Strategiseminaret Steinar Holm, Daglig leder IKT Orkidé

 Arbeid med ny strategiplan  Forprosjekt ny organisering  Hvorfor reorganisere  Dagens situasjon  KommIT-benchmark  Styrende prinsipper  Forslag ny organisering  Konsekvenser  Plan for gjennomføring

Gevinstrealisering Standardisering Bruker tilfredshet Samarbeid mellom kommuner Manglende robusthet i drift Krav om digitalisering Kommunereform og forhold til andre regioner

Forprosjektets kartlegging

 Ansvar for drift og sikkerhet vil kreve klarere instruksmyndighet. Stabil drift er svært kritisk, og tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å ivareta kritiske driftsoppgaver i fellespunkt må sikres.  Manglende realisering av gevinster for innførte løsninger i kommunene vil hemme utviklingen og begrense gjennomføringsevnen.  Dagens frivillighetsprinsipp for deltakelse i prosjekter gir en mer kompleks struktur og vil begrense samarbeidsmuligheter og potensial for gevinstrealisering.  Svakheter ved etablert driftsform er knyttet til uavklarte ansvarsforhold  Når det gjelder digitalisering av tjenester viser dagens status at kun et fåtall prosesser oppfyller krav og forventninger.

 Forskjellene kan tolkes på flere måter: ◦ Det er forskjeller mellom kommunene i IKT-effektivitet ◦ Det er forskjeller i hvor stor grad den enkelte kommune velger å satse på IKT-verktøy og digitalisering. ◦ Kommunene har i ulik grad fått rapportert inn alle sine tall i kartleggingsarbeidet.  Sannsynligvis er sannheten en kombinasjon av disse tolkingene.

 Faggrupper drives i tråd med mandat og formål.  20 % stillingsressurs til faggruppeleder oppleves som passe hos de fleste faggruppeledere. Arbeidsmengde varierer veldig ut fra aktivitet i gruppa. Enkelte faggruppeledere (f.eks. Sak/Arkiv) jobber mye mer enn 20 %.  Faggruppene har ulike løsninger for hvordan operativt/utførende arbeid organiseres utenfor møtene. Eksempler på organisering er egne arbeidsutvalg (AU), Driftsteam, ad-hoc tildeling av arbeidsoppgaver eller at faggruppeleder jobber alene.  Det er ulik praksis på møtefrekvens og deltagere. Noen har ekstra, utvidede fagsamlinger. Andre har med flere fra hver kommune etter behov.  Stor tverrfaglighet i enkelte grupper oppfattes både som en utfordring og en styrke.

 Viktige saker løftes og behandles av styret i IKT Orkidé. Dette fungerer tilfredsstillende.  Det er en utbredt oppfatning at kommunene burde ha styrerepresentanter på tilnærmet samme nivå fra egen organisasjon. Med dette menes representanter med nødvendig beslutningsmyndighet, evne til å forankre og gjennomføre vedtak i egen kommune. I dag er det stor variasjon på dette feltet.  En stor utfordring er at det er svært variabel kompetanse/kunnskap og ressurssituasjon i kommunene.  Det eksisterer et behov for samarbeid mellom faggruppene. Slikt samarbeid er i dag lite utbredt, og som regel ad-hoc mellom faggruppeledere.

 Fokus på gevinstrealisering, opplæring og endring i enkeltkommune mangler i de fleste prosjekter. Prosjektene oppleves som fokusert omkring IKT- systemene, og ikke anvendelsen av dem.  Det er svært varierende hvordan faggruppelederne oppfatter at fagsystemforvaltning foregår. Systemforvaltning er ikke formalisert, og det foreligger ingen avtale om hva Driftsteamet skal levere av tjenester.  I enkelte faggrupper opererer faggruppeleder som sentral superbruker/ systemansvarlig. I andre faggrupper har faggruppeleder en større driftsrolle omkring fagsystemet enn det som egentlig er tiltenkt.

Styrker:  Dugnadsånd, engasjement  Takhøyde, faglig samarbeid  Gir stordriftsfordeler  Ser nytten av fagsamarbeid  Robuste og gode fellesløsninger Svakheter:  Samarbeid er tid- og ressurskrevende.  Enkelte tiltak strander pga. konsensusprinsippet. Andre tiltak strander pga. manglende oppfølging av vedtak i enkeltkommuner.  Standardisering og samordning av fagsystemer oppleves som mangelfull. Mange faggruppeledere ønsker seg sterkere grad av standardisering.  Kompetanse og forankring ute i kommunene er en utfordring (jfr. punkt over om styrerepresentant).

