Status i programmet nye Kristiansand Nye Kristiansand kommune Status i programmet nye Kristiansand April 2018

Hva skal på plass våren 2018? Administrasjonen har utarbeidet et grunnlagsdokument for etablering av nye Kristiansand. Høringsfristen var 9. april Vi jobber med oversikt over delprosjekt og oppdrag i hvert av de åtte administrative prosjektene. Mandatene til det enkelte delprosjekt skal på plass i løpet av mai Forslag til overordnet administrativ organisering har vært på høring i organisasjonen og skal opp i fellesnemnda 24. april Rekruttering av kandidater til rådmannens ledergruppe er begynt. Kartlegging/intervju fra og med mars/april. Programleders innstilling er klar i midten av mai, og behandles i fellesnemnda 29. mai. Administrasjonen har utarbeidet et grunnlagsdokument for etablering av nye Kristiansand som ble sendt på høring før påske. Dette dokumentet skal  gi oss økt kunnskap om dagens tre kommuner, sikre sammenheng og prioriteringer på tvers av fag og organisatorisk inndeling, sjekke om vedtatte politiske føringer gir gode nok rammer for videre arbeid. Høringsfristen var 9. april kl 10.00. Det jobbes med oversikt over delprosjekt og oppdrag i hvert prosjekt. Mandatene til det enkelte delprosjekt skal på plass i mai Forslag til hvordan overordnet administrativ organisering skal være (selve organisasjonskartet i rådmannens ledergruppe): Skal vedtas politisk 24. april i fellesnemnda Rekruttering av kandidater til rådmannens ledergruppe. Kartlegging/intervju fra og med mars/april. Ansettes av fellesnemnda i mai www.nyekristiansand.no

Administrasjonen har utarbeidet et grunnlagsdokument for etablering av nye Kristiansand som er sendt på høring Vi jobber med oversikt over delprosjekt og oppdrag i hvert av de åtte administrative prosjektene Forslag til overordnet administrativ organisering er sendt på høring (organisasjonskartet som viser rådmannens ledergruppe). Dette skal vedtas politisk 24. april i fellesnemnda Rekruttering av kandidater til rådmannens ledergruppe. Kartlegging/intervju fra og med mars/april. Ansettes av fellesnemnda i mai. Grunnlagsdokument for bygging av nye Kristiansand | Hensikten med dokumentet er å: Gi felles kunnskap om dagens kommuner Forankre delprosjekter som går på tvers av fag og organisasjon Tydeliggjøre politiske føringer for etableringsarbeidet Fremdriftsplan for grunnlagsdokumentet 15. febr. – 19. mars 19. mars – 9. april 10. april - 7. mai 22. mai – 29. mai Utarbeidelse av drøftingsforslag Innspills-runde med tillitsvalgte, vernetjeneste og prosjektstyrer. Drøftingsmøte 9. april Oppdatere grunnlagsdokument på bakgrunn av innspill fra ledere, ansatte og tillitsvalgte Politisk behandling AU/PSU/Fellesnemnd Her ser dere fremdriftsplanen og kvalitetssikringen av grunnlagsdokumentet Hensikten med dette felles grunnlagsdokumentet er å få økt kjennskap til hvordan vi jobber i dag i den enkelte kommune gjennom et felles kunnskapsgrunnlag, forankre delprosjekter som går på tvers av fag og organisasjon sikre sammenheng og prioritering på tvers av fag og organisatoriske inndelinger i det videre arbeidet med å bygge ny kommune, og å tydeliggjøre om de politiske føringene som er lagt gir gode nok rammer for videre arbeid. www.nyekristiansand.no

