Fagreferenter – en truet art? Tove Knutsen og Lisbeth Tangen NTNU, Universitetsbiblioteket i Trondheim Fagreferentkonferansen 2010, Stavanger 31.05. - 02.06

Fagreferenter – en truet art? Foredragets del 1: Tove Knutsen, i samarbeid med Rune Brandshaug, Hege Faber og Almuth Gastinger Foredragets del 2: Lisbeth Tangen

Foredraget (del 1) vil Presentere hovedtrekkene fra en rapport fra en arbeidsgruppe, nedsatt ved Universitetsbiblioteket i Trondheim med mandat å komme med innspill vedr. ulike aspekter ved fagansvarliges (fagreferenters) rolle i biblioteket. Presentere bakgrunnen for rapporten. Status i dag Gi tilbakeblikk og noen tanker om veien framover

Mandat ”Fra fagreferent til informasjonsspesialist – oppfølging av internseminar for fagreferenter” Etter seminaret for ledergruppen og ansatte med fagansvar oppnevnes følgende arbeidsgruppe til å følge opp innspill fra foredrag og gruppearbeid: Tove Knutsen (leder), Almuth Gastinger, Hege Faber og Rune Brandshaug Med grunnlag i foredrag og gruppearbeid fra seminaret, og i tråd med UBiTs hovedmål skal gruppen gi følgende innspill til bibliotekdirektøren:

Prioritere fire satsningsområder for fagreferentenes arbeid som skal være felles for alle UBiTs seksjoner. Beskrive nødvendig omlegging av oppgaver (herunder oppgaver som må avsluttes) som må til for å gjennomføre satsningene. Beskrive organisatoriske og ledelsesmessige krav som må på plass for å få satsningene til å lykkes. Beskrive kompetansebehov for framtidig rekruttering og intern opplæring. Angi tidsrammer for innføring av nødvendige endringer i rutiner og organisering.

Foredragene ved seminaret Cotta-Schønberg, Michael. ”Fagreferentenes endrede rolle. Hva gjør danske universitetsbibliotek mh.ht. rekruttering og arbeidsområder?” (basert på foredraget ”The changing role of the subject specialist”, presentation at the Liber Annual Conference, Warzawa, July 2007) Bøhn, Harald. ”Behov for fagspesialister og generell kompetanse – utfordringer med stramme personalressurser” Gastinger, Almuth. ”Dagens og morgendagens oppgaver – hvordan skal de løses innenfor gitte rammer?” Storleer, Roar. ”Presentasjon av forslag til nytt opplæringsprogram for fagansvarlige?” Gruppearbeid under seminaret: 1. Nye roller for fagreferenten. Hvilke arbeidsoppgaver skal vi prioritere og hvilke arbeidsoppgaver skal vi nedprioritere/avslutte? Hva må konkret gjøres? På hvilken måte? 2. Fra fagspesialist til informasjonsspesialist – hva kreves av kompetanse? Hvordan kan dette gjøres gjennom kombinasjon av intern kompetanseutvikling og nytilsetting?

Begrepsavklaring Fagreferenter Fagansvarlige Universitetsbiblioteket i Trondheim bruker betegnelsen fagansvarlig og ikke fagreferent (fagansvarlig første gang brukt i stillingsutlysning i 2007) Som regel er disse universitetsbibliotekarer Krav til kompetanse hos fagansvarlige (ulike løsninger praktiseres)

Arbeidsgruppen la også andre relevante dokumenter utarbeidet ved biblioteket til grunn for arbeidet, blant annet diverse interne utredninger, rapporter og strategier m.m. Eksempelvis kompetanseutvikling, samlingspolitikk, vurdering av bibliotekets matriseorganisering, vurdering av samlokalisering av inntaksprosesser samt tidligere oversikter over oppgaver og ansvar knyttet til fagreferent-/fagansvarfunksjonen.

