Gjennomgang av rapport om Virksomhetsgjennomgang

Presentasjon om: "Gjennomgang av rapport om Virksomhetsgjennomgang"— Utskrift av presentasjonen:

1 Gjennomgang av rapport om Virksomhetsgjennomgang
v/ Eva Taule (leder) og Bjørg Sveinall Øgaard (sekretær)

2 Gjennomgang av rapport
Utvalget ble nedsatt av fellesrådet våren 2015 Fikk en bestilling (mandat) av fellesrådet Utvalget har således utført en jobb for fellesrådet Utvalget hadde kun mandat til å foreslå tiltak til fellesrådet Å uroe en hel organisasjon i flere år med noe som kun handlet om mulige modeller, vurderte vi som uheldig. Derfor ble også prosessen holdt lukket Mandatet var åpent og bredt, hvor flere måter å velge metodikk var mulig

3 Valg av metode: Kirkeverge og utvalgets leder laget et forslag til metode, som ble fremlagt for de to andre folkevalgte representantene Forslaget ble så fremlagt for hele utvalget på det første «stormøte» i juni Møtet vedtok følgende metode for å løse mandatet: Kartlegge dagens situasjon Utvalget skal foreslå tiltak/løsninger som gir organisasjonen bedre/smartere måter å løse oppgavene på, herunder innsparing av ressurser Utvalget skal deles i tre mindre grupper, som skal ledes av folkevalgte (Hilde Haaland-Kramer (I), Jonny Østenstad (II) og Eva Taule (III) Hele utvalget og de tre gruppene skal ha veksel-vise møter

4 Metoden fortsetter.. De tre undergruppene og hele utvalget hadde veksel-vise møter i starten av arbeidet Da datagrunnlag var innhentet og dagens situasjon var belyst, og undergruppene hadde levert sine rapporter - fant utvalget det mer hensiktsmessig å møtes samlet Gruppen har levert sin rapport til fellesrådet Kirkevergen har lagt frem saken for fellesrådet Saken inneholde rapporten fra utvalget - pluss Kirkevergens kommentarer og hans forslag til prosess for høring og involvering Fellesrådet har gjort vedtak i saken

5 Gjennomgang fortsetter..
Følgende faktorer har vært førende for utvalget: Å sikre og styrke kirkens nærvær i Bergen Bedre utnyttelse av våre ressurser, slik at mer kan frigjøres til utadrettet arbeid i menighetene (førstelinjetjenste) Signaler fra Bergen kommune ved de senere budsjettprosesser. Sannsynligvis reelt bortfall av bidrag til drift i 2021 reelt bortfall av bidrag til drift i 2021 = 3,5 millioner (leieavtale med Akasia AS) Legge til rette for hele stillinger.

6 Gjennomgang fortsetter..
Utvalget har brukt svært mye tid på å finne en objektiv og troverdig «faktor» for å vurdere ressursfordelingen. Mange ulike faktorer er blitt vurdert. Utvalget landet på at medlemstallet i den enkelte menighet var den beste «faktor» Fra 1996 har BKF fått kommunale midler for å finansiere driften og foreta investeringer. Disse tildelingene er årlig justert i forbindelse med budsjettprosessene. Da andre trossamfunn også ble tildelt kommunale midler, ble medlemstallet i menighetene brukt som nøkkeltall for tildeling til disse.

7 Gjennomgang fortsetter..
Det er svært viktig å merke seg at medlemstallet ikke er en fasit, og at følgende faktorer må bli sett i sammenheng med tallene: Geografiske utfordringer (avstander) mellom kirker Levekårsutfordringer Eksisterende demografi Demografiske utfordinger Antall forordnede gudstjenester Samarbeid med andre menigheter Lokale variasjon (antall frivillige, kapasitet og kompetanse hos ansatt)

8 Ganske komplisert – fordi:
Menighetene er SVÆRT forskjellige. Noen er små - noen store. Noen har mange frivillige, andre har færre. Noen har eiendommer og inntekter av disse. Noen samarbeider med andre menigheter og andre organisasjoner. Tildeling av stillinger er forskjellig: Kantor – menighetens kirkelige aktivitet og menighetens størrelse Trosopplæring – Antall medlemmer t.o.m 18 år Diakon – etter søknad til bispedømmerådet

9 Hva gjør andre? Faktum er at våre medlemstall går ned.
I Oslo har det vært/og er samme tendens. Oslo er inne i runde to i sammenslåing av sokn. Kirkevergen her uttaler at dette skyldes at de ikke var «tøffe nok/radikale nok» i runde en. Tidligere biskop Aarflot uttalte at det å sette kirker ut av drift og slå sammen sokn, hadde gitt ham mange våkenetter. Men det måtte gjøres! Signal fra Bergen kommune i budsjettprosess for 2017: «Vi klarte å spare BKF for nedtrekk, men det kostet kommunen en god del i økte tilskudd til andre trossamfunn» (dette fordi vi ikke lenger har så stor andel medlemmer). Hvor lenge kan det vare?

10 Utvalgets anbefalinger
Utvalget tror på samorganisering av staber fordi større enheter gjør den enkelte stab mer robust. (samordne løsninger/oppgaver). Mer hele stillinger mindre administrativt arbeid (for eksempel til rekruttering), mer stabil bemanning, mindre tid til møter Færre kontorplasser med tilhørende husleie, inventar, IT….. Mindre sårbar Lettere å ta oppgaver for hverandre f eks sykefravær når staben er større Alle trenger ikke kunne alt Enklere koordinering av oppgaver på tvers av menighet med felles ledelse Administrasjonsleder med større ansvar også budsjettmessig, noe som kan gi større frihet lokalt. Mer oppfølging fra BKF til hver administrasjonsleder om antall ledere reduseres.

11 Oppsummering Underveis i prosessen ble det klart for utvalget at vi jobbet med MODELLER. Modeller som kirkevergen og Fellesrådet er blitt utfordret til gå videre med. Modell I er minst radikal, men gir etter utvalgets mening ikke tilstrekkelige, fremtidige gevinster. Modell II gir tilstrekkelig gevinst i nær fremtid. Modellen gir kun innsparing på administrative stillinger og berører derfor ikke «førstelinjetjensten (utadrettede fagstillinger)». Modellen er ikke utredet i praktisk virkning. Modell III tematiserer både administrative- og/fagstillinger. Her må det foretas en helt ny gjennomgang av fordelingen på fagstillingene.

12 Oppsummering fortsetter
Utvalget har vært tydelige på at det enkelte menighetsråd og de ansatte (med sine tillitsvalgte) må få delta i den kommende og avgjørende prosess. Sak og rapport er utsendt på åpen høring, hvor det gis anledning til å kommentere selve rapportens modeller eller komme med andre løsningsforslag. Positivt at BKF har igangsatt en prosess for å vurdere sin organisasjon og sitt ressursbruk (i forkant av reelt nedtrekk). Det forventes av alle organisasjoner med offentlig tilskudd at driften gjennomgå s og justeres. Svært viktig at alle høringsinstanser bruker tilstrekkelig tid NÅ - på å påvirke sin fremtidige organisasjon. Viktig å få frem hva/hvordan dere mener at organisasjonen skal organiseres, slik at menighetsarbeidet styrkes. Toget går nå – og ingen løsninger er vedtatt.