IBE430 Forretningsprosesser Begynner på Kap. 6 Integrerte Prosesser (forelesning 9)

7. nov. og 14. nov. bytter plass. Altså: Vanlig forelesning 7.11 Gjesteforelesning 14.11 (starter 1015)

Gjesteforelesning 14.11, kl. 1015-12 Ved innkjøper Gunn Moen, Omya Hustadmarmor AS Omya bruker SAP i hele konsernet Er en del av Omya konsernet med hovedkontor i Sveits https://www.omya.com/ Omya Hustadmarmor AS, Elnesvågen, https://no.wikipedia.org/wiki/Hustadmarmor

… Gjesteforelesning 14.11 Om innkjøpsforretningsprosessen Gunn Moen jobber som innkjøper. Hva gjør en innkjøper? I følge boken? (Se tabell 1-1 side 9) I følge Gunn? Kontering? / Er varen underveis? / Hvordan vet Gunn at PO skal lages? / Antall PO pr. dag / Oppfølging / Ekspedering /Restordrer? / Varetelling? / Rammeavtaler, Prisavtaler: Hvordan vet du hvilke avtaler du har med leverandører? Lag spørsmål til Gunn om arbeidsoppgavene som innkjøper.

Innflytelse på regnskapet / Kontering? Er varen underveis? Hvordan vet du at PO skal lages? Antall PO pr. dag? Oppfølging, Restordrer, Ekspedering? Antall lagerførte artikler? Varetelling? Stemmer saldo i SAP med antall på lager? Rammeavtaler, Prisavtaler: Hvordan vet du hvilke avtaler du har med leverandører? Mest utfordrende?

Integrerte forretningsprosesser Del 1

Integrert? Vi har snakket om integrering tidligere i kurset Et eksempel var 3-way-match i innkjøpsprosessen. Hva er 3-Way-match? Og i definisjonen av et forretningssystem nevnes integrert

Varemottakskvittering Manuell avstemmning av de tre dokumentene Husker manuell, papirbasert 3-way-match fra innkjøpsforretningsprosessen Innkjøps- avdelingen Lager- avdelingen Økonomi- avdelingen Innkjøpsordre … 10 DXTR3000 Offroad sykkel 3,000 30,000 Varemottakskvittering … DXTR3000 Offroad sykkel 10 10 0 Faktura … 10 DXTR3000 Offroad sykkel 3,000 30,000 Match? Manuell avstemmning av de tre dokumentene

Lagerstyrings-system Med 3 fagsystemer (uten ERP system) må 3-way-match gjøres manuelt før regning betales. Dette er en kilde til feil. Som revisor må finne ut av ved gjennomgang senere: Dyrt! Innkjøps- avdelingen Lager- avdelingen Økonomi- avdelingen Innkjøps-system Lagerstyrings-system Økonomi-system Innkjøpsordre Varemottaks- kvittering Faktura

Et ERP system integrerer funksjonsområder og deler data i hele organisasjonen. Avstemming (3-way-match) gjøres automatisk Innkjøps- avdelingen Lager- avdelingen Økonomi- avdelingen ERP-system Innkjøpsordre Automatisk avstemming utført av ERP- systemet Varemottakskvittering Faktura

To sentrale definisjoner (foreles To sentrale definisjoner (foreles. 1 & 2): Forretningsprosess og Forretningssystem En forretningsprosess er en samling aktiviteter som utføres av to eller flere avdelinger for å produsere et produkt eller en tjeneste til en kunde. Et forretningssystem er et IT system som støtter og automatiserer forretnings-prosesser ved å integrere funksjonsområder og dele data i hele organisasjonen. Et funksjonsområde kan sies å være det samme som en avdeling. Å integrere funksjonsområder vil si å knytte sammen aktiviteter som foregår i flere avdelinger.

Canvas ikke et integrert system! Filen IBE430-oblig-08.docx ble lagt inn i katalogen «Filer» I Moduler er det linket til IBE430-oblig-08.docx Rettet en feil i Appendix og laget ny versjon: IBE430-oblig-08-versjon2.docx Hvordan endre i Canvas? Slettet den gamle filen. La inn den nye filen. Modul ble ikke oppdatert. Der står fremdeles den gamle. Når den velges kommer feilmelding: Canvas integrer ikke aktiviteter på tevers av moduler. Må oppdatere linker selv (manuelt). Kan lett glemme noen …

Integrerte forretningsprosesser

Husker eksemplet om Apple og SAP (Fra Business Processes in Practice 1-1 side 3)

Kap 6: Integrerte prosesser Forretningsprosessene anskaffelse, salg og produksjon er nøkkelprosesser for en bedrift Det kan sies at hver av disse enkelt-prosessene er integrerte ved at de henger sammen på tvers av avdelinger (funksjonsområder) I tillegg henger også de tre prosessene sammen F.eks. Selger noe som ikke er på lager, må da kjøpes inn eller produseres, hvis deler mangler må de kjøpes inn. De tre forretningsprosessene henger sammen sammen. De danner sammen en integrert forretningsprosess 15

Integrert – Hva betyr det? Side 124: “We explained that although the individual steps in these processes are executed in different parts of an organization, they are all parts of an integrated business process.”

