SPECTRUM i Norge Trondheim B å rd Bie-Larsen Seniorr å dgiver | Senior Adviser Seksjon for museumsutvikling | Section for museums tel: | mob: KULTURRÅDET | ARTS COUNCIL NORWAY

Dokumentasjon ICOMs museumsetiske regelverk

2.20 Dokumentasjon av samlingen Museumssamlinger skal doku-­ menteres i samsvar med aksep­terte profesjonelle standarder. Samlings- dokumentasjonen skal inkludere en fyldig beskrivelse av hver enkelt gjenstand, dens tilknytning og eierhistorie, tilstand, behandling og opp­ bevaringssted. Samlingsdata skal oppbevares trygt, støttet av søkesystemer som sikrer medarbeidere og andre rett- mes­sige brukere tilgang til in- forma­sjonen.

3.2 Tilgang til samlingene Museer er spesielt forpliktet til å gjøre samlingene og all relevant informasjon så langt som mulig fritt tilgjengelig. Det må likevel tas hensyn til begrensninger av fortrolighets­ og sikkerhets- messige årsaker

4.2 Formidling av gjenstandene Museer skal påse at den in- for­masjonen som gis i utstillinger er vederheftig, nøyaktig og viser tilbørlig hensyn til grupper eller trosforestillinger som be- hand­les.

2.20 Dokumentasjon av samlingen Museumssamlinger skal doku-­ menteres i samsvar med aksep­terte profesjonelle standarder. Samlings- dokumentasjonen skal inkludere en fyldig beskrivelse av hver enkelt gjenstand, dens tilknytning og eierhistorie, tilstand, behandling og opp­ bevaringssted. Samlingsdata skal oppbevares trygt, støttet av søkesystemer som sikrer medarbeidere og andre rett- mes­sige brukere tilgang til in- forma­sjonen.

│faglig veiledning til museene │grunnlag for utvikling av mer spesialiserte retningslinjer, kurs og veiledningsmateriell │referanse for alt fra kravspesifikasjoner til utvikling av dataverktøy til stillingsbeskrivelser │en inngangsport til internasjonale fora for samlingsforvaltere │økt bevissthet og kunnskap om samlingsforvaltning │mer enhetlig praksis og bedre dokumentasjon (etterprøvbarhet, oversikt, anvendelige data) │forenklet kompetanseutveksling (og utvikling) i museumssektoren │fundament for utvikling av IKT-verktøy til museene │effektivisering av samlingsforvaltningen │bedre statistikk og rapportering SPECTRUM? Forventninger, hva kan SPECTRUM være / gi

Seminarer og workshops førte til at fire museer vurderte SPECTRUM i 2013 SPECTRUM i Norge? Kulturrådet ba museene: │beskrive organisasjonen │navngi standarder, retningslinjer og programvare museet brukte │beskrive erfaringer med Collections Link, SPECTRUM, Appendikset samt andre ressurser knyttet til SPECTRUM │vurdere SPECTRUM-prosedyrene og hvorvidt museet når minstestandarden │vurdere informasjonskravene i SPECRUM og si hvorvidt de er tilfredsstillende for museet

De fire museene │Vestfoldmuseene (VM) │Haugalandmuseene (HM) │Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design (NMK) │Museene i Sør-Trøndelag (MiST)

BESØK 2012 ANTALL GJENSTANDER ANTALL FOTOGRAFIER ANTALL KULTURHIST. BYGNINGER ANTALL UTSTILLINGER ÅRSVERK TOTALE UTGIFTER (i hele tusen) NMK , MiST , VM , HM , ÅRSVERK ÅRSVERK I SAMLINGS- FORVALTNING PROSENTDEL ÅRSVERK BRUKT PÅ SAMLINGS- FORVALTNING KOMMENTARER MiST 161,147,029 %2,7 av frivillige og 8 av eksterne NMK 153,0102,167 %Ingen frivillige VM 70,711,416 %Ingen frivillige HM 15,63,321 %Liten andel utført av frivillige

nettstedet Collections Link fungerer som informasjonskilde og inngang til relevant stoff om samlingsforvaltning 3,8 nettstedet Collections Link fungerer som ramme for SPECTRUM 3,3 SPECTRUM støttes godt av PAS 197 og andre rammedokumenter 3,7 innledningskapittelet i standarden gir godt innblikk i hva SPECTRUM er 3,3 oppbygningen med prosedyrer, appendiks og tilleggsdokumentene “Help and Advice” fungerer godt 3,5 PDF-filene (standard og appendiks) er greie å bruke 3,3 struktureringen av prosedyrene: definisjon; minimumskrav; flytskjema; henvisninger er god 3,5 struktureringen av appendikset er god 3 definisjoner og minimumskrav er enkle å forstå 3,3 flytskjemaene er enkle å forstå 3,8 SPECTRUM virker å passe for alle typer samlinger 3,3 SPECTRUM virker å dekke alle arbeidsoppgaver i samlingsforvaltningen 3,5 Collections Link (2013-version), SPECTRUM og tilknyttede ressurser i bruk Vi ba museene vurdere nettstedet Collections Link, SPECTRUM, appendiks og tilknyttede ressurser basert på følgende påstander: (svaralternativer 1-4, der 1 betyr uenig og 4 enig).

