.07 Hvilke resultater vil du snakke med dine medarbeidere om og hvordan? Hvilken type arbeidsmål utforme sammen med dine medarbeidere? Hvilke andre områder vil du medarbeidersamtalen på ditt institutt/senter skal inneholde? Aslaug Mikkelsen 2003