Revitalisering av kretsmøta Prosjekt hausten 2015

Bakgrunn 2 Redusert oppmøte på kretsmøta dei siste åra. I 2015 var oppmøte på 18,1 %. Vi må nu trenden. Kretsmøta kan og bør vere ein viktig arena for direkte dialog med eigarane våre, men er no i ferd med å miste mykje av sin verdi. Konsernet brukar mykje ressursar på kretsmøta, både økonomiske og personalressurser, på ansatt og tillitsvalgtsida. Styret har bedt administrasjonen om å kome med forslag for å revitalisere kretsmøta.

Vedtektene § 19 Kretsen Medlemskretsen er det lokale nivået i Nortura SA. i Regionutvalget fastsetter antall medlemskretser og grenser for disse etter at de berørte kretsmøter har uttalt seg i saken.. Ordføreren i årsmøtet, i samarbeid med kretsleder, innkaller til ordinært kretsmøte. Det skal avholdes ett ordinært kretsmøte i februar/mars hvert år.. Øvrige kretsmøter innkalles etter behov av leder i kretsen.. Flere medlemskretser kan avholde felles møte.. Dersom det anses nødvendig for å behandle særskilte saker, kan konsernstyret eller ordfører i årsmøtet innkalle til ekstra kretsmøter i hele landet eller for bestemte geografiske områder. Slike egne møter kan avholdes som fellesmøter mellom flere medlemskretser. 3

Vedtektene § 19 Kretsen Møtene ledes av kretsens leder, eller en som velges av kretsmøtet... På det ordinære kretsmøtet skal valgt og ansatt ledelse i Nortura SA være representert.. Til kretsmøtet i februar/mars skal det sendes skriftlig innkalling med saksliste. …. Kretsmøtet i februar/mars sine oppgaver: Drøfte årsmelding og regnskap for Nortura SA Drøfte andre saker som konsernstyret, regionutvalget eller medlemmene fremmer for møtet Velge kretsleder Velge nestleder og medlem/mer til kretsutvalget Velge øvrige representanter til regionutvalget i samsvar med § 15, samt vararepresentanter i nummerorden Velge en valgkomite som skal forberede neste års valg i kretsmøtet Drøfte foretakets utvikling Drøfte spørsmål av faglig art 4

Mandatet 1.Komme med forslag til løsninger for en revitalisering av kretsmøtene i innenfor rammene i dagens vedtekter. 2.Komme med forslag til en "radikal" endring av kretsmøtene fra og med 2017: a)Se på muligheter for å flytte møtene til annet tidspunkt, og derigjennom skissere en løsning for hvordan kretsvalgene i forkant av RU-møtene og Årsmøtet likevel kan gjennomføres. Eksempler på mulige endringer av kretsvalg kan være flytting til et annet tidspunkt enn i dag (tidligere), eller annen form eller i møter som representerer større områder, mens valget foregår kretsvis. b)Hva kan gjøres med form og innhold på møtene slik at de som i dag ikke stiller på kretsmøtene ønsker å prioritere disse møtene i framtida - samtidig som vi ikke støter fra oss de 20 prosentene som trofast stiller opp i dag. c)Vurdere muligheter for redusert arbeidstrykket for styremedlemmer (antall møter). Vurdere muligheter omkring flytting av større ansvar for gjennomføringen til R&M / regionutvalg + andre fra administrasjonen for lokale møter, mens styremedlemmene er med i møter som dekker større geografiske områder. Lokalmøtene og større møter vurderes om de enten gjennomføres samtidig i tid eller forskjellige i tid jmf. pkt a. 5

Prosjektgruppe Brit Kari E Hauger – orgleder i Region Midt (leiar) Ingvill Jørgensen – orgleder i Region Agro og Vest Eli Berven – Ansvarlig Unge bønder i Nortura Endre Østbø (tillitsvald AU-medlem region Nord) 6

Revitalisering Kallast eigarmøte Gjennomførast «til vanleg tid» Filmpresentasjon av årsmelding/rekneskap med styreleiar og konsernsjef –I tillegg film tilgjengeleg på nett. Vurdere også å bruke AU-medlemar –Ikkje avhengig av styremedlem pga film Får rydda plass til drøftingssaker, fag, sosialt, osv –Drøfting og høyring av aktuelle og framtidsretta saker – bruke eigarmøta til reell påverknad Spenstig innkalling Oppfordring om å invitere med seg nybrukar/komande brukar på møtet Info om nybrukarpakka i møtet 7

