Veileder for innplassering av ansatte Prosjekt virksomhetsoverdragelse.

Intensjon med veilederen Redegjøre for rettslige begreper og tillitsvalgtes rolle i innplasseringsprosessen. Beskrive prosessen med innplassering av ansatte i nye Stavanger i forbindelse med kommunesammenslåingen. Verktøy for direktører og ledere i innplasseringsprosessen. Tilrettelegge for forutsigbarhet for ledere og ansatte.

Innledning Virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven kap.16 Automatisk videreføring av arbeidsforholdet hos ny arbeidsgiver Ingen ansatte bli sagt opp som direkte følge av kommunesammenslåingen, men noen vil få endringer i ansettelsesforholdet. Dersom stillingen faller bort, vil kommunen søke frivillige løsninger, eventuelt gå til endringsoppsigelse med tilbud om endret eller annet arbeid ved sammenslåingen Ansatte beholder sine lønns- og arbeidsvilkår som følger av tariffavtale Ansatte som går over til lavere lønnet stilling vil ha rett til å beholde sin nåværende lønnsplassering Arbeidsgiver v/leder skal aktivt involvere tillitsvalgte og sikre at medbestemmelse blir ivaretatt i tråd med hovedavtalen og AML. Omfatter også kommunale foretak Virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven kap.16 Automatisk videreføring av det etablerte arbeidsforholdet hos ny arbeidsgiver Ingen ansatte bli sagt opp som direkte følge av kommunesammenslåingen, men noen vil få endringer i ansettelsesforholdet. Dersom stillingen faller bort, vil kommunen søke frivillige løsninger, eventuelt gå til endringsoppsigelse med tilbud om endret eller annet arbeid ved sammenslåingen Ansatte beholder sine lønns- og arbeidsvilkår som følger av tariffavtale Ansatte som går over til lavere lønnet stilling vil ha rett til å beholde sin nåværende lønnsplassering Arbeidsgiver v/leder skal aktivt involvere tillitsvalgte og sikre at medbestemmelse blir ivaretatt i tråd med hovedavtalens del B § 1-4, og AML § 8-2. Omfatter også kommunale foretak

Utvalgskrets Kriterier for utvelgelse kan være type stilling, stillingens grunnpreg, og ansvarsområde. TUP prosjektene kan også være naturlig utgangspunkt for avgrensning. Utvalgskrets skal drøftes med prosjekttillitsvalgte på direktørnivå og det anbefales at det oppnås enighet med de tillitsvalgte. Utgangspunktet er at hele den nye kommunen er et utvelgelsesområde, men dette vil kunne skape praktiske problemer ved kommunesammenslåingen og ved innplassering. Anbefales det at det velges et snevrere område for å unngå at innplasseringen blir for komplisert ved at den berører flere ansatte enn nødvendig

Overtallighet eksisterer i realiteten ikke før 1.1.2020, men vi bruker begrepet foreløpig overtallig Ansatte i utvalgskretsen gjennomgår kartleggingssamtale Ansatte som ikke blir innplassert er foreløpig overtallige Ansatte som blir definert som foreløpig overtallige vil bli vurdert for annet passende arbeid Annet passende arbeid er ledige stillinger som ingen innehar i kommunene som slås sammen, jfr. ansettelseskontroll, naturlig avgang mv. Hele kommunen vil bli vurdert. Overtallighet eksisterer i realiteten ikke før 1.1.2020, men vi bruker begrepet foreløpig overtallig. Ansatte i utvalgskretsen gjennomgår kartleggingssamtale med ny leder. Ansatte som ikke blir innplassert er foreløpig overtallige. Ansatte som blir definert som foreløpig overtallige vil bli vurdert for annet passende arbeid. Annet passende arbeid er ledige stillinger som ingen innehar i kommunene som slås sammen. Ansettelseskontroll, naturlig avgang mm. Hele kommunen vil bli vurdert.