 Det er en del ulikheter mellom kommunene  Forskjellene kan tolkes på flere måter: ◦ Det er forskjeller mellom kommunene i IKT-effektivitet ◦ Det er forskjeller i hvor stor grad den enkelte kommune velger å satse på IKT-verktøy og digitalisering. ◦ Kommunene har i ulik grad fått rapportert inn alle sine tall i kartleggingsarbeidet.  Sannsynligvis er sannheten en kombinasjon av disse tolkingene.  Orkidékommunene ligger gjennomsnittlig lavere enn «nasjonalt snitt» på en rekke nøkkeltall.

KS KommIT IKT-kostnads- og modenhetsanalyse

 IKT Orkidés organisasjonsform ser ut til å medføre lave IKT-ledelse- og - administrasjonskostnader.  IKT Orkidé har svak sentral styring og begrenset grad av sentralisering. Dette gir kommunene høy lokal handlefrihet, og gjør det utfordrende å optimalisere tjenestetilbudet.  IKT-samarbeidets kombinasjon av sentrale og lokale løsninger, eksempelvis knyttet til datarom både lokalt og sentralt, ser ut å gå utover helhetsfokus på teknisk arkitektur inkludert infrastruktur og driftsstabilitet.  Frikjøpte ressurser i samarbeidets driftsteam er ikke sentralisert på et felles kontor. Dette gjør det utfordrende å lede personalet og jobbe som et team. Det skaper heller ikke et kompetansemiljø.  Frivillighetsprinsippet for deltakelse i felles prosjekter skaper utfordringer knyttet til standardisering og harmonisering av IKT-tjenester, samt realisering av stordriftsfordeler og gevinster.  Begrenset grad av sentraliserte IKT-tjenester fører til at Surnadal, Sunndal og Kristiansund leverer ulike nivåer på IKT-kvalitet.  Høy grad av lokale løsninger ser ut til å skape høy belastning på IKT-ansatte i de små kommunene. Sunndal påpeker eksempelvis at mange ressurser brukes på brannslokking istedenfor proaktivt og strategisk arbeid.  Felles faggrupper legger til rette for et godt samarbeid rundt IKT på de ulike fagområdene på tvers av kommunene. Gevinstrealisering ute i kommunene ser likevel ut til å fortsatt være en utfordring.

 Øke omfang IKT-driftssamarbeid ◦ Felles brukerstøtte ◦ Felles klienthåndtering ◦ Profesjonalisere tjenester, etablere tjenestenivåer og overvåke disse  Styrke bestillerkompetanse i kommunene  Vurdere grad av lokal handlefrihet og standardisering  Utjevne forskjeller innen digitalisering  Den «perfekte organisering» finnes ikke…

 Mandat § 1: Formålet med IKT ORKidé er å møte felles IKT-utfordringer for deltakerne gjennom innkjøp, implementering og drift av felles løsninger som ivaretar kommunenes IKT-behov, imøtekommer myndighetskrav og gir innbyggerne tilgang til døgnåpne kommunale tjenester.  Telemarksforskning-rapport: «Den jobben som er gjort gjennom IKT ORKidé innebærer at en har tilrettelagt infrastrukturen for å utvide ORKidé til også å bli et utstrakt tjenestesamarbeid, dersom regionen ønsker det.» (…) «Med disse gjennomførte tiltakene ligger det således ingen teknologiske hinder for utvidet samarbeid.»  Ansvar og oppgavefordeling mellom ORKidé og IKT Orkidé for både formelt og uformelt interkommunalt samarbeid må avklares.

 IKT Orkidé skal arbeide for felles standard systemer blant deltakerkommunene, og deltagelse i samarbeid om disse systemene skal ikke lenger være frivillig.

 IKT Orkidé skal i økt grad være en pådriver for digitaliseringsarbeid i kommunene.  Faggruppene i IKT Orkidé må styrkes med kompetanse på gevinstrealisering og endringsarbeid.

 Dagens juridiske organisering (§ 27-samarbeid) beholdes for ledelsen (styringsrollen) og faggruppene (bestillerrollen) i IKT Orkidé.  Interkommunal IKT-drift og brukerstøtte (leverandørrollen) skal organiseres som vertskommunesamarbeid etter kommunelovens § 28 b (administrativt vertskommunesamarbeid).