RELEVANS - er prosedyren relevant for museet? Angi dette på en skala fra 1-4, der 1 betyr at museet ikke berøres av prosedyren, mens 4 angir at prosedyren beskriver kjernevirksomhet. PRAKSIS – møter museet kravene i SPECTRUM? Angi dette på en skala fra 1-4, 1 = museet svarer ikke på minimumskravene; 2 = museet svarer på minimumskravene; 3 = museet svarer til SPECTRUM fullt ut, 4 museet har strengere krav og en praksis som går utover SPECTRUM SPECTRUM? – i hvilken grad gir prosedyren og informasjonselementen en mal for ønsket praksis i museet? Angi dette på en skala fra 1-4, der 1 = nei og 4 = ja Vurdering av alle prosedyrene Vi ba museene bsvare 8 spørsmål til alle de 21 prosedyrene. Nedenfor er de 3 første spørsmålene. MERK: i ett av museene gav to avdelinger separate svar på spørsmålene

PROSEDYRERELEVANSPRAKSISSPECTRUM? 14. Audit procedure41, Risk management procedure41,24 8. Cataloguing procedure42,63,8 2. Object entry procedure423,8 4. Acquisition procedure423,8 1. Pre-entry procedure41,83,8 21. Retrospective documentation procedure41,23,8 15. Rights management procedure41,83,4 3. Loans in procedure41,83,4 5. Inventory control procedure41,43,4 7. Transport procedure41,83,2 6. Location and movement control procedure413,2 12. Insurance and indemnity management procedure3,81,63,5 18. Loans out procedure3,82,23,4 9. Object condition checking and technical assessment procedure3,613,8 16. Use of collections procedure3,61, Loss and damage procedure3,41,23,2 20. Deaccession and disposal procedure3,21,33,8 10. Conservation and collections care procedure3,21,23,2 17. Object exit procedure2,212,3 13. Valuation control procedure212,4 GJENNOMSNITT3,71,53,4 RELEVANSPRAKSISSPECTRUM?

VEILEDING – har museet skriftlige veiledninger for dem som skal utføre arbeidsoppgavene prosedyren beskriver? Svaralternativer: JA, NEI eller DELVIS

PROSEDYRE JA/ DELVIS JADELVISNEIIKKE SVART 8. Cataloguing procedure Inventory control procedure Audit procedure Use of collections procedure Acquisition procedure Conservation and collections care procedure Loans out procedure Object condition checking and technical assessment procedure Risk management procedure Transport procedure Deaccession and disposal procedure Pre-entry procedure Object entry procedure Insurance and indemnity management procedure Retrospective documentation procedure Location and movement control procedure Loss and damage procedure Loans in procedure Rights management procedure Object exit procedure Valuation control procedure00041 Skriftlige retningslinjer

FORANKRING – har museet strategi-, policy- og plandokumenter som forankring for arbeidsoppgavene som beskrives? Svaralternativer: JA, NEI eller DELVIS (MERK: ved fremtidig bruk av spørreskjemaet vil vi skille mellom policy- og plandokumenter)

PROSEDYRE JA/ DELVIS JADELVISNEIIKKE SVART 8. Cataloguing procedure Pre-entry procedure Object entry procedure Loans out procedure Acquisition procedure Deaccession and disposal procedure Loans in procedure Inventory control procedure Object condition checking and technical assessment procedure Loss and damage procedure Location and movement control procedure Conservation and collections care procedure Retrospective documentation procedure Insurance and indemnity management procedure Audit procedure Rights management procedure Use of collections procedure Risk management procedure Transport procedure Valuation control procedure Object exit procedure00032 POLICIES AND PLANS

RESSURSER – har museet kompetanse og kapasitet til å møte minimumskravene? Svaralternativer: JA KOMP (=kompetanse, men ikke kapasitet) KAP (=kapasitet men ikke kompetanse) NEI

