R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Kartlegging av administrasjonskostnader Formannskapet 21/ KOSTRA-analyse

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Administrasjon og Styring Følgende funksjoner inngår: –100 Politisk styring –110 Kontroll og revisjon –120 Administrasjon –121 Eiendomsforvaltning –130 Administrasjonslokaler

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Administrasjon og styring Kostra Hva er Administrasjon – og hvor ligger ulikhetene?

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Tjenestefunksjon 100 Politisk styring Organisert under Rådmannen 011.Rådmann F Rm.felles F110/ Rm.stab F Rm.Pol F Rm.IKT F120 Rådmann+ 2 stk kom sjefer Kontorutg. Revisjon Kontr.utv. Kontingent KS Bedr.kom QM+ Pol.sekr. Prosj.arb Ordfører+vara Pol.godtgj. Drift pol.møter Tilsk.pol.partier IKT-internt Linjeleie TDC Lisenser Agresso og Eporte IKT-DDØ

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Funksjon 100 Politisk styring

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Tjenestefunksjon 110 Kontroll & revisjon Organisert under Rådmannen 011.Rådmann F Rm.felles F110/ Rm.stab F Rm.Pol F Rm.IKT F120 Rådmann+ 2 stk kom sjefer Kontorutg. Revisjon Kontr.utv. Kontingent KS Bedr.kom QM+ Pol.sekr. Prosj.arb Ordfører+vara Pol.godtgj. Drift pol.møter Tilsk.pol.partier IKT-internt Linjeleie TDC Lisenser Agresso og Eporte IKT-DDØ

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Funksjon 110 Kontroll & revisjon

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Fordelt utover hele organisasjonen 011.Rådmann F Støtte F HAB F OMS F ETT F BHG/BSK F USK/VIRK F H&S F120 Tjenestefunksjon 120 Administrasjon Rådmann+ 2 stk kom sjefer Stab Kontorutg. Personal Arkiv Sentralbord Økonomi Tillitsvalgte Enh.leder Kontorutg Enh.leder Kantine Kom.sjef Logoped Kontorutg. Kantine Husleie NAV Kontorutg.

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet KOSTRA – administrative kostnader Hva er Funksjon 120 Administrasjon (1) Administrativ ledelse (2) Fordeling av andel lederstilling (3) Stab/støttefunksjoner (4) Fellesfunksjoner (5) Fellesutgifter Side 9

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet KOSTRA – administrative kostnader Administrativ ledelse Til funksjon 120 skal det henføres lederressurser som etter KOSTRA er definert å være administrative ledere, og som leder andre administrative ledere. Administrative ledere er definert til å være ledere som har både økonomiske og administrative fullmakter. I den hierarkiske kjeden av ledere, skal leder på laveste nivå som tilfredsstiller kravene til å bli definert som administrativ leder, henføres til respektiv tjenestefunksjon, mens dennes overordnede administrative ledere skal henføres til funksjon 120. Gjennom dette oppfylles kravet om at administrative ledere som leder andre administrative ledere, blir henført til funksjon 120. Side 10

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet KOSTRA – administrative kostnader (2) Fordeling av andel lederstilling Dersom en administrativ leder på funksjon 120 yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 % av stillingen eller mer, skal denne andelen fordeles til tjenestenivået. Det vises til prinsippene for fordeling av stillinger i KOSTRA-veilederen. En stilling er i denne sammenheng definert som et årsverk. Dersom administrative ledere på laveste nivå yter stabs/støttetjenester for overordnet ledelse, skal stillingen fordeles til funksjon 120 dersom ytelsen utgjør 20 % eller mer av stillingen. Side 11

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet KOSTRA – administrative kostnader (3) Stab/støttefunksjoner Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen eller av et administrativt ledernivå knyttet til funksjon 120, er i utgangspunktet en del av funksjon 120. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, kommuneadvokat/-jurist, utvikling av lokalsamfunn og næring, samt arbeid knyttet til organisasjonen eller organisasjonsutvikling. Side 12

