Studieledernettverket 15. februar 2019 Studieseksjonen på jus

Særtrekk ved jus: Er et lite fakultet Ligger i sentrum Administrerer 8 studieprogrammer Hoveddelen av undervisningen og alt av eksamen er sentralisert på fakultetsnivå Inndelt i en studieseksjon og en eksamensseksjon

Studieseksjonens ansvarsområder: Opptak og studieveiledning si-fra systemet Oppfølging av studenter med særskilte behov Infosenter Læringsmiljø Kvalitetssikring og evaluering

Ansvarsområder fortsetter: Undervisningsplanlegging: master i rettsvitenskap og 3 internasjonale mastergrader Internasjonalisering – innreisende og utreisende studenter, avtaleinngåelser Koordinator for studieadministrative systemer på fakultetet: FS, TP, Canvas, Ansvar for digitale læringsformer

Hvordan vi jobber: Én undervisningsplanlegger for hvert studieår med ansvar for alt på sitt studieår, tilsvarende eksamensplanleggere i eksamensseksjonen Én administrerer 3 internasjonale mastere med samarbeid med tre institutter Mye samarbeid på tvers innenfor studie og eksamensfeltet Informasjonsdeling med infosenteret Utenlandskonsulenter samarbeider med faglig ansvarlig for internasjonalisering

Hvordan vi jobber forts: Møter : - Interne i administrasjonen - Med vitenskapelige - Med studenter Arbeidsstuer

Endringer innført i 2019: Etablert en koordinator-stilling for alle studieadministrative systemer: FS, TP, Canvas. (før ca 50% stilling) Koordinator har ansvar for digitale læringsformer bla. ta i bruk nye funksjoner i Canvas og sørge for oppfølging av lærere Ansvar for årshjul og felles rutinebeskrivelser

Endringer innført i 2019 forts: Avdelingsleder ansatt som leder for infosenteret med personalansvar for medarbeiderne på Infosenteret Ansvar for studiestart og samarbeid med studentforeningene

De 3 viktigste utfordringer fremover: 1. Lage nye felles rutiner for undervisningsplanlegging: Undervisning planlegges for to semestre av gangen, og lærere orienteres om et 3. semester. Innføre felles rutiner for undervisningsplanleggere Stramme inn i tilpasninger for den enkelte lærer: tid og sted for undervisning Benytte automatikk i systemene Få inn møter/forskningsfri tidligere Unngå endringer av allerede oppsatt undervisning

Utfordringer fortsetter: 2. Å etablere en ny førstelinje i nytt bygg: Samle Biblioteket, IT-støtte og Infosenteret i en felles førstelinje fra 1.1.2020 Ivareta oppgaver for instituttresepsjonene Ulike åpningstider og ulike kjerneoppgaver Ta i bruk mer digitale muligheter

Utfordringer forts. 3. Effektivisere arbeidsprosesser: å følge opp og sørge for god implementering på fakultetet av prosesser som er i gang på UiO (program for administrativ forbedring og digitalisering av tjenester) Standardisering krever endring!

Utfordringer forts: Store endringer samtidig som vi skal redusere bemanning fremover Sannsynlig at fakultetet skal samle all studieadministrasjon fra instituttene til fakultetet fra 1.1.2020

Gjennomgang av arbeidsprosesser på jus: Sikre gode administrative tjenester med høy kvalitet på hele fakultetet gjennom en målrettet ressursstyring og ressursutnyttelse, og at alle enheter har en hensiktsmessig bemanning ift oppgavene

Utvalgte prosesser: Arrangementsstøtte Stipendiatoppfølging: sett på ansattdelen, nå kartlegge phd utdanningen Gjennomføring av eksamen, standardisering og forenkling, nå i gang med kartlegging av eksamensseksjonens oppgaver Produksjon av videoer til undervisningsformål Studieadministrasjon