PROSEDYRE KOMPE- TANSE OG KAPASITET KOMPE- TANSE, MEN IKKE KAPASITET KAPASITET, MEN IKKE KOMPE- TANSE VERKEN KAPASITET ELLER KOMPE- TANSE IKKE SVART 18. Loans out procedure Pre-entry procedure Loans in procedure Object entry procedure Acquisition procedure Inventory control procedure Insurance and indemnity management procedure Use of collections procedure Loss and damage procedure Location and movement control procedure Transport procedure Cataloguing procedure Object condition checking and technical assessment procedure Conservation and collections care procedure Risk management procedure Valuation control procedure Audit procedure Object exit procedure Deaccession and disposal procedure Rights management procedure Retrospective documentation procedure05000

Konklusjoner │SPECTRUMprosedyrene er (for det meste) relevante for museene │museene møter stort sett ikke minstekravene i standarden │SPECTRUM blir oppfattet som gode beskrivelser av en ønsket (god) praksis, selv om det er behov for tilpasninger til norsk museumsvirkelighet │museene forventer at SPECTRUM vil gi økt bevissthet om samlingsforvaltning, om viktigheten av klar ansvarsfordeling og bedre forankring i policy- og plandokumenter │SPECTRUM med tilliggende ressurser bør være en lenket, nettbasert ressurs │et brukersamfunn knyttet til SPECTRUM og til samlingsforvaltning er bra og forventes å gi bedre kommunikasjon i museumssektoren │de største utfordringene for å møte kravene i standarden, er i følge museene manglende personalressurser og manglende støtte i programvaren som brukes │museene forventer på lang sikt en mer effektiv og etterprøvbar samlingsforvaltning som følge av SPECTRUM

foreløpig oversettelse av SPECTRUM (prosedyrene) vurdering av SPECTRUM  Kulturrådet som SPECTRUM National Partner  Kvalitetssjekk av oversettelse  Første oversettelse av appendiks  Kvalitetssikring av appendiks  SPECTRUM No publiseres mot slutten av 2015

SPECTRUM-I │Utvikle en oppdatert informasjonspakke som støtte for dem som argumenterer for verdien av SPECTRUM i et land eller en institusjon │Utvikle et måleverktøy (benchmarking) til SPECTRUM som kan hjelpe museene til å evaluere egen praksis i forhold til SPECTRUM (jf. Benchmarks 2.0) │Tilby kursing og veiledning, gjerne knyttet til et måleverktøy │Skille mellom forskjellige prestasjonsnivåer i SPECTRUM, med differensierte krav til praksis (jf. Benchmarks 2.0) │XML-strukturering av prosedyrer og appendiks (språk, identifikatorer, ressurser etc.) │Unike identifikatorer (prosedyrer, informasjonsgrupper og –elementer, definisjoner etc.) │Publisere SPECTRUM som åpne data │Lenke prosedyrer, informasjonsgrupper og –elementer, men også terminologi, autoritetsregistre, Hjelp og råd etc. │Mappe SPECTRUM til CIDOC-CRM Idéer til videreutvikling av SPECTRUM internasjonalt

Benchmarks2.0 Trondheim B å rd Bie-Larsen Seniorr å dgiver | Senior Adviser Seksjon for museumsutvikling | Section for museums tel: | mob: KULTURRÅDET | ARTS COUNCIL NORWAY

Selvevaluerings- verktøy Utvikling av et selvevalueringsopplegg. ABM-utvikling skal, delvis basert på egne erfaringer og på erfaringer i utlandet, videreutvikle et selvevalueringsopplegg som institusjonene skal bruke for å vurdere sterke og svake sider ved egen institusjon. Målet med et slikt spesialtilpasset opplegg for museer er å etablere en oversiktlig og enkel plattform for planlegging og prioritering av arbeidsoppgavene i museene både på kort og lang sikt. Å utvikle museene som organisasjoner fordrer bevissthet om både faglige, tekniske og administrative funksjoner. Museumsmeldingen: St.meld. nr. 49 ( ) Framtidas museum s. 158

Benchmarks 2.0 Et selvevalueringsverktøy som setter klare og realistiske mål for samlingsbevaring, slik at en organisasjon kan måle sin virksomhet mot allment aksepterte kvalitetskrav. Utgitt av MLA (2011) Redaktør: Alex Dawson, Standards Manager, Collection Trust Forvaltes av Collections Trust Benchmarks in Collection Care 2.0 er lisensiert under Creative Commons CC BY SA 3.0 unported og kan brukes, også kommersielt, endres og omformes – så lenge man oppgir kilden. Lisensen gjelder for alt som er avledet av originalen. Benchmarks i samlingsbevaring for museer, arkiv og bibliotek.

