- Endelig forslag til ønsketsituasjon

Presentasjon om: "- Endelig forslag til ønsketsituasjon"— Utskrift av presentasjonen:

1 - Endelig forslag til ønsketsituasjon
Workshop 4 - Endelig forslag til ønsketsituasjon

2 Agenda workshop 4 Mål og ønsket resultat Forslag til ønsket situasjon
Diskusjon av hva som kreves for å gjennomføre forbedringer Denne agendaen tar utgangspunt i en 3-4 timers works shop. Vi anbefaler å bruke 30 – 45 min på punt 1-3 og resten på arbeid i grupper og plenum med å tegne opp første versjon av prosessen Vurder å si noe om «spilleregler» i forbindelse med forventninger – du kan som prosessleder ha forventninger til «åpen dialog», «gjensidig respekt», lytte før vi snakker osv Presentasjonsrunde og forventninger til dagens økt Formål og rammer Prosessforbedring – hva, hvorfor og hvordan? Kort om «vår» prosess Mål for prosessen Hvem er den til for? Brukere Hvilke verktøy og arbeidsmetoder vi skal bruke Selve kartleggingen Parvis eller grupper I plenum

3

4 Mål for dagen Jobbe med de identifiserte utfordringene og komme opp med forbedringstiltak Resultat prosesstegning av ønsket situasjon med oversikt over hva tiltakene vil kreve (oversendes prosesseier/styringsgruppe) Mål satt for prosessforbedringen: Eks Redusere tid Redusere kost Øke kvalitet (brukertilfredshet)

5 Endinger kan påvirke ulike områder – sett sammen med modell fra Terje
Prosesser/struktur Mennesker Teknologi Endring i måten arbeidet blir utført på Endring i datakilder eller inputs Endring i rapporter eller outputs Endringer i arbeidsfrekvens Endring i kommunikasjon eller interaksjon Endring som påvirker leverandører eller forhandlere Krav til nye ferdigheter Nye oppgaver Behov for betydelig opplæring/trening Oppgaver som blir tatt bort fra stilling Endring i adferd eller kultur Endring i teknologi som blir brukt for å gjennomføre oppgave Nye eller endret teknisk funksjonalitet Teknisk funksjonalitet som ikke lengre er tilgjengelig The three types of change impacts are defined as follows: Process change impacts are changes in: The way the work gets done Data sources or inputs Reports or outputs The frequency of the work Communication/interaction Will there be a change (in the): Way the work gets done? Data sources or inputs? Reports or outputs? Frequency of the work? Communication or interaction? Impacting customers? People change impacts are changes that: Require new skills to perform activities Require new work Require significant Additional training Eliminate tasks for a position Require a change in behavior/culture Will there be (a): New skill required to perform activity? Additional tasks? Significant additional training required? Tasks eliminated for a position? Change in behavior or culture? Structure change impacts are changes in: Department Accountability / reporting relationship Location where work is performed Will there be a change in: Number of people required? Accountability or reporting relationship? Location where work is performed?

6 Utfordringer fra Nåsituasjonen
Xxxxx Mer diskusjon av utfordringene basert på prosesstegning

7 Prosessoversikt ønsket situasjon
Her limer du inn bilde av ønsket situasjon for prosessen som tegnet etter workshop 3 og viser hvilke tidstyver/hindringer som nå er fjernet.

8 Overordnet oversikt over aktuelle forbedringsområder
Siste gjennomgang av foreslåtte tiltak

9 Oversikt tiltak, ressurser for å iverksette/utvikle og effekter
Hvor raskt kan tiltaket testes? 2 uker, 2 mnd, 2 år Hvor ressurskrevende/er det er det ting som må utvikles, nye rutiner, rpa, opplæring etc? Hvordan måle? Når kan vi begynne å måle/se effekter? Diskuter forbedringene opp mot disse spørsmålene Vurdere utfra prosessens omfang og kompelksitet i tiltak om dette skjemaet skal brukes. Karltegge hva det vil kreves for å gjennomføre forbedringstiltakene i prosessen slik at SG får et best mulig grunnlag for å beslutte mellom tiltan for ønsket situiasjon. Hvor raskt kan tiltaket testes? 2 uker, 2 mnd, 2 år Hvor ressurskrevende/er det er det ting som må utvikles, nye rutiner, rpa, opplæring etc Når kan vi begynne å måle/se effekter?

10 Veien videre Prosesseier får våre forslag til godkjenning
Workshop 5 – planlegging av pilotering/implementering  WS 1 dato WS 2 dato WS 3 dato WS 4 dato WS 5 dato