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet KOSTRA – administrative kostnader (4) Fellesfunksjoner Felles resepsjon, sentralbord og andre velferdstiltak. Felles post ‐ og arkivfunksjon. Felles lønns- og regnskapsfunksjon, herunder fakturering og innfordring Hustrykkeri. Innkjøp av papir/kontormateriell som hustrykkeriet foretar for tjenestefunksjonene/-enhetene, belastes de aktuelle tjenestefunksjonene. Felles IKT-løsninger for hele kommunen Side 13

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet KOSTRA – administrative kostnader (5) Fellesutgifter Kantine (nettoutgift). Sekretariat for politisk ledelse. Bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte Overordnet HMS ‐ arbeid. Kontingent til KS/OU mm Frikjøp av hovedtillitsvalgte. Utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt. Side 14

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Organisasjonsmodell & delegasjon Delegert budsjett- og personal- ansvar til avd.ledere medfører økte adm kostnader. (3 nivå) Andre kommuner har 2 nivå og fører derfor enh.leder på tjeneste- funksjon. Rådmann Funksj 120 Enhetsleder OMS Funskj 120 Avdelingsledere Tjenestefunksj Enhetsleder STF Funksj 120 Personal & TV Funksj 120 Fellestjeneste & arkiv Funksj 120 Økonomi Funksj 120 Enhetsleder HAB Funksj 120 Avdelingsledere Tjenestefunksj Kommunalsjefer Funksj 120

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Funksjon 120 Administrasjon Hvorfor???

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Organisert under Eiendom & Tekn.tjeneste 091.Eiendom F Vaktmestre F-div 093 Renhold F-div 094 Tekniske tjenester F-div 082 VAR F-div Tjenestefunksjon 121 Eiendomsforvaltn. Enh.leder + «sekretær» Eiendomskatt Kontorutg. Byggforsikringer

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Funksjon 121 Eiendomsforvaltning Lisenser programmer eiendom Bygg forsikring Forvaltning av eiendomsskatt Komplisert funksjon med mye uklarheter

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Organisert under Eiendom & Tekn.tjenester 091.Eiendom F Vaktmestre F Renhold F130 Tjenestefunksjon 130 Adm lokaler Kontorutg. Driftskostn Lønn renh. Lønn vaktm.

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Funksjon 130 Administrasjonslokaler Drift administrasjons- lokaler –Vedl.hold/driftskostn –Vaktmestertjenester –Renholdstjenester

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Oppsummering/drøfting KOSTRA viser at vi ligger høyt på administrasjon sammenlignet med KG11. Organisatoriske ulikheter som følge av delegert myndighet til avd.ledere. «Teoretiske handlingsrom» kan være indikasjoner på at det er noe å spare. Rådmannen har fokus på adm.kostnader og søker nye/gode løsninger

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Hva finner man her… Inndeling i KOSTRA-grupper (Risør gruppe 11) Side 22

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet Begreper i KOSTRA Side 23 Brutto driftskostnad –Lønn, Driftsutgifter og avskrivninger (ikke finans) Brutto driftsinntekter –Salgsinntekter, refusjoner og tilskudd (ikke finans) Netto driftsutgifter Brutto driftsutgifter - Brutto driftsinntekter = Netto driftsutgifter

R ISØR KOMMUNE Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet KOSTRA – Fordeling av utgifter Fordeling av utgifter og inntekter Rapporteringsforskriften §§ 4 og 5 stiller krav om at utgifter, avskrivninger og inntekter som vedrører flere funksjoner skal fordeles på de berørte funksjoner. Siden det gjerne er tale om større beløp som berører flere funksjoner er en reell fordeling viktig for å sikre et godt grunnlag for å sammenligne og vurdere faktisk ressursbruk innenfor de ulike funksjonene. Fordeling av lønnsutgifter I merknadene til rapporteringsforskriften er det angitt prinsipper for fordeling av lønnsutgifter: En stillingsandel (funksjonsandel) kan unnlates å fordeles dersom den utgjør mindre enn 20%. Kravet er å oppfatte som minimumskrav, og utover dette er det frivillig med fordeling. Kommuner og fylkeskommuner kan derfor henføre også stillingsandeler mindre enn 20%, når en slik stillingsandel er identifiserbar. Alle kommuner og fylkeskommuner skal imidlertid henføre stillingsandeler større eller lik 20%. Side 24