Bruksområder Benchmarks er et forvaltnigsverktøy som kan brukes som en del av en organisasjons planleggingssyklus - for å vurdere og planlegge virksomhetens samlingsbevaringsarbeid og måle utviklingen på feltet i forhold til planene. Spesifikt kan Benchmarks kan: │bidra til å understreke viktigheten av samlingsbevaring │bidra til å vise måloppnåelse innen samlingsbevaring │indikere hvilke felter som bør forbedres │tilby et praktisk rammeverk for å gjennomføre evalueringer og lage planer │tilby et rammeverk for risikohåndtering i forvaltningen av samlingene │bidra til å dokumentere virksomheten

Benchmarks 2.0 No Benchmarks på norsk – et eksempel på museumsutvikling som samspill mellom museene og Kulturrådet. │Peter Juga ved MiST begynte å bruke Benchmarks (som han kjente fra før) og han og Peter Andreas Kjeldsberg (også MiST) gjorde en første oversettelse │MiST kontaktet Kulturrådet og ba om å få presentere det de hadde gjort │Kulturrådet engasjerte Per Øyvind Riise til å gå gjennom oversettelsen, strukturere den mot svensk og engelsk versjon │Og nå har vi en versjon 0.9 på norsk, klar til bruk Benchmarks på norsk

Hva er Benchmarks? │10 virksomhetsfelter innen samlingsbevaring │3 prestasjonsnivåer innenfor hvert av feltene │302 sjekkpunkter, fordelt på de forskjellige virksomhetsfeltene og nivåene │3 svaralternativer og et kommetarfelt til hvert av sjekkpunktene │beskrevet i en PDF-fil │omsatt i en excelarbeidsbok som summerer og presenterer resultatene av en gjennomgang │introduksjon, hvordan gjøre det, ordliste …et excelark, en metode, et verktøy

10 virksomhetsfelter 1.POLICY 2.BYGNINGER 3.MAGASINER 4.RENHOLD 5.HÅNDTERING OG BRUK 6.OVERVÅKNING AV MILJØ 7.KONTROLL MED MILJØ 8.KONSERVERING 9.KOPIER 10.KRISEBEREDSKAP

3 prestasjonsnivåer │GRUNNLEGGENDE(Basic; Grundläggande nivå) │GOD(Good; God nivå) │BEST(Best; Utmärkt nivå)

302 sjekkpunkter, med 3 svarmuligheter for hvert │OPPFYLT(Met; Uppnått) │DELVIS OPPFYLT (Partly met; Delvis uppnått) │IKKE OPPFYLT(Not met; Ej uppnått)

excelboka │INSTRUKSJONER │10 ARK, ETT FOR HVERT AV VIRKSOMHETSFELTENE │GRUNNLEGGENDE (oppsummering) │GOD (oppsummering) │BEST (oppsummering) │SAMLET (oppsummering)

muligheter │Virksomheten kan velge å legge seg på samme nivå innefor alle virkefeltene, velge å ha forskjellig ambisjonsnivå de forskjellige virkefeltene i mellom, vurdere ulikt prioriterte samlinger på forskjellige nivåer etc. │Virksomheten kan rapporteres, og resultater og utfordringer kan sammenligne seg med andre institusjoners tilsvarende, ut fra konkrete parametre │Museene kan velge å rapportere til Kultudepartementet og relatere virksomheten innen samlingsbevaring til Benchmarks 2.0 │Kulturrådet får greie referanserammenr for å tolke museenes årlige vurderinger og oppnådde mål (dersom mange refererer til Benchmarks

COPE │Fra analog til digital informasjonsforvaltning │Fra informasjon som er stedsbundet og i kontekst til informasjon som kan flyte og dukke opp i et utall kontekster │Fra stadig reproduksjon av informasjon til gjenbruk av informasjon │ fra sammenhengende, men adskilt informasjon innenfor institusjoner til oppstykket, men sammenlenket informasjon i skya │Fra slingringsmonn til absolutt presisjon Create once, publish everywhere!

repcol (Even Westvang/bengler)

│kunstnernavn │kjønn │kunstners fødsels- og dødsår │datering av verk │datert ervervelse │bilder visualisering av samlingene til Nasjonalmuseet repcol

│et bilde av trender og hovedtrekk i historien │en annen og oversiktlig inngang til et stort materiale enn katalogen │kjønnsfordeling i samlingen og historikken i dette │interesse for bestemte kunstnerskap │innsamling i samtiden, eller retrospektiv innsamling hva får vi ut av visualiseringer som denne?

repcol │konsistente data hva trengs?