Foto: Geir Hageskal Anskaffelse av eByggesak - erfaringer fra Trondheim KPR og plan- og byggesakscafé

Status

Veien hit Det startet med et møte med KS forsommeren 2013 og en kartlegging samme høst..

 Videreføring av arbeidet med kundeservice og omdømmebygging  En mer effektiv tjeneste  En mer forståelig tjeneste Ved å ha  Et tilrettelagt saksbehandlingsverktøy spesialtilpasset byggesaksbehandling  En intuitiv og forståelig søknadsportal for kundene

 eByggesak og eByggesøknad i regi av KS KommIT  Trondheim med som pilotkommune  Bidrar inn i arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjoner  Lærerikt å analysere byggesaksprosessen så inngående  Tydeliggjorde behovet for endring  Stor verdi med KS som pådriver og ansvarlig for kravspesifikasjonene  Kravspesifikasjonene er av stor verdi ved lokal anskaffelse

 Erfaringer vi har gjort oss underveis.. Det er generelt:  Viktig med en god prosessleder med forståelse for byggesaksprosessen  Viktig å sette av tid og ressurser internt til lokal tilpasning  Viktig med god forankring i kommunen  Viktig med grundig involvering av relevante fagmiljøer (geodata, arkiv, it-arkitektur, innkjøpstjeneste etc.)

Digital førstevalg i TK:  Har vært viktig som støtte og sentral organisator internt i kommunen  Avgjørende med programleder og prosjektleders forståelse for vårt behov og anskaffelsens innhold  Prosjektledelsen har vært dyktige til å drive prosjektet fremover, gitt konkrete og korte frister

Digitalt førstevalg i TK:  Har hatt eierskap til anskaffelsen - ”VI”  Ydmyk: har lyttet til innspill fra fremtidige brukere/tilgrensende roller  Satt sammen tverrfaglige arbeidsgrupper som bidrar til felles innsikt i, og forståelse for hverandres kjerneområder og roller (arkiv, kart/oppmåling, etc)  DF og prosjektleder har hatt tillit til at arbeidsgruppene har skaffet seg oversikt over helheten samtidig med god kunnskap om detaljene

Byggesakskontorets bidrag:  Ledelsen har avsatt tilstrekkelige ressurser/ gitt spillerom mht til å kunne innhente nødvendig kompetanse underveis.  Engasjerte og motiverte medarbeidere bidrar til å drive/løfte prosjektet – vært veldig viktig  Har hatt fokus på å se fremover  Viktig å etablere team med ulik kompetanse/ roller

Noen utfordringer også..  å måtte tenke nytt på mange områder  å løsrive seg fra dagens løsninger (eks. det å tenke nytt ift. maler)  Å forstå kompleksiteten ved tekniske løsninger (integrasjoner mot andre systemer etc)  Å skille leverandørene fra hverandre underveis, på detaljnivå  Leverandørene har tidvis svart på svært forskjellige måter, har gjort det utfordrende å vurdere dem i forhold til hverandre.

 De første tilbudene bar preg av mangelfull forståelse for byggesaksfaget. Mer tekniske løsninger enn saksbehandlingsverktøy; under forhandlingene la vi vekt på å påpeke våre behov utover det rent tekniske.  Enkelte krav fra den nasjonale kravspesifikasjonen var/er noe utydelige.