Planlagte endringer for funksjonskontrakter Torgeir Leland Veg- og ferjeforvaltningsseksjonen i Vegdirektoratet

Hva ble sagt forut for konkurranseutsetting om kontraktstørrelse ”Vegvesenet har lagt vekt på i første omgang å gå ut med store kontrakter” ”..store kontrakter gir entreprenørene bedre muligheter for helårlig beskjeftigelse, og derved bedre utnyttelse av mannskaper, maskiner og utstyr. Dette vil kunne gi gunstigere priser for oss som byggherre.” ”Store kontrakter vil gi færre samarbeidsparter og vil forenkle kontrollopplegget i en viss grad. Dette vil gi mindre utgifter til å ivareta byggherrerollen, enn et opplegg med små kontrakter og mange aktører.”

Hva ble sagt om KS opplegg For drift og vedlikehold av veger er det vesentlig at de kvalifiserte entreprenører har KS-opplegg som ivaretar trafikantenes behov hver time, hver dag, hele året. Det kreves også HMS-opplegg som ivaretar sikkerhet og arbeidsmiljø for de som må arbeide på et sted der trafikken går til enhver tid. Drift og vedlikeholdsarbeider skal bedre og ikke redusere trafikksikkerheten. Dette er noe av bakgrunnen for at vi nå ved første gangs utlysing av funksjonskontrakter legger opp til at de entreprenører som er aktuelle for oppdrag er økonomisk solide og av en viss størrelse med et utprøvd KS-opplegg. Det er derfor satt krav om egenkapital på minimum 10 % av kontraktsummen, og at egen bemanning skal utgjøre minimum 25 % av den totale arbeidsstokk.

Hva ble sagt om aktuelle entreprenører ”Vi har kartlagt at ca. femti medlemsbedrifter i MEF vil kunne tilfredsstille vårt krav til egenkapital. Etter vår mening vil dette sammen med de landsdekkende entreprenører og Produksjonsselskapet som opprettes fra 1. januar, være et godt grunnlag for sunn konkurranse rundt om i landet.”

Hva fikk vi Store kontrakter – lave priser - JA! Forenklet kontrollopplegg – TJA! (Men fikk vi den kvaliteten vi trodde vi skulle få?) MEF bedrifter – NEI! (To unntak, Risa AS to kontrakter, Bragerhaug og Beitostølen AS en kontrakt i år)

Kvalitet – publikums dom

Publikums dom Samtlige regioner: ”For dårlig” 4,5 – Ønskelig 4,0 – ”Godt nok” Under 4,0 – For dårlig Samtlige regioner: ”For dårlig”

Sammen må vi forbedre oss! Vi må bli bedre i vårt KS arbeid – bli bedre til å stille krav til entreprenøren Entreprenørene må få bedre KS – systemer – og dokumentere at disse blir fulgt og dokumentere egne resultater Vi må forenkle arbeidet med dokumentasjon og rapportering Opplæring - holdninger

Konkurransesituasjonen Mesta er svært dominerende i markedet, nærmer seg 70% ”vinnerandel” i siste utlysingsrunde, noe som øker risikoen for monopoldannelse MEF bedriftene deltar av og til, men blir sjelden tildelt en kontrakt Konkurransen i distriktene synes å være avtagende, i år hadde en kontrakt hvor bare Mesta leverte tilbud Prisene er lave, og som oftest under våre byggherreoverslag. Noen tilbud er betydelig lavere enn våre byggherreoverslag. Dette gir risiko for at entreprenørene vil tape penger på oppdraget og høy risiko for mangelfull leveranse med dagens oppgjørsform gjennom rundsum betaling for å ivareta funksjonsansvaret

Konkurransesituasjonen - tiltak Lenger vekk fra de store byene og lenger nord – mindre konkurranse Utfordringen er å få MEF bedriftene til å delta i konkurransen som opprinnelig forutsatt for disse kontraktene Dette krever at vi gjør noe med risikofordeling mellom byggherre og entreprenør Gjøre det ”enklere” å være entreprenør i forhold til dokumentasjon og rapportering

