Mentorordningen ved NHH - Om mentoring Seniorkonsulent Elin Mortensen 18.Juni 2010

Hva vil jeg snakke om? Generell introduksjon til mentoring Suksesskriterier Kompetanser for arbeidet Begreper – Adept/mentee Ulike former for mentoring – vil snakke om moderne mentoring, skiller seg fra det tradisjonelle / USA – med utgangspunkt i mentoring I organisasjoner. Norges åpne lederutviklingsprogrammer (Solstrandprogrammet, AFF Yngre ledere, Ny som leder, Oppdagelsesreiser – et mentorprogram) Skreddersydde bedriftsutviklingsprogram (også samarbeid med NHH og andre partnere) Ledergruppeutvikling Rådgivning, coaching og mentoring Lederkartlegging, organisasjonsanalyser og organisasjonsutvikling Leadership Network - AFF’s internettportal for ledere Ulike nettverk og Lederforum - arena for ledere og fagpersoner som er interessert i ledelse, HR, CSR etc. Tidsskriftet ”NHH Lederbulletin”, bøker i ”AFF Lederbibliotek” MEDLEM i AFF

AFF er i dag en stor leverandør av mentoringprogrammer Åpne mentoringprogrammer Oppdagelsesreise – et mentorprogram, i Oslo, Bergen og Stavanger (ca. 1000 deltakere har vært igjennom) Ledermentor – i regi av Innovasjon Norge (for Reiseliv, Øst, Vest og Nord) Kompetansesenter i Norge 10 års erfaring med gjennomføring av Oppdagelsesreiser, inkl. undersøkelser og stadig forbedringer (overtok fra NHO i 1999) Tett kontakt med internasjonale miljøer (trening av konsulenter) AFF har rettighetene i Norden til de internasjonale standarder for Mentoringprogrammer (ISMPE) Bedriftsinterne mentoringprogrammer: Skanska – mentortrening/mentoringprogram, Norge/Sverige – ledertalenter på høyt nivå StatoilHydro – mentortrening og mentoringprogram, prosjektledere og traineer Politiet, Søndre Buskerud og Vestfold politidistrikter – ledertalenter Oslo kommune – toppledere og rektorer ErgoGroup – mentortrening og mentoringprogram - ledertalenter Kunnskapsringen – Bygg- og anleggsbransjen, ledertalenter Kunnskapsbyen Lillestrøm - ledertalenter Norsk Filmutvikling Posten Norge AS Siemens – traineer Edda Media UiO Telenor Broadcast og Telenor ASA NHO – Global Future Bygd opp mentoring i Norge – startet med NHO?? Oppdagelsesreiser – drevet i 10 år. Mye undersøkelser i starten. Rapporterer om masse læring og utvikling for begge ISMPE – utviklet internasjonale standarder. AFF har fått rettighetene i Norden til standardene (Clutterbuck), så AFF kan gå inn å evaluere.

Hva er moderne mentoring?

Generelt om mentoring Ikke noe nytt! Vår eldste form for læring Satt i system de siste tiårene Ledere lærer og utvikler seg sammen med ledere Lærende allianser – gjensidig læring (læring og avlæring) Erfaringsutveksling Individuelt skreddersydd utviklingsprosess I Odysseen er Mentor navnet på Odyssevs trofaste venn, som han betrodde omsorgen for hus, hjem og sin sønn, Telemakhos, mens han selv dro mot Troja. Gjennom tidene har navnet fått betydningen eldre venn og tro rådgiver. (se og forstå lederrollen, forstå økt kompleksitet) Læring og avlæring Pedagogisk ide GJENSIDIG LÆRING – Mentorene bær forvente å lære selv. – hva skal DU lære? (undersøkelser viser at det er masser av læring) Hvis ikke, blir det en spesiell relasjon med få møter og lite motivasjon. Dette har først fått fokus de senere årene.

