Bransjens eget opplegg for samhandling. Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene

Innhold ● Bakgrunn ● Hvorfor samhandling ● Målsetting ● Hva er samhandling ● Gjennomføring av samhandling ● Rammebetingelser og opplegg for samhandling ● Tvisteløsning

Bakgrunn - policygruppe bransjekontakt Vegdirektøren har sammen med rådgivere og entreprenører dannet en policygruppe for å bidra til riktig prioritering og utvikling Fokusområder første fase –Etikk og ledelse –Kapasitet og forutsigbarhet –Kontraktstyper og samarbeidsformer Innretning –Målbar langsiktig produktivitetsforbedring for sektoren og bransjen –Skape tillit og gode relasjoner –Identifisere og gjennomføre ”umiddelbare” forbedringstiltak

Visjon og mandat for policygruppen Forpliktende samarbeid: ● Som byggherre, rådgivere og entreprenører forplikter vi oss i et systematisk og langsiktig samarbeid å bidra til et best mulig totalresultat gjennom å skape merverdi ved å utvikle effektive gjennomføringsmodeller med vekt på etikk, kvalitet, miljø, sikkerhet og forutsigbarhet.

Målsetting for policygruppens arbeid ● Skape tillit og gode relasjoner mellom aktørene ● Identifisere forbedringstiltak som gir bedre praksis ● Ønsker å oppnå: -Effektivitetsforbedring -Respektert samfunnsbygger

Tiltak ● Skape forutsigbarhet og legge til rette for god utnyttelse av markedets kapasitet ● Øke kompetanse gjennom felles opplæring, FOU, åpenhet og erfaringsoverføring ● Ta i bruk utvidet systematisk samarbeid i dagens kontraktstyper ● Utvikle og utprøve nye og effektive gjennomføringsmodeller ● Følge opp forbedringsarbeidet ved holdnings- undersøkelser og produktivitetsberegning.

Tiltak

Arbeidsgruppe for samhandling ● Vegdirektoratet ● Jernbaneverket ● Regionene ● Bransjeorganisasjonene – EBA, MEF, RIF

Hvorfor samhandling?

Erkjennelse ● Det er enighet i bransjen om at konfliktnivået er for høyt, og at det er nødvendig med forutsigbare bestemmelser og tiltak for å bedre situasjonen. ● I erkjennelse av at det vil oppstå uenighet i forbindelse med kontraktsgjennomføring, er det viktig at kontraktene inneholder mekanismer som gjør at håndteringen av tvister blir forutsigbar og at tvister som oppstår blir løst.

Erfaringer med samhandling frem til nå ● Det har vært noe ulik forståelse for hva samhandling er og hva det skal omfatte. ● Dette har ført til at samhandling blir gjennomført svært forskjellig og i mange tilfeller alt for overfladisk til at den har vært til særlig nytte i gjennomføringsfasen. ● Enkelte rapporterer at samhandling er positivt i tidlig fase fordi man blir godt kjent, men at det har lite effekt i gjennomføringsfasen. ● Samhandlingen blir i mange tilfeller en informasjonsarena og ikke en arena hvor det å bygge felles mål og felles plattform til praktisk nytte i gjennomføringsfasen. ● Ikke alltid de riktige folkene som deltar i samhandlingen

Hva er samhandling Det er særlig tre forhold som er sentrale i samhandlingen: ● Partene skal bli kjent med hverandre ● Partene skal bli kjent med kontrakten ● Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for gjennomføringsfasen innenfor konkurransegrunnlagets forutsetninger og system.

Hva er Samhandling Byggherre Entreprenør Andre Rådgiver MAL Etablere samarbeid som skaper tillit og inspirasjon til utvikling og effektiv gjennomføring.

Felles interesser og målsetting ● Utgangspunktet er at partene har en rekke sammenfallende interesser. ● Vi har et felles ansvar for å gjøre en god jobb ut fra samfunnets behov, på en effektiv måte. ● Vise at vi er vårt ansvar bevisst ● For å få et vellykket produkt er vi avhengig av hverandre ● Dokumentere faglig dyktighet ● Levere god og riktig kvalitet ● Levere til avtalt tid ● Levere til riktig kostnad ● Vi ønsker ikke konflikter ● Tydelige og forutsigbare rammebetingelser ● Godt omdømme ● Etc.

Nå er det hensiktsmessig med samhandling Samhandling er en måte å organisere samarbeid på, og kan innarbeides og legges til grunn uavhengig av entrepriseform og type arbeid: - Utførelsesentreprise - Totalentreprise ● Utbyggingskontrakter ● Driftskontrakter Elektrokontrakter Etc.

Grunnleggende forutsetninger for samhandling ● Kompetente og motiverte medarbeidere hos alle parter ● Åpenhet ● Respekt for hverandre og likeverdighet ● Forutsigbarhet ● Prosedyrer for personkonflikter ● Prosedyrer konfliktløsning – kontraktuelt ● Avklare roller og ansvar ● Etablere prosedyrer for samhandling som skaper tillit og inspirasjon til utvikling

Rammer for samhandling ● Kontrakten er plattformen for samarbeidet, og det er derfor viktig at kontrakten gjennomgås, herunder sentrale kontraktsbestemmelser og spesielle/utvalgte forhold knyttet til kontraktsarbeidet. ● På den annen side er det viktig at partene ikke har urealistiske forventninger til en slik gjennomgang, siden innholdet og forutsetningene i kontrakten allerede er fastlagt i konkurransegrunnlaget som grunnlag for anbudskonkurransen. ● Det er derfor viktig at både byggherre og entreprenør har satt seg godt inn i kontrakten på forhånd, slik at begge parter er forberedt på en slik gjennomgang.