Arbeidsgruppen har i noen grad gjort undersøkelser m. h. t Arbeidsgruppen har i noen grad gjort undersøkelser m.h.t. fagansvarliges arbeidsoppgaver og organisering ved andre bibliotek. Mandatet ba om innspill på bakgrunn av konkrete foredrag og gruppearbeid, og det er ikke gjennomført noen stor, systematisk informasjonssøking- og vurdering innen området

Arbeidsgruppen valgte følgende utgangspunkt : Biblioteket skal være en nødvendig bidragsyter for universitetets aktiviteter innen forskning, vitenskapelig publisering, formidling, studier og undervisning Det er viktig å se biblioteket som en helhet. Fagansvarligfunksjonen kan ikke vurderes isolert. Samarbeid mellom biblioteket og NTNU for øvrig og mellom ansatte i biblioteket er sentralt

Sitat: "Biblioteket og forskeren Forutsetningen for at biblioteket skal kunne møte forskerens behov og bidra til å effektivisere forskernes arbeid gjennom støtte til informasjonsforsyning, er et nært forhold mellom biblioteket og forskeren. Det må stilles krav om at biblioteket blir fullt integrert i egen institusjon. Et viktig grunnlag for dette er et målrettet samarbeid mellom eierinstitusjon, forskning og bibliotek. Biblioteket må, i samarbeid med forskerne, finne fram til og legge til rette for løsninger som er gode for den enkelte forsker og for institusjonen. Biblioteket må kjenne forskeren, forskningsmiljøet rundt forskeren og i en viss grad kjenne hovedtrekkene i emneområdene. Bibliotekets ressurser og kompetanse må matche forskningsaktiviteten i institusjonen. Biblioteket må fremstå som en helt nødvendig støtte for forskningen". http://www.abm-utvikling.no/bibliotek/bibliotekenes-rolle-i-forskning.html (04.06.09)

Resultat av arbeidet Seks prioriterte satsningsområder for fagansvarliges arbeid legges fram Kort omtale av arbeidsoppgaver som etter hvert vil bli redusert eller forsvinne Kompetansebehov for framtidig rekruttering og intern opplæring beskrives Fire ulike modeller for organisering av oppgavene samt organisering av fagansvarlige skisseres

Markedsføring av brukertjenestene Forslag til satsningsområder for fagansvarliges arbeid (uprioritert rekkefølge) Markedsføring av brukertjenestene Hensikt: Øke bruken av bibliotektjenestene og informasjonsressursene Seleksjon og vedlikehold av informasjonsressurser Hensikt: Sikre tilgang til kvalitetssikret informasjon på en kostnadseffektiv og brukertilpasset måte Tilgang til og tilgjengeliggjøring av informasjonsressursene Hensikt: Øke brukerens evne til selvstendighet, redusere behovene for opplæring og øke bruken av informasjonsressursene

Brukerservice og brukeropplæring Tjenesteutvikling Hensikt: Sikre at brukertjenester har høy kvalitet og er brukertilpasset, blant annet slik at behovet for opplæring minimaliseres Brukerservice og brukeropplæring Hensikt: Øke brukernes informasjonskompetanse gjennom opplæring i bruk av de tjenestene biblioteket yter til NTNU. Dette omfatter bruk av informasjon og søking etter informasjon Publiseringsstøtte Hensikt: Biblioteket skal støtte opp om publiseringsprosessen ved NTNU

Vurdering For å utføre oppgavene kreves flere typer kompetanse og egenskaper (spesielt merkantil kompetanse, bibliotekfaglig kompetanse, formidlingskompetanse, juridisk kompetanse, fagkompetanse og personlig egnethet) En kan ikke forvente at en og samme person har kompetanse innen alle disse områdene eller har de egenskaper som skal til for å kunne utføre alle oppgavene på en kvalitetsmessig god måte

Vurdering forts. Satsningsområdene dekker til sammen en svært stor del av bibliotekets virksomhet Mange av oppgavene knyttet til områdene bør kunne utføres av ansatte med ulik bakgrunn og kompetanse (dette er også tilfelle i dag) Hensynet til utførelse av den enkelte oppgave på best mulig måte må være viktigst Personens kvalifikasjoner og egnethet må være avgjørende og ikke nødvendigvis den formelle utdannelse eller arbeidsforhold