Ulike mentorkonsepter Eldre, mer erfaren person og en yngre, mer uerfaren Refreshmentor: omvendt mentorskap Ung og uerfaren mentor – ukonvensjonell – skjev vinkel – stiller andre type spørsmål (Nina Solevåg) 2mentor-konseptet : to likeverdige personer Ingen av partene er forventet å gi eller få mer eller mindre enn den andre parten – forholdet skal balanseres ved at partene skiftevis er mentor for hverandre (Conrad as) Påvirking fra ulike felt. VI driver med lederutvikling, men det er mye annen mentoring der ute også… Kan være utfordrende med studenter, de har ikke særlig jobberfaring. Kan være en stor utfordring ¨for ledere på høyt nivå. Amerikansk mentoring – kun fokus på adeptens læring. Handler mest om rådgivning, særlig innen karriere m.m. Stort potensiale i mentoring: blir ikke allitd hentet ut fordi det blir gjort for enkelt / overflatisk

Den moderne mentor En erfaren person utenfor linjen som hjelper en annen i sin utvikling med henhold til kunnskaper, arbeid og tenkning. Avviker fra tradisjonell mentoring ved at mentor også skal lære! Begrepet mentorskap brukes om opplæring, erfaringsoverføring, gjensidig læring og personlig utvikling.

Hva er mentoring? Hvis du observerer mentoring i aksjon – det du som oftest ser, er noe så enkelt som at to mennesker har en samtale. Samtalene er ofte fokusert, konfidensielle og helst frivillige samtaler, som er ganske strukturert og følger en prosess som skaper læring, gjør det mulig å forbedre prestasjoner og realisere potensialet og personlige ambisjoner Det kan høres enkelt ut, men ikke alle har tålmodighet og egenskaper til å hjelpe personer til å lære på denne måten

Mentoring tar utgangspunkt i adeptens behov Mentor kan være: Samtalepartner/ sparringspartner Inspirator Kontaktbygger Veileder Mentor kan hjelpe til med utviklingen av: Kunnskap, karriere Arbeidsmåter Hensiktsmessig atferd og framferd Hvordan ta beslutninger Forstå organisasjon, kultur og koder Mentor skal hjelpe den andre til å lykkes! Og samtidig forvente å lære selv!

Hva er en adept? Ulike begreper: Adeptens rolle og ansvar: Ordet adept kommer fra latin og betyr ”som har oppnådd”. Adepten er ”den innvidde” Andre begreper er mentee, talent, student, kandidat etc. I AFFs mentoringprogrammer er adepten en person som gis muligheter til å utvikle sine leder- og jobbegenskaper. Adeptens rolle og ansvar: Ta ansvar for eget utbytte Vise initiativ Være forberedt Villighet til å investere tid

Atferd og hjelperoller innen mentoring Dirigerende atferd Coach Rådgiver Målsetting Beskyttende Kritisk venn (Aktiv) Rettleder Tilrettelegger (Aktiv) Utfordrer rollemodell Samarbeider Læring Støtte Karriere veileder ”Brobygger” Lytter Mål Coaching her handler om dirigerende, aktiv rolle med fokus på prestasjonsforbedringer og jobbferdigheter. I større grad mer utfordrende enn veileder-rollen, som her er mer passiv og støttende UTFORDRINGER Det er viktig for en mentor å kjenne til grenseganger og sine egne begrensninger. Mentorer kan ikke forventes å skulle håndtere enhver situasjon og de blir potensielt farlige hvis de tror at de kan det. Mange ledere utvikler raskt en vane om å handle som ledere er forventet å handle (avhenger av kultur og lederkompetanser, alder, kjønn og personlighet, men du kan være sikker på at det vil være lederstil-vaner OBS! Ansvar – overansvarlighet (prestasjonsangst) – vil så gjerne hjelpe) Kritikerpanel Katalysator Skape tilfeldige kontakter (Passiv) Mentor- atferd Terapi (Passiv) Ikke -mentor atferd Nettverksbygger Veileder Lite dirigerende atferd/ Bygge selvtillit Inspirert av D.Clutterbuck

