Effektivisere og forenkle

Presentasjon om: "Effektivisere og forenkle"— Utskrift av presentasjonen:

1 Effektivisere og forenkle
Studieledernettverk Juni 2018

2 Studieadministrasjon
Sterkere fokus på utdanning og utvikling av denne, InterAct, kvalitetsmelding, studentrettigheter, forventninger, digitalisering , regelverk vs utvikling,…. Fakultetsadministrasjonen merker økt belasting. Instituttene merker økt belastning. Utvikling og nye verktøy gir oss endringsutfordringer: gjøre andre ting, se ting på en ny måte, nye samarbeidskonstellasjoner, prioritere, utnytte ressursene godt, nye verktøy, nye prosesser, … Si Fra, klager, jurist og studentombud innført noe nytt på godt og på vondt. Vi vil utvikle – rettighetsfokus.

3 Effektivisering, forenkling og digitalisering av arbeidsprosesser
Forenkle Effektivisere Effektivisere: se oss rundt og velge egnede verktøy, forenkle= lean Digitalisere kan være en helvetes utfordring: kan gi kvalitet men ikke nødvendogvis effektivisering eller det er nettop det det kan gjøre Digitalisere

4 What to do? Selvinnsikt, selvledelse, samarbeid og kultur + Gode og effektive arbeidsprosesser og rutiner = God studieadministrasjon De fleste arbeidsprosesser involverer minst to nivåer og noen ganger tre samt ulike ansattegrupper. Ansetter studieadm – digital eksamen ikke effektivisering. Utvikler faglig og profesjonell kompetanse – og bygger kultur. Kan ikke knekke folk: for lute folk og for dårlig kompetanse da nytter det ikke med selvinnsikt etc. Kompetanse Ressurser

5 Driftsorganisasjon med mange prosesser
STUA møter UiO nettverk Studadm møter Vitnemål Tilrettelegging Undervisningsopptak Eksamen Gradfangst Dialogmøter Opptak bachelor Nye emner og endringer eHMS, MNSES, Kommunikasjonskurset FS rapportering Nettsider Godkjenning av internasjonal utdanning Timeplanlegging Studentforeninger Vi har mye drift – og til dels krevende og kompleks drift. Årshjul – prosesser som går nådeløst. Det er få standard svar og prosedyrer. Og det er viktig med utvikling av driften. Det snakkes på kryss og tvers. Digitalisering. STUA – møter Bidratt på møter med STUT Bidratt i nettverk Bidratt i sentrale prosjekter: dig ex Tenketorsdager, REAL undervisning INTPART Science for society REAL karriere Internasjonaliseringsseminar Programseminarer Tilrettelegging STUA seminarer Velkomstarangementer Indikatorer Opptak internasjonale mastersøkere Disputaser Studiestart Studiekvalitet Opptak ph.d. Godkjenning av norsk utdanning Si Fra systemet Klagesaker Veiledninger Programseminarer

6 Spørsmål til gruppearbeid
1 - Hvilke arbeidsprosesser er ressurskrevende og har et potensiale for effektivisering/forenkling?? 2 – Hvordan kan vi utnytte digitale verktøy bedre i våre arbeidsprosesser? 3 - Hvordan legger vi opp arbeidet med å velge ut arbeidsprosesser, gjennomgang av disse samt å foreslå nye rutiner? Samsnakk i 20 min

7 Arbeidsgruppe for masterstudiet
Likere rutiner på instituttene for de samme prosessene En del utskifting i stillinger uten god nok overlapp og opplæring Tar det opp på kontorsjefmøte Erfaringsutveksling MN og andre MNT institusjoner STUA nettverk MNT seminar Prøver oss fram med eksamen og godkjenning Løsning for å abonnere på møter og arbeidsprosesser

8 Nasjonalt masteropptak Emneplanlegging på nett
Ephorte + FS RT + Epost Vortex + FS Nasjonal vitnemåls-database Opptaksweb phd Dette er de store prosessene som vi ser at hadde spart oss for mye (både vit og adm) tid og krefter. Masteropptak: detaljerte regelverk for behandling og svar. Alle skal ha en redegjørelse for hva de mangler. Selv ufullstendige søknader. Månedsverk!! Emneplanlegging på nett: NTNU utviklet