Mottaksprosjektet UiO saksbehandling og arkiv

Presentasjon om: "Mottaksprosjektet UiO saksbehandling og arkiv"— Utskrift av presentasjonen:

1 Mottaksprosjektet UiO saksbehandling og arkiv
Delprosjekt 1: Digital dokumentasjonsforvaltning Endring, involvering og forankring Personallederne for arkivarene 24/ og 26/10-18

2 Rammer Anskaffelsen gjøres i regi av prosjektet BOTT SA
UiO har etablert mottaksprosjektet Saksbehandling og arkiv Prosjektet er et av fire under paraplyen Program for administrativ forbedring og digitalisering Saksbehandling og arkiv Økonomi og lønn Fellesløsninger It-drift

3 Mottaksprosjektet UiO SA
Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon Delprosjekt 2: Kartlegge arbeidsprosesser med mål om forenkling gjennom standardisering og automatisering. Hensikten er å klargjøre organisasjonen for implementering av nye løsninger. Delprosjekt 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT SA

4 Styringsgruppe: Gudleik Grimstad, fakultetsdirektør SV – styringsgruppeleder Jan-Børge Tjäder, direktør ADS – prosjekteier Hanna Ekeli, direktør AF Gro Enerstvedt Smenes, seksjonssjef studier HF Eirik Haakstad, seksjonssjef Jus Karl Kallhovd, ass. direktør KHM Frank Sarnes, seksjonssjef HR, MN Ivar Holm, underdirektør USIT Prosjektteam: Lena Andersen, ADS Kristin Lindley, ADS Anne-Gro Berg, ADS

5 Delprosjekt 1 Mål: Gjennom en bred prosess å komme frem til den mest effektive og hensiktsmessige måten å organisere arkivoppgavene på Leveranse: Anbefaling – behandles av programstyret og vedtas av universitetsdirektøren.

6 Effektivisere Forenkle Digitalisere Bakgrunn: Målet for den nye løsningen for saksbehandling og arkivering er at den skal gi helhetlig digital støtte uten manuelle brudd og med automatiserte tjenester der det er mulig Gevinsten vil bli økt kontroll på, og sikker forvaltning av UiOs totale dokumentasjon Over tid vil dette føre til store endringer for arkivtjenesten.

7 Arkivfunksjonen er i dag organisert for å kunne fange og forvalte dokumentasjon på papir på 15 steder – ivaretar et behov for nærhet til saksbehandlerne som produserte papiret og som bruker arkivet. Utfordringer Fragmentert Lav fleksibilitet Utnyttelse av ressurser og kompetanse Prosjektgjennomføring Vanskelig å forvalte standardisering Krevende å styre gjennom felles kultur Forsterkes når vi tar i bruk digitale løsninger I dag: ePhorte kompliserer bildet ved at vi har et system som er vanskelig å saksbehandle i så opplever enhetene det som nødvendig å ha arkivarene nær for å kunne veilede og være brukerstøtte rett i systemet Utfordringene er påpekt i foranalysen utarbeidet i 2017 etter intervjuer og work-shops med arkivarer, ledere, saksbehandlere

8

9 Arkivoppgavene Hvor i prosessene det vil bli behov for arkivkompetansen Utvikling av tjenester som sikrer journalføring og arkivering underveis i saksbehandlingsprosessene Kontroll i etterkant gjennom overvåking Opplæring og veiledning av brukerne Hvor i organisasjonen de vil bli utført Nær prosessene / systemene

10 Behovet for kompetanse / nye arbeidsoppgaver
Systematisk kompetanseutvikling Bidra i kartlegging av prosesser Standardisering av prosesser Definere masterdata / metadata og virksomhetsspesifikke metadata i de ulike prosessene Forvaltning av standarder, data og teknologi Spesialisering av arkivoppgavene Utvikle en fleksibel arkivtjeneste som kan håndtere høy grad av endring over tid og samtidig drifte arkivet .

11

12