Kommunikasjonsferdigheter Ikke styrende fortelle instruere rådgi veilede tilbakemelde foreslå stille spørsmål som øker bevisstheten oppsummere spissformulere reflektere lytte for å forstå utfordre PUSH løse noens problem for dem PULL hjelpe noen til å løse deres egne problemer Styrende

Et typisk mentoringprogram i AFF Forberedelser Mentor Master Class Startsamling Adeptsamling Underveis-samling 1 Avslutnings-samling Definere målgruppe Intervjue deltakere Utarbeide mentorprofil Søke etter mentorer Kontrakt Kobling Utarbeiding av målsettings-dokument (adeptene, etter samtale m. nærmeste leder) Møte med mentorene Om mentoring og mentorrollen Ferdighetstrening Kommunikasjon og lytting Faser i mentoring Nettverk ml. mentorene Møte mellom adept og mentor Om mentoring Bli kjent Grupper og øvelser Introduksjon til veiledning Trening på veiledning Faser i mentoring Fokus på utvikling av relasjonen Målsetting og læring Erfarings-utveksling Hva er en god adept? Visjon Nettverksbygging mellom adeptene Erfaringsutveksling mellom alle Erfaringsutveksling mellom adepter og mentorer Betydning for den enkelte - hva har vi oppnådd? Oppsummering og evaluering av programmet Lukking av relasjonen Avslutnings-middag Evt. underveis-samling 2 Trenger tid for å bygge opp en relasjon Evaluering og tilbakemeldinger Erfaringsutveksling Nettverk – en rolle Min utviklingsplan Møter i relasjonen, ca. 10-12 møter (á ca.2-3 t.) ila. 1 års varighet Bruk av rolleanalyse, tester m.m. underveis

Samlingene Hensikt: Fokus på adeptrollen Fokus på mentorrollen Kommunikasjonstrening Erfaringsutveksling Prosessuell støtte og utfordring Nettverk

Hvorfor samlinger? “The most successful in-company mentoring programs train both mentors and mentees and at least provide a detailed face-to-face briefing for line managers. The figures are stark. Without any training at all, less than one in three pairings will deliver significant results for either party. Training mentors alone raises the success rate to around 65%. Training both and educating line managers about the program pushed the success rate above 90%, with both parties reporting substantial gains.” Kilde: David Clutterbuck 10

Hva gjør gode mentorer? Et ambisiøst prosjekt i EMCC-regi går ut på å kartlegge hva som karakteriserer effektive utviklingsrelasjoner: Gode mentorer: etablerer tillitt og tilstedeværelse holder tilbake egne erfaringer inntil adepten selv har utforsket temaet tilstrekkelig oppsummerer underveis og lar adepten oppsummere til slutt utfordrer og støtter etter behov snakker mindre enn 20 % av tiden bruker gode, utforskende spørsmål gir råd når det er passende bruker aktivt pauser for å sikre refleksjon Ask, not tell – habit: Det handler om 75 % stille spørsmål, 20 % gi svar og bare 5 % dele forslag/direkte rådgivning Husker å slå av mobiltelefonen før møtet starter Husker å slå av /sette bort PC´en før møtet starter Avlyser aldri møter uten at det er svært gode grunner til det Passer på å ha blikk-kontakt og viser interesse Rollemodell - er et godt eksempel for god ledelse i enhver situasjon

Kompetanser og egenskaper hos både mentor og adept påvirker utbyttet Nyere undersøkelser viser også at det er gjensidige kompetanser som får betydning for effektive relasjoner: Egenskaper/kompetanse som øker utbyttet: Artikulasjon (evne til å sette ord på / språk – læring gjennom samtale) Lytting Respekt for hverandres intellekt, verdier, erfaringer Analytiske evner Klarhet rundt mål Utfordre hverandre (oftest klager her fra adept) Selvbevissthet Forpliktelse / holdning til å lære Refleksjon (også i forberedelser / etterarbeid) Prosesskompetanse Ask, not tell – habit: Det handler om 75 % stille spørsmål, 20 % gi svar og bare 5 % dele forslag/direkte rådgivning Husker å slå av mobiltelefonen før møtet starter Husker å slå av /sette bort PC´en før møtet starter Avlyser aldri møter uten at det er svært gode grunner til det Passer på å ha blikk-kontakt og viser interesse Rollemodell - er et godt eksempel for god ledelse i enhver situasjon