Kriterier for innplassering Ansatte innplasseres i stillingene etter følgende avtalte kriterier: Kompetanse (formalkompetanse og realkompetanse) Personlig egnethet (innsats, samarbeidsevne, resultater, mv.) Ansiennitet (tjenesteansiennitet) Kompetanse og personlig egnethet er avgjørende og vil telle likt, og der ansiennitet avgjør under ellers like vilkår. For lederstillinger innebærer personlig egnethet bl.a. lederegenskaper, ledererfaring og målbare resultater. Se lederprinsipper for nye Stavanger. Ansiennitet forstås som tjenesteansiennitet og regnes fra siste faste ansettelse i Stavanger, Rennesøy eller Finnøy eller fra dato for midlertidig ansettelse når arbeidsforholdet gikk direkte over til fast ansettelse Informasjon vedr. kompetanse, personlig egnethet og ansiennitet innhentes gjennom kompetansekartlegging, kartleggingsskjema og evt. referansesjekk fra tidligere/nærmeste ledere .   Ansatte innplasseres i stillingene etter de avtalte kriteriene som kompetanse, personlig egnethet, og ansiennitet. Kompetanse og personlig egnethet er avgjørende og vil telle likt, og der ansiennitet avgjør under ellers like vilkår. Med kompetanse forstås her både formalkompetanse og realkompetanse. For lederstillinger er utvelgelseskriterier personlig egnethet, lederegenskaper, ledererfaring og målbare resultater. Nye ledelsesprinsipper Ansiennitet forstås som tjenesteansiennitet og regnes fra siste faste ansettelse i Stavanger, Rennesøy eller Finnøy eller fra dato for midlertidig ansettelse når arbeidsforholdet gikk direkte over til fast ansettelse

Rettskrav Dersom en nyopprettet stilling medfører en vesentlig grad av videreføring av en bortfalt stilling vil tidligere innehaver av stilling kunne ha rettskrav på stillingen. Ledere må vurdere konkret i forhold til stillingens innhold før og etter sammenslåingen om det foreligger rettskrav. Endring av stilling som følge av nye ansvarsområder, ledelsesnivå, størrelse på område, kompetansekrav, antall ansatte eller tilsvarende, vil være relevante vurderingsmomenter. Dersom en ansatt har rettskrav på stillingen, må vedkommende plasseres inn i det fremtidige organisasjonskartet i denne stillingen. Den ansatte er også selv ansvarlig for å fremme krav om rettskrav, senest i kartleggingssamtale med ny leder. Ikke et begrep som er benyttet i AML, men er nærmere definert gjennom rettspraksis. Dersom en nyopprettet stilling medfører en vesentlig grad av videreføring av en bortfalt stilling vil tidligere innehaver av stilling kunne ha rettskrav på stillingen. Ledere må vurdere konkret i forhold til stillingens innhold før og etter sammenslåingen om det foreligger rettskrav. Endring av stilling som følge av nye ansvarsområder, ledelsesnivå, størrelse på område, kompetansekrav, antall ansatte eller tilsvarende, vil være relevante vurderingsmomenter. Dersom en ansatt har rettskrav på stillingen, må vedkommende plasseres inn i det fremtidige organisasjonskartet i denne stillingen. Den ansatte er også selv ansvarlig for å fremme krav om rettskrav, senest i kartleggingssamtale med ny leder.