Vurdering forts. Ingen forslag til oppgaver som må omlegges eller avsluttes som følge av å prioritere de seks satsningsområdene Behov for en gjennomgang av innholdet og rutinene innen flere av områdene (spesielt dersom oppgavene fordeles på flere personer). Nødvendig kompetanseoppbygging må gjøres. Kan skje uavhengig av de øvrige forslagene som beskrives i rapporten. Overgangen til digitale informasjonsressurser, ”hylleklare bøker”, nye bestillings- og innkjøpssystemer vil medføre at oppgaver vil forsvinne eller reduseres (eks. innen anskaffelse, tilgjengeliggjøring, klassifikasjon og klargjøring)

Vurdering forts. Dagens universitetsbibliotekaropplæring: Innholdet i opplæringen kan bestå, men må også gjøres mer tjeneste- og oppgaverettet og vil derfor kunne være aktuell for flere enn nyansatte universitetsbibliotekarer

Vurdering forts. Arbeidsgruppen ser ikke behov for spesielle endringer i organisasjonsstrukturen eller ledelsesmessige endringer som må på plass for å gjennomføre forslaget til seks prioriterte satsningsområder Biblioteket må ha en organisering som sikrer samarbeid på tvers i organisasjonen

Beskrive kompetansebehov for framtidig rekruttering og intern opplæring For å utføre arbeid innen de seks satsningsområdene kan en dele inn i fem typer kompetanse i tillegg til personlig egnethet Behov for ny kompetanse og mer spisskompetanse innen flere områder (intern opplæring eller nyansettelser, vurdere kjøp av tjenester) Vurdere å gjennomføre kompetansekartlegging (vurdere kost/nytte av en slik gjennomføring) Viser også til rapportene ”Kompetanse = kunnskap x ferdigheter x holdninger (14.04.08) ang. fremtidig kompetansebehov ved UBiT” og ”Nytt opplegg for universitetsbibliotekaropplæringen ved UBiT”

Kompetanseområdene (uprioritert rekkefølge) Merkantil kompetanse (bl.a. markedsføring, kundebehandling, brukerundersøkelser, statistikk, økonomi) Formidlingskompetanse (bl.a. pedagogikk, presentasjonsteknikker, retorikk, IKT) Fagkompetanse (faglig kompetanse innen de fagområdene NTNU driver undervisning og forskning i) Juridisk kompetanse (bl.a. opphavsrett, avtaler) Bibliotekfaglig kompetanse Personlig egnethet

Fagkompetanse – noen stikkord Innen NTNUs hovedområder (teknologi, naturvitenskap/realfag, medisin, humaniora og samfinnsvitenskap) bør biblioteket ha personer med minimum mastergrad. Sikre forståelse av ”akademisk tenkning”, forskning og metodikk. Rammebetingelser som for eksempel økonomi, nedbemanning, kompetansebehov og personalsammensetning Hvor viktig er det at den fagansvarlige har relevant (formell?) fagkompetanse? (Uenighet i arbeidsgruppen)

Ulike måter å organisere oppgavene på og organisering av de fagansvarlige Forslaget om de seks satsningsområdene kan gjennomføres uten større endringer i organisajonsstrukturen. Rutiner innen en del av områdene må gjennomgåes og kompetanse bygges opp. Fire ulike forslag til organisering beskrives og vurderes

1) Fagansvarlige organiseres etter fag og ikke på oppgave 1) Fagansvarlige organiseres etter fag og ikke på oppgave. Den enkelte fagansvarlige dekker alle typer oppgaver De tre øvrige modellene skisserer ulike former for teamarbeid: Gir blant annet mulighet for samarbeid mellom ulike personalgrupper med ulik kompetanse – ”kompletterende kompetanser”

a) Brukerkontakt, opplæring, utvelgelse, publiseringsstøtte 2) Fagansvarlige organiseres etter oppgave og ikke på fag. Hver fagansvarlig dekker flere fag. Deles inn i tre grupper: a) Brukerkontakt, opplæring, utvelgelse, publiseringsstøtte b) Anskaffelse, indeksering, klassifisering, organisering c) Markedsføring 3) Fagansvarliges arbeidsoppgaver utføres delvis i team, en videreutvikling av dagens modell 4) Fagansvarliges arbeidsoppgaver utføres i fagteam .