Radikal endring Vedtektsfesta fag/sosialt eigarmøte november/før jul i kvar krets –AU-medlem deltek med konserninfo –Lokal info/lokalt tema, bestemt av kretsutvalet –Lokal valkomité må vere representert Større dagsmøte for fleire kretsar med årsmelding/rekneskap i februar –Styremedlem deltek –Kombinert med nybrukarsamling og besøk på anlegg –Kan ha samarbeid med andre organisasjonar (t.d. Finnmarkssamlinga, Landbrukshelg), eller kombinert med fagsamling (t.d. Jæren) Elektronisk val gjennomførast før utvida eigarmøter i februar –RU-medlemane bør møte Vurdere å avvikle RU-møtet om hausten AU-samling i oktober som forbereding/opplæring før møterunden –Får ei vitalisering av tillitsvalde i RU, både AU og kretstillitsvalde 8

Radikal endring Innkalling pr mail –Mailadr må vere registrert, krev forarbeid… –Gjev reduserte kostnader Påminning om møte på Min Side –Vert sjekka om det er teknisk mogeleg Elektronisk val –Står friare til avvikling av eigarmøta –Tilsvarande løysing som Landkreditt, har der vore gjennomført i 3 år –Valdeltaking i Landkreditt 2015: 12,1 %. Valdeltaking ordinært val: ca 4 % –Kostnad med utvikling og implementering i Nortura er ikkje avklart –Løysinga må vere mobiltilpassa 9

Radikal endring Elektronisk val med mal frå Landkreditt: –Valmodul utvikla av Episerver, same som vi har på gilde.no og nortura.no i dag –Dei som ikkje har e-postadresse registrert, får tilsendt eit valkort med kode for å logge seg på valsida. –Andre får tilsendt e-post med link til valsida, linken autentifiserer brukaren og brukaren kjem rett til valmodulen. Når valet er gjennomført, er denne sida sperra for brukaren. –Fasane i valet: 1.Info om valet på nettsider og Bondebladet (BB), og medlemane vert oppfordra til å kome med forslag på kandidatar til valkomitéen. Kan gjerast på eige skjema på nettsida. 2.Valgkomitéen nominerer kandidatane og info/presentasjon sendast ut på e-post, leggast ut på nettsider og i BB. Ope for benkeforslag i 3 veker. Benkeforslag meldast på same skjema på nettsida som kandidatar vert meldt. Alle kandidatar vert sjekka at dei er valbare og førespurt om dei ynskjer å ta på seg verv. 3.E-post med link og valkort vert sendt ut. Valet ligg ope i 3 veker. Det er i modulen definert kva kandidater brukaren kan stemme på. Påminning på sms og i BB er vesentleg i løpet av dei 3 vekene. 10

Form og innhald i eigarmøta Må ha tema til diskusjon og høyring –For at eigarmøta og kretsene skal vitaliserast, er det viktig at dei vert brukt til å få innspel i sterkare grad enn i dag –Drøfting og høyring av aktuelle og framtidsretta saker – bruke eigarmøta til reell påverknad –Framtidsretta og god/rett info –Lite rekneskap, vurdere å fortsette med film om årsmelding/rekneskap på dei større eigarmøta Status dyreslag for området, sluttmarked, markedsandelar/tilførslar, samvirkeretta tema som vervekampanje Invitere med eksterne: Bondelaget, Bioforsk, politikar, samvirke, Fylkesmannen, NHO, Mattilsynet, inntransport, Animalia, Agri analyse, HMS-teneste, butikk/kjede, Norsk Landbrukssamvirke, m.fl. Eigarmøte før jul: –God mat Større eigarmøte i februar: –Gåve i form av nye produkt, buff, termokopp, vinterhue, koffertmerke og –band, T-skjorter, m.m. Roll-ups, pennar og blokker på alle møta. 11

Rapporten ble behandlet i styret 21. oktober - Styrets vedtak: 12 Konsernstyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen om å legge til rette for at rapporten/problemstillingen blir tema på høstens RU-møter og vinterens kretsmøter.