1 Tilfredse og kompetente IKT-brukere i Flekkefjord kommune. Utfordringer

2 Behovsbeskrivelse Brukerne får ikke den hjelp som trengs. Måten service utføres på er ikke hyggelig og effektiv. Avstanden til IKT-avdelingen føles stor og brukerne opplever å ikke bli ivaretatt. HelpDesk systemet har en høy terskel. Dette svekker omdømme til IKT-avdelingen.

3 Løsningen E-post noen dager etter en avsluttet sak: «Hei! For noen dager siden hadde du et problem med datamaskinen/fagprogrammet/osv. som du meldte til vår HelpDesk. Vi tror vi har løst dette og lurte på om det fungerer som det skal? Er det ellers noe du vil si i saken?» Oppfølgingssamtale hvis behov. Ekstra test: Arbeide på/fra ulike lokasjoner i kommunen – på oppsatte tider. Formidling av løsning til berørte parter/superbruker dersom problemet kan løses lokalt neste gang; «Hjelp til selvhjelp».

4 Fordeler 1)Delvis løste saker blir helt løst: 1)Hyggeligere opplevelse. 2)Frustrasjon erstattes med trivsel. 2)Økt kompetanse i å løse tilsvarende problem ved en senere anledning. 1)Hjelp til selvhjelp. 3)Nærmere kontakt mellom IKT-avdelingen og tjenestene. 4)Positivt for både IKT-avdelingen og brukerne i organisasjonen. 5)Positivt for omdømme. FRATIL

5 Ulemper Undersøkelsen er tidkrevende for IKT-avdelingen i en periode, og nye saker kan fort bli meldt inn utenfor HelpDesk systemet.

6 Alternativer SMS. Brukerundersøkelser.

7 Implementering og samarbeidspartnere Løsningen er tatt i bruk og testet med stort hell. Prosjektet er forankret hos Rådmannen. Involverte parter har vært prosjektgruppa, IKT-avdelingen og de som har meldt inn saker. NB! Det er prosjektgruppa som har hatt størst fokus.

8 Teamet bak Teamet har bestått av: Mette Sirnes (Søyland skole), Dag Ivar Staurseth ( Økonomi) og Lasse Fosse (IKT-avdelingen). Samarbeidspartnere i prosjektet har vært: De som har meldt inn saker og fått disse løst og IKT- avdelingen.

9 Økonomi For å ta i bruk løsningen har det ikke krevd investeringer i kroner, men i vel anvendt tid. Kostnader ved at ansatte ikke får utført jobben sin kan regnes til kr ,- tapt pr. dagsverk, og kan føre til overtid x 1,5. Inntekter i prosjektet er i form av tid. Stress og frustrasjon unngås, noe som kan forhindre sykemelding. Verdiskapning er god oppfølging, positiv opplevelse, ansatte i organisasjonen er på hugget, bruker systemet aktivt og gir gevinst.

Fremdrift AksjonKommentar ApplikasjonsforvaltningStartet, ikke avsluttet. ÅrshjulFerdig. PrioriteringerRett ressurser til rett tid. SLAHva skal IKT-avdelingen støtte? Kartlegging av behov for opplæringHva trengs av opplæring? Opplæring av superbrukere/andre genereltPlan for opplæring. 10 I prosjektet tok vi tak i en liten del av det vi mener bør jobbes med i forlengelsen av prosjektet. Den delen som går på oppfølging vil fortsett selv om prosjektet avsluttes. Det vi ønsker å fortsette med er de andre delene i kartet.kartet