Fra virksomhetsmål til prioritert produktkø For å prioritere etter forretningsverdi trenger vi en sammenhengende modell fra forretningsmål til prioritert produktkø Jeg skal altså snakke om lønnsomhet-estimering i IT-prosjekter. Min agenda her er å underbygge at kost/nytte-vurderinger underveis i et smidig IT-utviklingsprosjekt kan forankres i initiell lønnsomhetsanalyse og således fungere som et lim mellom smidige metoder og tradisjonelle prosjektrammeverk HCB, Expertware AS, spinout fra Simula RL, hvor avlagt doktorgrad, og ledet estimeringssgruppa. Jobber nå som innleid prosjektleder, og videreutvikler verktøy som har sitt opphav fra Simulatiden. Hans Christian Benestad, Expertware Kjetil Karlsen, Promis

Vi vil besvare: Hva betyr det å prioritere etter forretningsmål? Hvordan henger epos i produktkøen sammen med forretningsmålene? Gjennom tre bolker I presentasjonen vil jeg prøve å ta dere fra konsepter og prinsipper til praktiske løsninger når det gjelder lønnsomhetsvurderinger i smidige prosjekter som er underlagt et tradisjonelt prosjektrammeverk Jeg vil først diskutere en mulig konseptuell avstand mellom ….Er det slik at smidig og tradisjonelle rammeverk lever under to forskjellige verdensbilder, og hvordan kan verdensbildene eventuelt koples? Jeg vil så argumentere for at en sentral del av koplingen er å dra med seg prosjektets effektmål inn som prioriteringkriterier for produktkøen I det smidige prosjektet Avslutningsvis diskutere praktiske utfordringer og løsninger, der utfordringene I stor grad dreier seg om eksperters evne til å gjøre gode vurderinger, individuelt og I gruppe Hvordan gjøre gode verdivurderinger av produktkø-elementer?

Prioritering etter forretningsmål… …hvor kommer disse fra, hvem prioriterer?

Produkteier, prosjektleder, prosjekteier, kunden, noen andre…? Utviklingsteamet, scrummaster...?

Forretningsmål realiseres av prosjektet Vi skal ha den beste kvaliteten i offentlig sektor på interne oppgaver, og samtidig mest effektive ifht kostnad og tidsforbruk Våre ansatte skal til enhver tid kunne støtte seg på det beste av kompetanse og systemer til sitt arbeid, og gjennom dette også kontinuerlig forbedre og forvalte dette … Forretningsmål realiseres av prosjektet Visjon Forretningsmål Virksomhetens Strategi Virksomhetsprosess Virksomhetsprosess IT-prosjekt Strategisk initiativ Virksomhetsprosess Virksomhetsprosess Strategi Løpende etablere og forvalte interne prosesser og organisering med hensyn på kvalitet og tid Kontinuerlig søke best mulig IT-støtte med mest mulig automatisering Kontinuerlig kompetanseutvikling … Effektmål Med nytt system skal behandlingstiden for bestilling av ny PC reduseres med 50% Med nytt system skal antall feil bestillinger og godkjennelser reduseres med 99% … Prosjektets Resultat- og effektmål Organisasjon Kunde/Marked

Lønnsomhetsanalyse reflekterer prosjektets realisering av forretningsmål...

En sammenhengende modell fra virksomhetsmål til prioritert produktkø Forretningsmål Virksomhets- perspektiv Verdi for virksomheten Bruker-perspektiv Effektmål Verdi for prosjektets målgruppe Prioritering Resultatmål Prosjekt-perspektiv Leveranser Detaljering Hvis vi nå først fokuserer på resultatmålene, så er resultatmålene er spesifikasjon av leveransene Og hva gir en smidig produktkø deg – jo en spesifikasjon av leveranser Derfor mener jeg det er ukontroversielt å tegne denne forbindelse. Resultatmålene detaljeres i epos Effektmålenes perspektiv er brukerens eller målgruppens Effektmålene er det målbare effekter av verdi for målgruppen Og hva er det vi skal prioritere eposene etter: Jo – verdi for målgruppen Jeg mener derfor at det er helt på sin plass å si at effektmålene er styrende for nyttevurderingen av epos Ok, dette er det konseptuelle bildet. Hvordan kan dette gjøres i praksis? Epos Epos Epos Epos Epos Epos Kost/nytte-sortert produktkø Epos Epos 13 5