Overordnet organisering i nye Kristiansand | Litt om prosessen Kartlegging av dagens organisering i alle tre kommuner – sterke og svake sider ved dagens organisering (intervjubasert) To innspills-samlinger der mulige modeller ble vurdert og sammenlignet – inkludert Bærum, Stavanger, nye Asker og Kristiansand Høringsversjonen ble lagt ut på samtlige intranett i de tre kommunene og på www.nyekristiansand.no under For ansatte Innspillsmøte med tillitsvalgte – drøfting 9. april Programleders forslag til administrativ organisering behandles i fellesnemnda 24. april Kartlegging av dagens organisering i alle tre kommuner – sterke og svake sider ved dagens organisering (intervjubasert) To innspills-samlinger der mulige modeller har blitt vurdert og sammenlignet – inkludert Bærum, Stavanger, nye asker og Kristiansand Høringsrunde på foreløpig rapport er sent til tillitsvalgte, ledergruppene og prosjektstyrene. Frist for innspill var 9. april Rapporten fra Agenda Kaupang er lagt ut på samtlige intranett i de tre kommunene og på www.nyekristiansand.no under For ansatte Programmet ba spesielt om innspill på følgende:   -Beskrivende navn på de ulike kommunalområdene - Innspill til hvilke tjenester/ansvarsområder som kan legges til de ulike kommunalområdene www.nyekristiansand.no

Foreslått overordnet administrativ modell Rådmann Oppvekst og læring Direktør Helse og mestring Kultur, frivillighet og innbyggerdialog Miljø, byutvikling og teknisk Samhandling og innovasjon HR og organisasjon Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap Organisasjon, personal og stab Programleders forslag etter høringsrunden som skal behandles i fellesnemnda 24. april Programleder/rådmann utpeker assisterende rådmann blant direktørene for de tre stabsområdene Foreløpig kart ble sendt på høring 19. mars. Nye Kristiansand ba om innspill på beskrivende navn på de ulike kommunal-områdene, samt tjenester/ ansvarsområder som kan legges til de ulike kommunalområdene. Hva som er foreslått lagt til det enkelte kommunalområdet er konkretisert i rapporten som ligger på intranettet i samtlige tre kommuner, samt på nettsiden under For ansatte. www.nyekristiansand.no

Ledernivåer i nye Kristiansand | Tre myndighetsnivåer og tre til fem ledernivåer Nivå 1: Rådmann og direktører er samlet den strategiske ledelsen Nivå 2: Kommunalområdene inndeles i virksomheter (arbeidstittel) ledet av kommunalsjefer. Her kan det være behov for ytterligere inndeling i seksjoner. Nivå 3: Enhetsledere som leder resultatenheter, f.eks. en skole, et sykehjem. Enhetslederne vil ha fullt økonomi, personal og resultatansvar. På nivå 3 vil det være behov for avdelingsledere i flere av resultatenhetene. www.nyekristiansand.no

Fremdriftsplan for rådmannens ledergruppe 12. febr. – 1. mars 2. mars 2. - 14. mars 15. mars 19. mar. – 6. apr. 19. mar. – 10. apr. 19. mar. – 10. apr. 17. apr. – 24. apr. Innledende arbeid Leder-samling Utarbeide ny organisering Leder-samling Innspills- runde Innarb. grunnl.dok. Utarbeide saksframlegg Vedtak Kartlegge alternative modeller Intervjuer Presenta- sjon av alternative modeller Eksterne bidrag Innspill fra RLG-ene, tillitsvalgte og vernetj. Bygger på innspill fra 2. mars Innspill fra RLG-ene 9. mars Presenta-sjon av forslag til ny struktur Innspill Sendes sammen med grunnlags-dokumentet Drøfting 9. april PSU Fellesnemnd 19. mar. - 23. mar 3. apr. - 24. apr. 24. apr. - 2. mai 2. mai - 29. mai Kartlegging Kandidat-profiler Utvelgelse Tilsetning www.nyekristiansand.no

Nå enighet om omstillingsavtalen for ansatte i nye Kristiansand | Godt samarbeidsklima Arbeidet har pågått siden september Arbeidsgiver og tillitsvalgte er nå kommet til enighet Avtalen er signert av rådmennene, programleder og representanter fra de tillitsvalgte Avtalen er viktig for alle ansatte i den nye kommunen Ble feiret med kake i Partssammensatt utvalg 17. april www.nyekristiansand.no