Opplegg for samhandling Opplegg for selve samhandlingen avklares og avtales i oppstartsmøtet, R763, C2, pkt. 8. Eksempel på hva som skal avtales kan være: ● Oppstart og varighet samlet sett ● Varighet av hver samling – 1, 2, 3 dager etc. ● Hvor skal samlingene/møtene holdes ● Hvem har ansvar for å arrangere møtene ● Hvem skal delta ● Etc.

Gjennomføring av samhandling ● Samhandling som skal gjennomføres før byggestart, skal ledes av en person med nødvendig kompetanse og erfaring til å lede slike prosesser. ● Denne personen skal ikke være tilknyttet prosjektorganisasjonen.

Gjennomføring av samhandling Samhandlingen deles normalt inn i fire hovedtemaer som angitt nedenfor, for å løfte frem både formålet og innholdet i prosessen. ● 1) Personer, roller, samarbeid - Bli kjent -Samhandling som grunnlag for samarbeid i gjennomføringsfasen. -Møtestruktur -Roller, ansvar og fullmakter -Kommunikasjon ● 2) Gjennomgang av kontrakten -Gjennomgang av prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser -Gjennomgang av sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet, kap. D1

Gjennomføring av samhandling ● 3) Helse, miljø og sikkerhet -Partenes ansvar -Kontroll og oppfølging -Hvordan unngå ulykker og andre uønskede hendelser? Kan partene hjelpe hverandre? ● 4) Håndtering av tvister -Gjennomgang av kontraktens tvisteløsningsmekanismer kontraktens bestemmelser kap. C2, pkt. 9 Samarbeidsmøter. -Hvordan håndtere tvister av mellommenneskelig art -Rutiner for varsler og svar – håndtering som ikke bidrar til at uenighet eskalerer -Målsetting er at kun prinsippsaker skal komme til rettsvesenet.

Gjennomføring av samhandling ● Eksemplifisering og konkretisering av innhold og detaljeringsgrad for samhandlingen fremgår av mal og innhold for samhandling, jf. vedlegg 2 til veiledningen. ● Malen angir hva som kreves gjennomgått og avklart for hvert hovedtema og deltema som skal bidra til at partene gjennom samhandling kan oppnå en målrettet, forutsigbar og mer effektiv gjennomføring av kontraktsarbeidet. ● Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingen må tilpasses den enkelte kontrakt og at vedlagte mal er eksempel på opplegg for å fastsette en målrettet prosess på et passende nivå.

Rammebetingelser

Anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) TID

Konkurransegrunnlaget Forutsetninger og rammebetingelser for samhandlingen må klart fremgå av konkurransegrunnlaget Forutsetninger og bestemmelser om samhandling, innarbeides som spesielle kontraktsbestemmelser i R763, C2 pkt. 8 og 9 og C3 pkt. 1.

Kontraktsbestemmelser Her benyttes: ● NS 8405/8406 – for utførelsesentrepriser ● NS 8407 – for totalentrepriser

Anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) TID

Anbudskonkurransen og valg av tilbyder ● Anbudskonkurransen gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk, i henhold til Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter, frem til valg av tilbyder og inngåelse av kontrakt.

Anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) TID

Samhandling Samhandling består av: ● Oppstartsmøte ● Samhandling før igangsetting av kontraktsarbeidet ● Samhandling i gjennomføringsfasen Samhandling og utarbeidelse av omforent samhandlingsdokument, som grunnlag for gjennomføring, skal gjennomføres og avsluttes før kontraktsarbeidet startes

Gjennomføring av Samhandling ● Tilstrekkelig tid ut fra – prosjektets omfang – kompleksitet – etc. ● Kvalitetssystemet angir minimum 3 møter til samhandling i tidligfase som utgangspunkt. ● Samhandling som tilrettelegger for gjennomføringsfasen, skal avsluttes før kontraktsarbeidet igangsettes.

Samhandling ● Det er viktig å utvise åpenhet for nye løsninger, men nye løsninger skal ikke velges uten at det er overveiende sannsynlig at det innebærer en gevinst for prosjektet. ● Samhandlingsfasen avsluttes etter at alle relevante forhold ved kontrakten er gjennomgått og partene har fått en felles forståelse for hva en ønsker å oppnå med denne måten å organisere og gjennomføre kontraktsarbeidet på. ● Utgifter som rådgivere og entreprenører vil få i samhandlingsfasen, honoreres etter priser gitt i tilbudet, basert på konkurransegrunnlagets forutsetninger.

Anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) TID

Samhandling ● Følge opp og gjennomføre kontraktsarbeidet iht. omforente prosedyrer utarbeidet i samhandlingen før igangsetting av kontraktsarbeidet. ● Videreutvikle og tilpasse prosedyrene hvis det er nødvendig. ● Informasjon og involvering av alle deltakere.

Anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) TID

Sluttevaluering ● Sluttevaluering og erfaringsoverføring ● Partene bør i fellesskap utarbeide en evaluering – sluttrapport hvor alle sider ved kontraktarbeidet og samhandlingen blir belyst.

Tvisteløsning En av årsakene til det høye konfliktnivået er at uenighet som oppstår i gjennomføringsfasen ikke blir løst løpende, men akkumuleres til store tvistesaker som utestår til sluttoppgjøret.

Tvisteløsning Behandles i byggemøtet Hvis ikke enighet innen 3 mnd., bringes saken inn for samarbeidsmøtet Samarbeids- møtet «ekspert» Hvis ikke enighet, bringes saken inn for en felles «ekspert». «Eksperten» gir et skriftlig begrunnet råd innen 14 dager. Samarbeids- møtet Domstolene Ved enighet bringes løsningen tilbake til byggemøtet Ved fortsatt uenighet