Endring i stilling Søke frivillige løsninger med de ansatte om endringene i arbeidsforholdet. Skriftlig avtale Behøver ikke være en stilling med samme ansvars- og lønnsnivå, men den ansatte beholder sin lønn som en personlig ordning. Det skal tilstrebes å tilby en stilling som er så lik som opprinnelig stilling som mulig. Ved vurderingen av om arbeidstaker er kvalifisert for stillingen, skal det tas hensyn til både faglige og personlige kvalifikasjoner. Vurderingstemaet er om arbeidstakeren kan utføre det på en rimelig god måte, selv om andre måtte antas å ville kunne ha utført det bedre. I de tilfeller det ikke oppnås en frivillig løsning må det foretas en endringsoppsigelse. Det Det skal forsøkes å få til frivillige løsninger med de ansatte om endringene i arbeidsforholdet. Ved endring i stilling som ligger utenfor det etablerte arbeidsforhold kan arbeidsgiver komme til enighet med den ansatte om det skal gjennomføres endringer i arbeidsforholdet. Dette krever at den ansatte samtykker til endringene, og at det signeres en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og den ansatte. Søke frivillige løsninger med de ansatte om endringene i arbeidsforholdet. Skriftlig avtale Behøver ikke være en stilling med samme ansvars- og lønnsnivå, men den ansatte beholder sin lønn som en personlig ordning. Det skal tilstrebes å tilby en stilling som er så lik som opprinnelig stilling som mulig. Ved vurderingen av om arbeidstaker er kvalifisert for stillingen, skal det tas hensyn til både faglige og personlige kvalifikasjoner. Vurderingstemaet er om arbeidstakeren kan utføre det på en rimelig god måte, selv om andre måtte antas å ville kunne ha utført det bedre. I de tilfeller det ikke oppnås en frivillig løsning må det foretas en endringsoppsigelse.

Rollebeskrivelser Prosjekttillitsvalgte/tillitsvalgte Være med å drøfte organisering og bemanningsplan for det enkelte direktørområdet Være med å drøfte bemanningsprosessen, og utvalgskrets. Være med å drøfte foreløpig innplasseringen/utvelgelse/annet passende arbeid. Bistå ansatte i samtaler med arbeidsgiver etter behov. Prosjekt virksomhetsoverdragelse Sørge for å behandle innmeldte stillinger under ansettelseskontroll og vurdere om de kan lyses ut evt. om de må holdes ledige for senere innplassering. Ansvar for å holde oversikt over stillingene som holdes ledige og bistå direktør og leder med innplassering av foreløpig overtallige. Bistå direktørene ved fastsettelse av utvalgskrets Prosjekttillitsvalgte/tillitsvalgte Være med å drøfte organisering og bemanningsplan for det enkelte direktørområdet Være med å drøfte bemanningsprosessen, og utvalgskrets. Være med å drøfte foreløpig innplasseringen/utvelgelse/annet passende arbeid. Bistå ansatte i samtaler med arbeidsgiver etter behov. Prosjekt virksomhetsoverdragelse Sørge for å behandle innmeldte stillinger under ansettelseskontroll og vurdere om de kan lyses ut evt. om de må holdes ledige for senere innplassering. Ansvar for å holde oversikt over stillingene som holdes ledige og bistå direktør og leder med innplassering av foreløpig overtallige. Bistå direktørene ved fastsettelse av utvalgskrets

Utgangspunkt for innplassering Direktører er ansvarlig for informasjon ut til ansatte. Kartleggingssamtaler skal avholdes av nye ledere, og vil være aktuelt for alle ansatte som er en del av utvalgskretsen, ref. kartleggingsskjema. I tillegg, og ved behov, bør det innhentes tilbakemeldinger fra tidligere/nærmeste leder/e på all relevant kompetanse hos den enkelte som relevant erfaring og erfaring i tilsvarende stilling, fagkunnskap, resultater, selvstendighet, innsats, samarbeidsevne mv. Arbeidstakers interesse for andre stillinger skal avklares i kartleggingssamtalen. Arbeidstakers synspunkter skal fremkomme i møtet, og arbeidsgiver fører referat fra kartleggingssamtalene som skal godkjennes av begge parter. Kartleggingssamtalene med ansatte i Finnøy og Rennesøy gjennomføres fortrinnsvis på Finnøy og Rennesøy. Direktører er ansvarlig for informasjon til ansatte. Kartleggingssamtaler skal avholdes av nye ledere, og vil være aktuelt for alle ansatte som er en del av utvalgskretsen, ref. skjema. I tillegg, og ved behov, bør det innhentes tilbakemeldinger fra tidligere/nærmeste leder/e på all relevant kompetanse hos den enkelte som relevant erfaring og erfaring i tilsvarende stilling, fagkunnskap, resultater, selvstendighet, innsats, samarbeidsevne mv. Arbeidstakers interesse for andre stillinger skal avklares i kartleggingssamtalen. Arbeidstakers synspunkter skal fremkomme i møtet, og arbeidsgiver fører referat fra kartleggingssamtalene som skal godkjennes av begge parter.