Kjøpe, Produsere, Selge Eksempler på integrering – at ting henger sammen – integral betyr helhet Innkjøp 3-way-match for innkjøp: PO, Varemottakskvittering, og Innkommende faktura stemmer overens før betaling utføres Produksjon MRP – Material Requirements Planning – Knytter sammen salg av ferdige produkt med innkjøp av deler for produksjon, i.e. Planlegger slik at det er nok deler til å dekke etterspørselen (salg) Salg 3-way-match for salg: SO, Vareutsendelses-dokument (dvs. Packing Slip eller Packing List) og Utgående faktura stemmer overens når betaling mottas evt. når utgående faktura sendes.

Integrerte prosesser og systemer Forretningsprosesser er integrerte! IT-systemet bør også være integrert for å støtte prosessene best mulig. ERP-systemer støtter og automatiserer integrerte forretningsprosesser

… Introduksjon Kap 6: Integrerte prosesser Innkjøps-, salgs- og produksjons forretnings-prosessene ble gjennomgått to ganger: 1: Manuell, papirbasert gjennomgang 2: Med støtte av et ERP-system Kapittel 6 Integrerte Prosesser går vi kun gjennom med støtte av ERP system Uten praktisk øvelse i SAP 19

6.1 Integrated Processes Integrering av innkjøp, salg og produksjon gjenspeiler virkeligheten: Prosessene henger vanligvis sammen Eksempel: Et salg kan føre til produksjon som kan føre til innkjøp (neste lysark) 20

Eksempel Med Salg, Innkjøp eller Produksjon menes forretningsprosessene Salg starter: Kunde bestiller 100 rullebrett Sjekker ferdigvarelageret: det er ikke er nok på lager Salg tar pause Produksjon startes Sjekker delevarelageret: det er ikke er nok på lager Produksjon tar pause Innkjøp startes Innkjøp fullføres Produksjon fullføres Salg fullføres 21

Tegner denne på tavlen … Figure 6.1 side 127

Informasjon om prosesser og ulike typer ordrer Innkjøpsprosessen Purchase Order (PO) Salgsprosessen Sales Order (SO) Produksjonsprosessen Production Order (Prod. O)

The Procurement Process Purchase Order Status Merk: Når jeg kjøper inn en DXTR300 Rød Tursykkel gir SAP en advarsel om at dette er et produkt bedriften pleier å lage selv, dvs. “procured internally” – det “kjøpes” altså fra produksjonsavdelinegn.

The Fulfillment Process Sales Order Status Husker fra øvelse 6 om salg i SAP at du viste Document Flow på slutten:

The Production Process Production Order Status I Produksjonsordren, velg fanen Dates/Qties for å se status, eller velg “i”-iconet i blått fordetaljert status

Integrated Processes Hvordan finne status? Hver ordre gir bare status for sin prosess PO Status gir bare status for innkjøpsprosessen SO status gir bare status for salgsprosessen Prod.Ord gir bare status f or produksjonsprosessen Noen forslag?

Integrated Processes Hvordan finne status? Noen forslag? Må ha noe som er felles gjennom hele den integrerte prosessen Da kan en følge dette og få status

… Integrated Processes Hvordan finne status? Må ha noe som er felles gjennom hele den integrerte prosessen Da kan en følge dette og få status Vi får status ved å følge Produktet! I SAP via Stock/Requirements List: Denne gir status for produktet, f.eks. DXTR3000 Rød Tursykkel

Status til en integrert prosess i SAP Salgsordren gir status for salg Innkjøpsordren gir status for innkjøp Produksjonsordren gir status for produksjon Status for en integrert prosess finnes via produktet i SAP ved: Stock/Requirements List i SAP (MD04)

Stock/Requirements List, 2 eksempler DXTR3300 (mange påbegynte ordrer) DXTR3350 (ingen ordrer)