Noen viktige punkt fra omstillingsavtalen Skal sikre forutsigbarhet for ansatte og god medvirkning blant ansattes-representantene Gjelder fra godkjenning i fellesnemnda t.o.m. 31.12.19 Felles partssammensatt omstillingsutvalg skal etableres Ledige stillinger innen administrasjon og ledelse skal først behandles i omstillingsutvalget før utlysning Omstillingsutvalget innstiller til rådmannen i kommunen hvor ledighet oppstår Kompetansekartlegging av nye Kristiansands behov Reglene om virksomhetsoverdragelse gjelder (AML kap. 16) www.nyekristiansand.no

Administrativ organisering og flytting De aller fleste ansatte skal ikke bytte arbeidssted. Alle skoler, sykehjem, barnehager osv. skal fortsatt ligge der de er i dag Kriterier for lokalisering av stedsuavhengige tjenester og administrative funksjoner som  f eks saksbehandlings-oppgaver og forvaltningsoppgaver skal utarbeides i et administrativt delprosjekt  Forslag til neste nivå i organisasjonen og prinsipper for lokalisering av tjenestene som ikke er stedsavhengige finner sted til høsten. De aller fleste ansatte skal ikke bytte arbeidssted. Alle skoler, sykehjem, barnehager osv., dvs. såkalte stedsavhengige tjenester, skal fortsatt ligge der de er i dag Stedsuavhengige tjenester er tjenester som kan flyttes, f eks saksbehandlings-oppgaver, søknadsbehandling og forvaltningsoppgaver. Mange av disse tjenestene er egnet for økt grad av selvbetjening og etter hvert automatisering. Forslag til neste nivå i organisasjonen og prinsipper for lokalisering av tjenestene som ikke er stedsavhengige finner sted til høsten. Mer informasjon om prosessen rundt dette følger senere www.nyekristiansand.no

Ansattes mulighet for påvirkning Ansatte kan påvirke prosessen gjennom å delta aktivt på møter i sin egen linjeorganisasjon, eller ved å kontakte tillitsvalgte. Arbeidstakerorganisasjonene er representert i samtlige prosjektstyrer og i andre relevante arenaer for medvirkning. Tillitsvalgte har vært med på innspillsrunden om grunnlagsdokument og har deltatt i prosessen rundt overordnet administrativ organisering. Ansatte kan påvirke prosessen gjennom å delta aktivt på møter i sin egen linjeorganisasjon, eller ved å kontakte tillitsvalgte. Fagmiljøer kan som ønsker å gi felles innspill til overordnet administrativ organisering kan gå via prosjektstyret for fagområdet eller sende til prosjektsekretariatet v/Eva Ottesen Arbeidstakerorganisasjonene er representert i samtlige prosjektstyrer og i andre relevante arenaer for medvirkning. Tillitsvalgte er med på innspillsrunden om grunnlagsdokument og har deltatt i prosessen rundt overordnet administrativ organisering. Dato for drøfting var 9. april i arena for drøfting www.nyekristiansand.no

Veien videre Straks rådmannens ledergruppe er ansatt starter arbeidet med å tegne ut organisasjonen på nivåene under (og bygging av organisasjonskultur). Dette blir et betydelig omstillingsarbeid Den videre prosessen må gi rom for en grundig utredning og kvalitetssikring av optimal plassering av ulike tjenester. Delprosjektene starter opp – en rekke folk i organisasjonen blir involvert Flytting av tjenesteområder som anses som strategisk/prinsipielle besluttes av fellesnemnda Anders Martinsen Fotografer www.nyekristiansand.no

Omstillingsprosesser = muligheter og utfordringer Alle trenger vi tid til å venne oss til strukturelle endringer - noen av oss trenger mer tid enn andre Kommunikasjonsansvaret går via linja Har du spørsmål rundt prosessen, ta kontakt med din leder Husk at endring også medfører spennende nye muligheter. Grip dem! www.nyekristiansand.no

Nye Kristiansand kommune