Tre områder med forbedringstiltak Risikofordeling i kontrakt, innebærer overgang oppgjør for utført arbeide som kan dokumenteres Kvalitet – gjennom hele prosjektet Dokumentasjon, overgang til elektroniske systemer

Områdestørrelse - oppgjørsformer Vi ønsker å prøve ut andre oppgjørsformer i noen prøvekontrakter som inngås i 2006 Følgende kontrakter: Romerike øst; deles, etableres en mindre kontrakt i den østlige delen Arendal vest; deles slik at vi får en mindre kontrakt i de indre delene Sirdal Indre Namdal Indre Romsdal

Oppgjørsform – romertall V Vi fjerner henvisning til oppgaver som er vanskelig å prise og lar disse inngå i beskrivelsene på de aktuelle prosessene. Disse avregnes etter avtalte priser. Vi introduserer begrepet ”Vegtilsyn” – og er konkrete på omfanget av dette gjennom frekvenslister. Vurderer å senke beløpsgrensen i D2.34 fra kr. 10’ til kr. 5.000,-

Oppgjørsform –sommerprosesser – eksempel på presisering av oppgaver Vegtilsyn – antall m veg angitt Vask tunnel – oppgjør pr m tunnel når det vaskes

Vinterarbeider Oppgjør gjennom både: Enhetspriser som fastsettes av BH i konkurransegrunnlaget. Denne delen av oppgjøret er ment å dempe risikoen for entreprenøren for variasjoner om vinteren som mye/lite brøyting, snørydding og strøing. Vi ønsker å legge denne litt under marginalkost (selvkost) for entreprenør. RS – som blir den prisen som angis av entreprenør i konkurransegrunnlaget (som før) Innebærer at entreprenøren må dokumentere faktisk utførelse for å få utbetalt den variable delen.

Vinterprosesser – et tenkt eksempel på oppgjør

Kvalitet – områder som vi jobber med Kvalitetsplanmal Poengbasert trekksystem Tilsvarende system som nå er innført for OPS kontrakter. Dette gir grunnlag for en enhetlig og forutsigbar måte å håndtere avvik. Elektronisk dataflyt mellom Byggherre og entreprenør i anbudsfasen i ”byggefasen”

Kvalitetsplanmal Her vil vi bli mer presise på hvilke krav vi stiller til entreprenørens egenkontroll – bl.a. for å motvirke utviklingen hvor byggherrens egenkontroll (SOPP) blir stadig mer omfattende og krevende. Avvik vil bli håndtert på en enhetlig måte. Dette krever et system som blir forstått og akseptert av begge parter, og som blir håndhevet. Må fanges opp gjennom opplæring og klare rutiner som skal følges. Alle faser av en funksjonskontrakt vil bli beskrevet i vår kvalietsplanmal – og det vil bli fokus på at rutinene skal følges.

Mangler ved kontraktsarbeidet Kontraktens kap. C, pkt. 32 beskriver mangler og utbedringer Trekk gjennomføres for påviste avvik ved (kap. D, pkt. 38): Administrasjon av kontrakten Organisering og gjennomføring av arbeidet og kontraktsforpliktelsene Resultat på vegen - tilstand og funksjon For påviste, dokumenterte og besluttede avvik gjennomføres trekk på mellom kr. 10.000 og kr. 200.000 Begge parter – BH og E – ønsker at bestemmelsene praktiseres likt på tvers av kontrakter og regioner

Mangler ved kontraktsarbeidet, forts. Trekk for avvik vurderes utfra – dvs. beregning av trekkpoeng på bakgrunn av: Alvorlighetsgrad Økonomisk besparelse for entreprenøren ved ikke å utføre tiltaket Gjentakelser Statens vegvesen skal være en enhetlig byggherre Målsettingen er å gjennomføre trekk på samme måte i hele landet