Velg Hjelp (F1) i SAP for å se hva MRP elementene betyr. F.eks: Material Requirements Planning (MRP) IndReq A planned requirement quantity for a finished product in a period of time. It is not based on sales orders. PldOrd Planned Order Request for a plant to trigger the production of a product, in a specific quantity and at a specific date ProdOrd Production order used for discrete manufacturing

Felles mønster i alle tre prosessene: sentrert rundt en ordre Felles mønster i alle tre prosessene: sentrert rundt en ordre. Forespørsel, godkjenning og levering Salg: Forespørsel fra kunde i stegene: Receive Customer Inquiry, Create and Send Quotation og Receive Customer PO. Godkjenning ved Create Sales Order. Levering ved Prepare Shipment og Send Shipment Produksjon: Forespørsel av de på lageret ved Request Production. Godkjenning av produksjonssjefen ved Authorize Production. Levering: ved Issue Raw Materials, Create Products, and Receive Finished Goods. Innkjøp: Forespørsel fra de på lageret i steget Create Requisition Godkjenning fra innkjøpssjefen ved Create&Send Purchase Order. Levering: Receive Shipment

Antagelser I anskaffelsesprosessen antok vi at innkjøpte varer ble lagt på lager (innkjøp-til-lager strategi) I salgsprosessen antok vi salg-fra-lager strategi I produksjonsprosessen antok vi at delene som alltid var tilgjengelig på lager (produser-til-lager strategi) Lageret knytter altså prosessene sammen (integrerer prosessene), men … 34

…forts. antagelser … Lager koster penger Alternativer … Fysisk lagringsplass Bunden kapital – verdi av varene Planlegging av antall på lager er vanskelig Andre kostnader … Alternativer … For mye varer som skal utgå kan bli vanskelig å få solgt, Feilproduserte varer som ligger på lager må håndteres Ansatte til å håndtere lager 35

…forts. antagelser … Alternativer: Salg-til-ordre Innkjøp-til-ordre Produksjon-til-ordre Lageret forenkler gjennomføring. Uten lager kreves nøye planlegging, svært godt samarbeid, og koordinert gjennomføring. Dette er vanskelig. Det vanligste er derfor å integrere prosessene vha. lager. Kap. 6 viser integrasjon ved bruk av lager. 36

Kap. 6 Integrerte Prosesser baserer seg på: …forts. antagelser Kap. 6 Integrerte Prosesser baserer seg på: Innkjøp-til-lager Salg-fra-lager Produksjon-til-lager Faste ordrestørrelser Fixed-order-quantities: kan være større enn det salgsordren eller produksjonsforespørselen (Planned Order) krever Ofte billigere å produsere et visst antall SAP Finnished Produkt: Read Delux Touring bike DXTR3000 Production Plant: Dallas: DL00 A part Touring Frame Red: TRFR3000 37

Eksempel på Sjekk ferdigvarelager fra SAP salgsøvelsen fortsetter …

… ferdigvarelager for DELUXE TOURING BIKE (BLACK) DXTR1000) Ser f.eks. at Miami Distribution Center (DC) har 50 stk på lager

… delelager for TOURING FRAME (RED) TRFR3000) Ser at Dallas fabrikken (Plant DL00) har 36 røde rammer på lager

Andre forretningsprosesser nevnt i kap 6 Human Capital Management (HCM) Asset Management Page 136 42

… andre forretningsprosesser prosesser mellom bedrifter: Holder rede på eksterne relasjoner for en bedrift Supply Chain Management (SCM) Supplier Relationship Management (SRM) Product Life Cycle Management (PLM) Customer Relationship Management (CRM) 43

Husker The ES application suite fig 2.4 s 35 fra forelesning 2

6 Review Questions - 1 Identify and explain the key steps that integrate the procurement, fulfillment and production processes. Key step: Beslutningspunkt: Sjekk hvor mye som er på lager. To mulige utfall - For lite: Stopp prosessen midlertidig, få tak i mer - Nok på lager: Fortsett prosessen («Go») I modellen integreres prosessene ved hjelp av de nye symbolene Beslutningspunkt og Fortsett prosessen («Go»). (I praksis gjør en dette ved å bruke lageret: kjøp til lager, selg fra lager, produser til lager, …) 45

6 Review Questions - 2 The integrated process requires a company to suspend one process and branch out to another process, and then return to the previous process. How do the people involved in these processes know when to resume a process that was suspended? Les sidene133-134… Arbeiderne kan vite dette ved, f.eks. å sjekke Stock/Requirements list (MD04) menyen regelmessig. 46