Studieseksjonen ved UV

Presentasjon om: "Studieseksjonen ved UV"— Utskrift av presentasjonen:

1 Studieseksjonen ved UV

2 Studieseksjonen Drøyt 8 årsverk totalt (fordelt på 12 personer)
I tillegg timelønnede studentmedarbeidere på ulike arrangementer og prosjekter Del av fakultetssekretariatet. Drøyt 2 årsverk knyttet til UV-studieinfo (inkl deltider og ringevikarer) 2 årsverk knyttet til eksamenskontoret Studiewebredaktør, rekrutteringsansvarlig Internasjonaliseringskoordinator Rådgiver Seksjonsleder Blandet rolle: serve dekanatet, fellestjenester, koordinere, forvaltning

3 UV-studieinfo Åpent 11-15 mandag-fredag
Førstelinje for alle studenter/søkere eller andre med spørsmål om våre studier (opp til master) – fellestjeneste for enhetene Tar i mot og registrerer politiattester i FS (anslagsvis 1000 i året) Bekreftelser og karakterutskrifter Bidrar under ulike arrangementer som Åpen dag etc En av de ansatte har ansvar for lesesal (fordeling av faste plasser på felles masterlesesal + en mindre lesesal i samarbeid med Tilretteleggingstjenesten) Arrangerer også kandidatmarkeringer for ferdige masterstudenter Koordinator koordinerer studiestart, samarbeid med karrieresenteret, faglig-pedagogisk dag ++ og er fakultetets læringsmiljøkontakt

4 Eksamenskontoret Ansvar for skoleeksamener Behandler godkjenningssaker
Skriver ut vitnemål Tilrettelegging til eksamen Behandler andre saker knyttet til eksamen, samt dispensasjonssøknader FS-koordinator Inspera-koordinator

5 Og resten av oss  Rådgiver Internasjonaliseringskoordinator
Studiewebredaktør/rekruttering Seksjonssjef Rådgiver: Saksforbereder saker til studieutvalget, skriver vedtakene, gjør en del FS- og vortexarbeid knyttet til emner/programmer Saksbehandler tyngre studiesaker (klagesaker, fuskesaker) og høringssaker på studiesiden Kvalitetssystemet Masteropptakskoordinator Rådgir instituttene i ulike studiesaker Urkund-superbruker Internasjonaliseringskoordinator: Studentutveksling (inn- og utreisende) Veiledning, informasjon, nett Godkjenning av utenlandsk utdanning Forvaltning av avtaler Rådgivning innenfor internasjonalisering Studiewebredaktør/rekruttering: Studiewebredaktør Rekruttering, inkl Åpen dag Ulike prosjekter knyttet til rekruttering/likestillings- og mangfoldstiltak (skolebesøksordning, veiledning i akademisk skriving for minoritetsspråklige, mentorordning mannlige studenter, guttedag, akademisk skriveuke) Seksjonssjef: Leder studieseksjonen Sekretær i studieutvalget og for STYLE, samt for dekanens lunsjmøter med studentene Noe saksbehandling + back up på noen saksfelter Utviklingsoppgaver på studiefeltet Studieledermøter og studiekonsulentmøter Noe arbeid med statistikk/studiedata Beredskapskoordinator

6 Koordinator/superbrukerroller
Masteropptak FS Inspera Urkund Studiestart Åpen dag, faglig-pedagogisk dag ++ For Canvas og TP ligger koordinatorrollene på en av superbrukerne på institutt.

7 Hvordan jobber vi (sammen)?
Jobber med veldig ulike ting = jobber ulikt. Åpen dør, lav terskel for å spørre hverandre. Noen klare «team»: UV-info og eksamenskontoret. Rådgiver – eksamenskontoret Rådgiver – seksjonssjef Studieweb/rekruttering – UV-info Internasjonaliseringskoordinator – rådgiver/eksamenskontor Seksjonssjef - alle Men samtidig: hektisk, tar man seg tid til å spørre? Sitter på enekontor eller to som deler, ikke landskap.

8 Interne møter Seksjonsmøter månedlig Eksamensmøte annenhver uke
Regelmessige infosentermøter Korte avtalte en-til-en samtaler uten satt agenda Ad hoc-møter ved behov, og lav terskel for å diskutere saker med hverandre i hverdagen Seksjonssjef har ukentlige møter med studiedekan For flere er nettverk og kontakter utenfor seksjonen viktige i det daglige arbeidet.

9 Litt om arbeidsdeling på enkelte felt
UV-studieinfo er førstelinje for studier for hele fakultetet (opp til masternivå). phd – ligger under forskningsadministrasjon (men vi bidrar med FS-kompetanse) Opptaksarbeidet foregår først og fremst på UiO- eller instituttnivå. Vi er inne og koordinerer i masteropptaket, og koordinerer arbeidet med opptaksrammer etc.

10 Arbeidsdeling fortsetter
Eksamensarbeidet er delt, slik at fakultetet håndterer skoleeksamen, og instituttet har øvrige eksamener. (Men krever tett samarbeid). Tilrettelegging av skoleeksamen + permanent tilrettelegging til eksamen behandles på fakultet, tilrettelegging i studiehverdagen og øvrige eksamener på institutt

11 Arbeidsdeling fortsetter
Godkjenning av ekstern utdanning saksbehandles av fakultetet, instituttene gjør faglige vurderinger ved behov Undervisningsplanlegging gjøres av instituttene – TP-koordinator for fakultetet er en av instituttbrukerne.

12 Koordinering mellom nivåene
Mye koordinering av det studieadministrative arbeidet foregår via studieledermøtet Noen ganger løftes ting til kontorsjefene, eller til dekanatet dersom det er behov for dette (type nærmere regler etc). Dialog i det daglige mellom studiekonsulenter og studieseksjonen

13 Utfordringer Sårbarhet – få personer skal dekke mange roller/mye ulik kompetanse og delta i mange nettverk. Folk kan lett bli stående for alene med et felt/oppgave. Hvordan rigge seg godt for større endringer innenfor arbeidsfeltene våre? Forventningsavklaring/arbeidsdeling innenfor arbeid med utveksling