Mangler ved kontraktsarbeidet, forts. Felles trekkregler gjennomføres Flere modeller har vært testet som skyggeregnskap Felles opplegg sendt regionene: Beregne trekkpoeng for ulike aktiviteter utfra alvorlighetsgrad, besparelse for entreprenøren og gjentakelse Beregnes pr. måned, beslutning i byggemøte

Eksempel – bruk av trekkpoeng 3 TP/2 timer = 36 TP 3 TP/døgn etter 2 døgn = 6 TP 1 TP/time etter 2 timer = 4 TP SUM = 46 TP Grunntrekk = kr. 10.000 46 x 1.000 = kr. 46.000 SUM TREKK = kr. 56.000 Dårlig brøyting – 1 døgn Spor 4 døgn Dårlig strøing 6 timer Vinter strategi/ÅDT = 2000

Konskevenser av for lav standard om vinteren Brukernes tidsbruk ⇒ tidskostnadene Slitasje og drift av kjøretøy ⇒ kjøretøykostnader Risikoen for ulykker ⇒ ulykkeskostnader Miljøforholdene på vegen ⇒ miljø”kostnader”

Størrelsesorden på brukernes kostnader Tidskostnadene ⇒ 80-100 mrd/år Kjøretøykostnader ⇒ 80-100 mrd/år Ulykkeskostnader ⇒ 20-25 mrd kr/år Miljø”kostnader” ⇒ ?? mrd kr/år Hvordan påvirkes disse kostnadene gjennom drifts- og vedlikeholdsinnsatsen?

Budskap: tidskostnader og ulykkeskostnader “Timing” og innsatsnivå innen vinterdriften har meget stor innvirkning på brukernes tidskostnader og ulykkeskostnader

Konsekvens av manglende gjennomføring av Hb-111 i et vinterdøgn

Elektronisk dataflyt Vi har startet utprøving av et system hvor anmodninger om anbud håndteres på internett – og hvor konkurransegrunnlag lastes ned fra internett Vi oppfatter at dette ga besparelser på for entreprenør så vel som entreprenører som ofte må fordele anbudsgrunnlaget til flere kalkyleteam. Byggherrens besparelse var alene på over kr. 500.000,- Dette systemet vil videreutvikles slik at det omfatter alle typer prosjekter, også på utbyggingssiden

G-Prog - arbeidsprosess Anbuds- utarbeidelse Anbuds- publisering Entreprenørens prising Tilbuds- evaluering Kontrakts- oppfølging Bruk av applikasjoner G-Prog Beskrivelse G-Prog ProsjektØkonomi Dokumentdatabase / Publiseringsverktøy

G-Prog Beskrivelse Det jobbes nå med å tilrettelegge for de to kontraktene i Arendal og på Romerike slik at de kan lages i G-Prog beskrivelse. Entreprenørene kan utarbeide anbud gjennom sine vanlige verktøy som brukes for utbyggingsprosjekter i dag I neste omgang vil fakturering skje etter samme rutiner som rutiner som for utbyggingsprosjekter, dvs entreprenøren sender over et elektronisk fakturagrunnlag i overensstemmelse med NS 3459 formatet Oppfølging vil skje med G-ProgPØ Basert på erfaringene fra denne utprøvingen, aktuelt med en overgang til G-Prog Beskrivelse for flere typer prosjekter og alle funksjonskontrakter som heretter startes opp (fom 2007 kontraktene). En fullstendig overgang gir et enda bedre grunnlag for total porteføljestyring for D/V-prosjekter

Hva med de mindre entreprenørene? Ingen vil bli tvunget til å utarbeide anbudene på PC, men vi antar at dette vil forenkle arbeidet for denne gruppen også. Vi vil følge opp alle funksjonskontrakter via G-Prog Økonomi og vil fra og med 2006 kontraktene forbeholde oss retten til å få levert fakturaen på NS 3459 format slik som for utbyggingskontrakter. Dette kravet vil omfatte alle entreprenører