Suksesskriterier Tålmodighet / skuffelse Hvem som deltar (egenskaper/kompetanser) Motivasjon (særlig hos mentor) Par-sammensetningen (kobling/trygghet) Avklaring av forventninger (krav/forpliktelser) Fellessamlinger (trening og erfaringsutveksling) At man møtes regelmessig Åpenhet og fortrolighet (spilleregler) Adepten må vite hva han/hun vil med relasjonen (målsettinger) Struktur og innhold (forberedelse/ oppfølging) Forankring og tillitt (internt i bedrift/samarbeid m. leverandør) Tålmodighet / skuffelse Agenda/refleksjonsnotat Organisatorisk perspektiv – forankring Potensialet i mentoring blir ikke alltid hentet ut, fordi det blir gjort for enkelt/overflatisk

Internasjonale standarder for mentoringprogrammer (kortfattet) Programmene skal ha klare mål og en tydelig struktur Deltakerne skal gjennomgå trening for å forstå og være bevisst hva mentoring er og sine respektive roller Det skal være prosesser for utvelgelse og kobling Det skal være prosesser for evaluering Programmet skal følge etiske retningslinjer Programmet skal ha en profesjonell administrasjon (Kilde: AFF/ISMPE)

Utbytte av mentoring Hva får man igjen? Basert på internasjonal forskning (EMCC, Clutterbuck, Oxford etc.), og AFFs evalueringer gjennom 10 år (stor grad av samsvar)

Resultatområder for adepter Trygghet som leder Personlig utvikling Bevisstgjøring av egne verdier Innsikt i andres tenkemåte Hjelp til tyngre oppgaver Synliggjøring i egen organisasjon Ringvirkninger i egen organisasjon En å reflektere med, tenke høyt med Ringvirkninger: Setter i gang prosesser ved at adepten blir tydeligere og mer bevisst.

Hva kan mentorer få igjen? Personlig utvikling Økt selvinnsikt Bevisstgjøring av egne verdier Innsikt i andres tenkemåte Utbytte i egen jobb Gleden av å bidra i andres vekst og utvikling Anerkjennelse og status UNDERSØKENDE DIALOG GAVNER OGSÅ PRIVATFRONTEN Nyere forskning – først fått fokus de siste årene (moderne mentoring) Mentoring kan også gi utbytte på privatfronten

Mentors kompetanse Selv-bevissthet (forstå seg selv) Å forholde seg til andre Kommunisere Forpliktelse for egen læring Utvikle sin mentorkompetanse Sans for humor/proporsjoner Ønske om å utvikle andre Bedrifts/profesjonell forståelse Begreper/ kunnskap/modeller Klare mål, hva vil du ha ut av mentorskapet? Adferdsforståelse (forstå andre), interesse for andre, empati

Metakommunikasjon Å snakke om hvordan vi snakker Evnen til å reflektere rundt egen praksis Eksternaliserer mønstre og fenomener Gjør det mulig for oss å forbedre samhandlingsformen vår - Hva skapte en god prosess? - Hva hindret en god prosess?

Tips for videre arbeid

Kontrakt – for mentor og adept Vi har satt opp følgende punkter i vår samarbeidskontrakt: 1 ……………………. 2 ……………………. 3 ……………………. 4 ……………………. 5 ……………………. 6 ……………………. 7 ……………………. 8 ……………………. Dato: Mentor (sign) Adept (sign)

Hvor krevende er det å være mentor? DON’T TRY TOO HARD! Slapp av Gjør det enkelt Vær tilstede - og lytt!