Felles anskaffelse av LMS

Presentasjon om: "Felles anskaffelse av LMS"— Utskrift av presentasjonen:

1 Felles anskaffelse av LMS
Lars Skogan, UNINETT

2 Felles anskaffelse av LMS
? Hvorfor skal vi gjøre det? Hva innebærer det? Hvordan gjøres det? Hvor lang tid vil det ta? Hva vil det koste?

3 Alternativer Ingen anskaffelse Kortsiktig anskaffelse
Langsiktig anskaffelse

4 Ingen anskaffelse ”Vi trenger ingen fellesprosess fordi vi…”
Har en gyldig avtale iht. innkjøpsregelverket Har en god kontrakt Har et godt grep om leverandøren Får gjort de tilpasninger vi ønsker Har god pris, sammenlignet med alternativene Også for tilpasninger

5 Hva kan man oppnå? Større forhandlingsmakt overfor leverandør
Funksjonalitet Tilpasninger / utvikling Integrasjoner Lavere pris Felles driftsmiljøer Samarbeid

6 Samarbeid LMS henger sammen med andre systemer
Noen felles for mange UH og koordinert av UH (FS) Videreutvikling av integrasjoner og samspill mellom systemer (omtrent) lik kost om det er 2 eller 20 institusjoner som trenger integrasjonen

7 Mål med kortsiktig anskaffelse
Gyldige avtaler Like bra eller bedre priser Like bra eller bedre funksjonalitet Lav arbeidsbelastning Lav endringskostnad Lav prosesskostnad

8 Kort prosess ”Forespør flere systemer” Ett anskaffelsesløp
Ivaretar eksisterende funksjonalitet Ett anskaffelsesløp Beskriver dagens løsning Ønsker en kortvarig leveranse av tilsvarende Lite forarbeid (dersom det finnes dokumentasjon) Evaluering med basis i hva man har Stor vekt på byttekostnader Parallelle avtaler med ulike leverandører Forhåndsgitt fordeling ”Redefinering av avtalebetingelser” Muliggjøre samarbeid om endringer / utvikling

9 Felles anskaffelse – kort prosess
Fase 0: Prefase (informasjon / tilslutning) Fase I: Nedsettelse av styrings/arbeidsgruppe Fase II: Avklaring av rammer Fase III: Leverandørkontakt Fase IV: Utarbeidelse av kravspesifikasjon Fase V: Gjennomføring av konkurranse - Utlysning - Prekvalifisering / invitasjon - Tilbudsfrist - Forhandlinger / tilbakemeldinger / tilbud - Innstilling / godkjenning - Kontraktsarbeid - Signering Fase VI: Test-/akseptansefase Fase VII: Pilotfase Fase VIII: Utrulling

10 Muligheter med langsiktighet
Tidshorisont Strategisk samarbeid Større utviklingsarbeider Nye, bedre integrasjoner Tilpasninger / endringer Lavere priser Lovlig avtale Lang Kort

11 Kort vs. lang prosess Utvikling i egen bruk og funksjonalitet i systemene Teknologiskifte Strategiske vurderinger Byttekostnader Installasjon/implementering Opplæring Effektivitetstap Byttegevinster Effektivisering Lavere kostander Etc.  Beslutning

12 Lang prosess Mye forarbeid En ’ny start’ i design av LMS-løsning
Langsiktige planer / ønsker Behov for funksjonalitet Behov for integrasjoner Utvikling i anskaffelsesperioden Relativt ”fritt” (Involvering av flere parter – studenter  hvordan skal nytt LMS støtte den fremtidige studenten) Lang prosess Stor fordel å være flere å dele regningen på

13 Langkort prosess Kortsiktig avtale som omfatter det vi har i dag …mens man begynner å arbeide med lang prosess Direkte på lang prosess Annen løsning  utvikling

14 Avtaler

15 Avtaler Felles anskaffelse, ulike kontrakter
Separate avtaler for de som ønsker det All kontraktsoppfølging håndteres lokalt Evt. samarbeid med øvrig UH på tilpasning/utvikling Felles avtale gjennom UNINETT Hovedsakelig sentral kontraktsoppfølging Samarbeider om videreutvikling Brukerforum / prioriteringsråd / arbeidsutvalg

16 Avtaler – i dag Leverandør A Leverandør B Avtale Avtale Avtale Avtale

17 Avtaler – samarbeidsmodell
Leverandør A Leverandør B Ramme- avtale Ramme- avtale Koordinering Leverandør n Avtale Avtale Samarbeid

18 Avtaler - drift Separat drift per virksomhet, ukoordinert (ASP)
Separat drift per virksomhet, koordinert (ASP) Sentral drift i sektoren (ASP) Sentral drift hos leverandør (ASP) Software-as-a-service (SaaS)

19 Samarbeid om anskaffelse og forvaltning av system

20 Samarbeid – i UNINETT-regi
Økonomisystem – Agresso Lønns- og personalsystem (SAP) Bestillings- og fakturasystem (Basware) Konkurransegjennomføringsverktøy (EU-supply) Sak-/arkiv-system (Ephorte) Prosjektstyringsverktøy (Artemis) Drift FS Plagiatkontroll (Ephorus) + omtrent 40 rammeavtaler på IKT Koordinering av UNINETT – faglig deltakelse fra sektoren

21 Samarbeid UNINETT administrerer Arbeidsgruppe
Koordinerer prosess og samarbeid Samler opp og prioriterer endringsønsker Løpende oppfølging mot leverandør(er) Arrangerer brukerforum Arbeidsgruppe Deltakere fra frivillige institusjoner Superbrukere / fageksperter Arbeider tett mot leverandørene Lager kravspesifikasjon Evaluerer tilbud Innstiller leverandører til styringsgruppe

22 Samarbeid Styringsgruppe Ledere fra sektoren
Representativ sammensetning Personer med beslutningsmyndighet Studiedirektør eller noen som denne utpeker Utformer strategi for anskaffelsen Formelt velger leverandør(er) på innstilling fra arbeidsgruppe

23 Samarbeid - forvaltning av avtale
UH-sektoren Styring / kontroll Ramme- avtale Prioriteringsråd Styringsgruppe Leverandør Leveranse Sluttkunde