Elektronisk innhenting av kvalitetsdata fra funksjonskontrakt entreprenør Det er nå laget en systemspesifikasjon. Det må tas en beslutning av etatsledelsen om en skal gå videre på dette grunnlaget. På grunnlag av denne systemspesifikasjonen, er det planlagt å utarbeide konkurransegrunnlag Vejdirektoratet i Danmark er rådført under arbeidet med å lage systemspesifikasjon, og vi ønsker å harmonisere elektroniske utvekslingsformat med disse og hva som kommer i CEN regi. Utstyrsleverandørene har gitt uttrykk for at hvis vi bruker det danske formatet som nå er i bruk, vil de kunne levere utstyr som gir dette formatet. Noe data vil fremdeles måtte baseres levering av skjemaer – for eksempel via web. En klar forutsetning, entreprenørens arbeid med å sende rapporter skal forenkles i forhold til dagens papirbaserte rutiner

Litt om HMS – her trykker skoen i dag! Entreprenøren SKAL ha gjort risikovurderinger FØR arbeid igangsettes NB! Entreprenøren har bare GULE varsellys – de varsler andre trafikanter om FARE, men utgjør IKKE et krav om ”fri veg” Andre trafikanter må varsles om faren på en slik måte at de har mulighet til å bidra til å forebygge ulykker

Eks. på et par stygge hendelser Snøbrøyting over bru Personer som fisket i båt under brua fikk snø fra brøytingen over rekkverket og ned i båten. Det gikk bra – denne gangen! Snøfresing mot kjøreretningen En bil kom intetanende kjørende rundt en mørk sving og møter en hjullaster med fres. Hjullasterføreren trodde han hadde truffet autovernet da det smalt. Heldigvis bare små personskader samt materielle skader – dette kunne svært lett blitt en dødsulykke! Våre risikovurderinger må fange opp slike hendelsestyper!

Nytt rundskriv - Nytt F-kap Krav til egenkapital er erstattet av krav om soliditet Krav til egen bemanning redusert til 10% ++++ Disse endringene er foreløpig ikke innarbeidet i malen for 2006 kontraktene – hva mener dere?

Hovedpunkter i innlegget Vi har sammen ansvaret for å lykkes i arbeidet med å konkurranseutsette drift- og vedlikeholdsarbeider. Bransjen har argumentert for denne løsningen – og vi har ansvaret for å legge til rette for at reformen blir vellykket. Vi må erkjenne at publikum er misfornøyd med innsatsen vår – så langt. Vi må også erkjenne at når vi ikke klarer jobben vår, overfører vi betydelige merkostnader på brukerne våre. Vi ønsker oss flere MEF entreprenører som kontraktspartnere – og spesielt på de mindre kontraktene Vi erkjenner at vi må gjøre noen grep i forhold til kontraktsstørrelse og avgrensning av risiko for å få dette til.

Hovedpunkter i innlegget (forts) Vi må forbedre kvalitet både hos oss selv og hos entreprenøren. Derfor lager vi en kvalitetsplanmal som viser hvordan kvaliteten skal ivaretas i alle faser av kontrakten. Vi ønsker å tydeliggjøre at vi ikke aksepterer avvik fra kontraktens bestemmelser. Avvik skal håndteres på en enhetlig måte - og alle skal behandles likt. Avvik skal ikke lønne seg for entreprenøren. Derfor innfører vi et poengbasert system for å håndtere avvik Vi ønsker å forenkle arbeidet med administrasjon av kontraktene både for entreprenørene og oss selv - og arbeider med en overgang til elektronisk håndtering av funksjonskontrakten i alle faser, bl.a. anbudshåndtering, fakturering og rapportering. Er vi på rett veg? Hvordan kan vi sammen bli bedre?