 Kommunenes styrerepresentanter må være rådmannen eller noen i rådmannens ledergruppe.  Kommunene må styrke egen bestillerkompetanse på IKT-området, og sørge for å beholde nok IKT-ressurser til å ivareta denne.

 En egen, formalisert samarbeidsgruppe for faggruppeledere skal etableres. Dette skal være en arena for å drøfte tverrfaglige problemstillinger, erfaringsutveksling og kompetanseutvikling. I tillegg må det stimuleres til økt samarbeid på tvers av faggrupper generelt.  Faggruppestruktur må henge tett sammen med felles fagsystemer. Det skal eksistere faggrupper på alle områder hvor IKT Orkidé har et felles fagsystem.  Hver kommune skal etablere en intern «Kommunegruppe» for faggrupperepresentanter og styremedlem.

 Det økte aktivitetsnivået for faggruppelederne tilsier en økning i standard frikjøp for denne gruppa med 5 %.

 Felles Servicedesk, med tilhørende ansvar og arbeidsoppgaver for brukerstøtte pr. telefon og epost, skal etableres hos leverandørrollen i vertskommunen.  Felles klientdrift må videreføres og integreres som en del av endret leverandørrolle.  Det må gjøres en vurdering om IKT Orkidé selv skal løse driftsoppgaver omkring felles servere og Fellespunktet.

 Tjenestenivåavtaler (SLA-er) må etableres mellom leverandørrollen og de andre rollene.  Arbeidet i faggruppene skal følges opp tettere av daglig leder.

 IKT-ansatte i leverandørrollen skal være ansatt i vertskommunen og vil frikjøpes til lokalt arbeid i den enkelte kommune.

 En desentral lokalisering anbefales for leverandørrollen. Arbeidssted/oppmøtested for den enkelte IKT-ansatt vil derfor være uendret, selv om arbeidsgiveransvaret flyttes.  § 27-delen av samarbeidet (styringsrollen og bestillerrollen) videreføres som i dag med arbeidsgiveransvar i Sunndal og kontorlokaler på Frei.  Kristiansund kommune skal være vertskommune (etter kommunelovens § 28 b) for leverandørrollen, med kontorlokaler på Frei.  Ny leverandørrolle i vertskommunen må styrkes med ett årsverk til lederstilling.

 «Business as usual», men nye vedtekter og avtaler gjør det mer forpliktende  Standardisering av fagsystemer fortsetter  Sterkere standardisering av IKT-infrastruktur og IKT-arbeidsprosesser  To typer standardiseringsgevinster: ◦ Stordriftsfordeler basert på færre servere, integrasjonsbehov og lisenser, samt innen systemforvaltning. (minst, men enklest å realisere) ◦ Muligheten for annet tjenestesamarbeid (stor, men vanskelig å realisere)

 Lokal vaktordning: Må avtales separat  Brukerstøtte: Ny Servicedesk (SPOC) vil trolig gi en midlertidig nedgang i brukertilfredshet

 Lov om offentlige anskaffelser ◦ Standardisering fagsystemer Hovedregel = Kjøre anskaffelsesprosess Men kan omgås ved bruk av opsjoner ◦ Vertskommune For vertskommunesamarbeid om støttetjenester, er det i dag usikkert om unntaket for horisontalt samarbeid vil kunne komme til anvendelse. Selv om vi ikke kan avvise at unntaket vil kunne benyttes, er det grunn til å være noe forsiktig med å anvende vertskommunemodellen på denne type tjenester. ◦ § 27-samarbeid Samarbeid etter kommuneloven § 27 vil normalt sett opp fylle kravet til kontroll. ◦ Vår konklusjon: Vertskommune kan anvendes ved å ta inn kontorllmekanismer i vedtekter, og fordi styringsrollen er § 27.  Arbeidsmiljøloven (jfr. virksomhetsoverdragelse)

Utvidet saksframlegg bør inneholde:  Invitasjon til kommunene til å delta i omorganiseringen av IKT Orkidé.  Konsekvenser for kommunene dersom de ikke vedtar forslag til ny organisering.  Komplett kostnadsbilde for den enkelte kommune  Forslag til vedtektsendringer og samarbeidsavtale for «nye» IKT Orkidé

Takk for meg