Anbefaling 1: Nyttevurder hvert epos mot hvert av effektmålene Anbefalingen er at hver epos nyttevurderes opp mot hvert at effektmålene. Det gir helt spesifikke kriterier, noe som hjelper i å gjøre konsistente vurderinger opp mot omforente målsetninger Dette kan se slik ut i et verktøy For å komme fram til en nyttevurdering per epos, kan man eksempelvis operere med et veid gjennomsnitt over effektmålene Hvilke slags enhet eller skala er det så man kan operere med i disse vurderingene. Prinsipielt kan man benytte en hvilken som helst enhet Har vi en anbefaling?

Anbefaling 2: Formuler epos slik at knytningen mot lønnsomhetsanalysen blir eksplisitt Som selvbetjeningsbruker kan jeg automatisk hente opplysninger fra folkeregisteret slik at saksbehandlingstid reduseres Som saksbehandler kan jeg få varsler dersom frister nærmer seg, slik at jeg unngår klager og merarbeid Knytning til effektmålenes målgruppe Dette oppnås ved å stramme inn den velkjente epos-malen. Punkt 1 er passe på at interessentene eller målgruppen nevnes i subjekt-delen av epos. Punkt 2 er å peke mot effektmålene, i «slik at»/begrunnelsesdelen i eposet Klarer man dette: formulere effektmålene presist, og bruke en slik mal for eposer så er man langt på vei Knytning til verdi for denne målgruppen

Anbefaling 3: Bruk produkteierforum for å håndtere sprik i vurderinger Felteksperiment: 16 brukerhistorier ble nyttevurdert av eksperter i et pågående utviklingsprosjekt Lavt samsvar (stort sprik) mellom ekspertene (Kendall W=0.33) Løsning Rater 1 Rater 2 Rater 3 Rater 4 Rater 5 Story 1 9 1 6 2 14 Story 2 10 3 5 4 12 Story 3 13 15 Story 4 Story 5 Story 6 11 7 Story 7 8 Story 8 Story 9 Produkteierforum Består av representanter for ulike interessenter Alle vurderer ut i fra et helhetlig perspektiv Produkteier er suveren Kan kjøres som planning poker- sesjon

Anbefaling 4: Benytt innsamlede data til å oppdatere lønnsomhetsanalysen underveis Kritisk verdi for lønnsomhet: 1 nyttepoeng = 100000 kr 1 kravpoeng = 200000 kr Brukerhistorier som nærmer seg Nyttepoeng/kravpoeng = 2 har tvilsom nytte/kost nyttepoeng 2000 1000 Det vi har vist er at det smidige prosjektet kan utnytte initiell lønnsomhetsanalysen Er det også motsatt vei, slik at den initielle lønnsomhetsanalyse kan viderebringes og holdes kontinuerlig oppdatert vha disse teknikkene. Svaret er Ja Denne kurven viser hvordan man kan forvente at nytte akkumuleres etter hvert som prosjeket forløper. De første eposene vil ha stor nytte til liten kost, mens etter hvert så vil marginalnytten minke Hvis man ønsker å regne ut når man når et kritisk punkt for lønnsomhet, må man vite noe om kroneverdiene for nyttepoeng og kravpoeng Dersom man tar ut mye av nytten med relativ liten innsats blir nytte/kost av resterende scope tvilsom! 1000 2000 kravpoeng

ACE-modellen (Agile Contracting and Execution) Oppsummering Vurdering av nytteverdi med kjente teknikker ...med kriterier utledet fra forretningsmål …muliggjør optimal verdiskapning og kontinuerlig oppdatert lønnsomhetsanalyse Vi utvikler hjelpemidler – bok og verktøy - for å kunne lykkes i praksis ACE-modellen (Agile Contracting and Execution) app.estimationweb.com