Utdyping av innholdet i modellene Samtlige modeller har sine fordeler og ulemper Arbeidsgruppen er delt og anbefaler hhv. alternativ 3) eller 4).

Stillingsbetegnelse Mandatet arbeidsgruppen fikk har som overskrift ”Fra fagreferent til informasjonsspesialist” (hentet fra Cotta-Schønbergs foredrag) Arbeidsgruppen mener verken fagreferent eller informasjonsspesialist er gode betegnelser.

Brain storming….uten konklusjon Informasjonsspesialist, fagansvarlig, fagreferent, forskningsbibliotekar, fagrådgiver, informasjonsrådgiver, kunnskapsrådgiver, publikumsrådgiver, kunderådgiver, kundekonsulent, opplæringskonsulent, bibliotekkonsulent, informasjonskonsulent, fagkonsulent, brukerkonsulent….

Rapportens forord… Arbeidsgruppen har valgt å levere en felles rapport på tross av ulike oppfatninger av fagansvarliges rolle: Det som i utgangspunktet kunne se ut som en enkel oppgave – nemlig å gi innspill til bibliotekdirektøren om fagansvarliges fremtidige rolle – viste seg å føre til grunnleggende diskusjoner om selve fagansvarligrollen, om krav til relevant fagkompetanse hos den fagansvarlige og i siste instans også om det i det hele tatt er behov for fagansvarlige. Hele arbeidsgruppen ser behovet for endring og utvikling av rollen, men på en del områder er det en viss uenighet med hensyn til hvordan dette kan gjøres. Dette framgår av rapporten. Vi håper rapporten kan gi grunnlag for en videre diskusjon i biblioteket om rollen som fagansvarlig, om prioriterte arbeidsoppgaver for biblioteket som helhet og hvordan oppgavene best kan utføres. Vi mener også at rapporten gir viktige innspill til videre arbeid med å finne løsninger på problemstillingene gitt i mandatet. Trondheim, februar 2010 Rune Brandshaug, Hege Faber, Almuth Gastinger og Tove Knutsen

Har nå delt med dere hovedtrekk i en intern rapport fra Universitetsbiblioteket i Trondheim. Rapporten er presentert i biblioteket og skal diskuteres i de ulike seksjonene. Spesiell fokus vil bli lagt på om vi er på rett vei når det gjelder de foreslåtte satsningsområdene. Mens vi satt i arbeidsgruppe og tenkte, gikk utviklingen i biblioteket sin gang: Arbeidsmåter som likner organiseringsalternativer 3) og 4) utvikler seg, og det arbeides med prosjekter innen flere av de foreslåtte satsningsområdene

Tilbakeblikk på tidligere fagreferentkonferanser 1997 - ”Informasjonsteknologi og kompetanseutvikling” ”Nettbaserte bibliotektjenester” ”Fagreferentenes plass i dagens og morgendagens bibliotek” ”For, om og med fagreferenter” ”Læringssenter – ulike modeller og aktørar i IKT-basert læring og undervisning” ”Nye søkemotorer på nettet”, ”markedsføring og synliggjøring” ”Biblioteket og forskningen”

Interessante og aktuelle problemstillinger også i år Etter arbeidet med rapporten spent på foredrag om samarbeids- og innovasjonskultur, om samarbeidsformer og om fagreferenten – arbeidsoppgaver og forventninger

Til slutt et sitat: ”Framtidsvisjoner…. Fagreferentbegrepet endrer innhold og blir grensesprengende” Prof. Leiv Sydnes, Universitetet i Bergen Fagreferentkonferansen 2002