Steg 1: Før innplassering av ansatte Hovedansvar: Direktør Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR-ressurs   Detaljere dimensjonering, kompetansekrav, og roller og drøfte med de tillitsvalgte. Utarbeide stillingsprofiler med kompetansekrav i de tilfeller ny bemanningsplan inneholder stillinger som ikke eksisteres i dagens tre kommuner. Utarbeide utvalgskrets i samarbeid med dedikert prosjekttillitsvalgt. Melde inn ledige stillinger i tråd med ansettelseskontrollen. Melde inn til prosjektet så tidlig som mulig dersom det er ansatte som planlegger å gå av med pensjon, samt hvis det foreligger oppsigelser. Ha oversikt over ledige stillinger som annet passende arbeid innenfor eget direktørområde.

Steg 2: Innplassering av nye ledere Hovedansvar: Direktør Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR – ressurs   Alle ledere i faste ansettelsesforhold, også ledere i permisjon og i vikariat, som er en del av utvalgskretsen skal ha en kartleggingssamtale med ny leder. (Bruk elektronisk kartleggingsskjema) Direktør må avklare om det er ansatte som har rettskrav til ny stilling. Der ansatte kan ha rettskrav skal dette avstemmes med prosjekt virksomhetsoverdragelse v/ leder. Som et resultat av kartleggingen må direktører avklare seg imellom om ledere kan være aktuelle for flere direktørområder. Direktører innplasserer nye ledere foreløpig og med frist 15.mars. Direktører drøfter foreløpig innplassering med dedikerte prosjekttillitsvalgte, og gjennomfører samtaler med de enkelte ansatte. Direktør foretar ny vurdering etter innspill fra tillitsvalgte og ansatte, og foretar endelig innplassering. Direktør/leder melder overtallige ledere til prosjekt virksomhetsoverdragelse v/prosjektleder. Endelige frist for innplassering av ledere er 29.mars.

Steg 3: Innplassering av øvrige ansatte Hovedansvar: Direktør Gjennomfører: Direktør og aktuell leder Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR-ressurs Alle i fast ansettelsesforhold, også ansatte i permisjon og i vikariat, som er en del av utvalgskretsen, skal ha en kartleggingssamtale med ny leder. Bruk elektronisk kartleggingsskjema. Direktør/aktuell leder må avklare om det er ansatte som har rettskrav til ny stilling. Der ansatte kan ha rettskrav skal dette avstemmes med prosjekt virksomhetsoverdragelse v/ leder. Som et resultat av kartleggingen må direktører/aktuelle ledere avklare seg imellom om ansatte kan være aktuelle for flere tjenesteområder. Direktør/aktuell leder innplasserer medarbeidere foreløpig og med frist 31.mai. Direktør/aktuell leder melder foreløpig overtallige ansatte til prosjekt virksomhetsoverdragelse v/prosjektleder. Direktører/aktuell leder drøfter foreløpig innplassering med dedikerte prosjekttillitsvalgte, og gjennomfører samtaler med de enkelte ansatte. Direktør/leder foretar ny vurdering etter innspill fra tillitsvalgte og ansatte, og foretar endelig innplassering, inkludert de foreløpig overtallige. Direktør/ledere skal ha ansvar for å tilby foreløpig overtallige annet passende arbeid med bistand fra prosjekt virksomhetsoverdragelse. Endelig frist for innplassering av ansatte er 28.juni.

Lenker Veileder ligger på nye Stavanger sine hjemmesider, sammen med presentasjon og skjema for kartleggingssamtale: http://nye.stavanger.kommune.no/veileder-for-innplassering-av-ansatte-i-nye- stavanger/

  Foto: Harald M. Valderhaug Bunntekst