Indikatorprosjektet 2006-2008 Måling og forbedring i attføringssektoren Karl-Wiggo Jensen Prosjektleder

Agenda Indikator prosjektet – hvordan indikatorene ble til TKL – total kvalitetsledelse (TQM) og måling Balansert målstyring – presentasjon av resultat og mål Benchmarking og benchlearning - forbedringsverktøy Hva har vi lært og hvor går veien videre?

Indikatorprosjektet 2006-2008 Prosjektet har som målsetting å finne indikatorer for attføringsbedrifter som er: målbare sammenliknbare dekkende for hele virksomheten Prosjektet skal videre utvikle verktøy for målstyring og forbedringsverktøy knyttet til indikatorene (benchmarking og benchlearning) Indikator: Målbar størrelse som indikerer et nivå. Indikatorer gir ikke hele sannheten og bør settes i en sammenheng for å gi mening.

Indikatorprosjektet Indikatorprosjektet ble startet opp i regi av Attføringsbedriftene Sør og var i 2006 drevet av 4 bedrifter: Teli, Eikli, Lillesand Produkter og Durapart. I 2007 var det 29 bedrifter med i prosjektet I 2008 er det nå 38 bedrifter med i prosjektet Økonomisk ramme: 370.000,- (3 år) Se www.indikator.no for medlemsliste

Attføringsbedriftene Attføringsbedriftene Organisering 2008 Medlemsbedrifter Prosjektgruppe m/prosjektleder Attføringsbedriftene NAV/Direktorat Attføringsbedriftene Sør

Hvordan indikatorene ble til Det ble gjennomført 2 idè dugnader: Hva er en god attføringsbedrift Hva er mulige indikatorer for å definere en god attføringsbedrift Øvelsen ble basert på prinsippene for ”Balansert Målstyring”

Analyse De gitte indikatorene ble så analysert i forhold til i hvilken grad de er tilgjengelige: Lett tilgjengelig data – måles ”av alle” Vanskeligere tilgjengelig data – vil kreve noe av bedriftene å finne frem Finnes ikke data – målinger/indikatorer finnes ikke per i dag Analysen ble gjort i de 4 prosjektbedriftene

Spesifikasjoner Med bakgrunn i tilgjengelighet og bedriftsmodellen ble det så utviklet klare og konkrete spesifikasjoner for hver indikator. Dette ble gjort for at indikatorene skal bli målt likt i alle bedrifter og på den måten være mulig å sammenlikne. Det ble også utviklet en ordliste for å lette forståelsen av de ord og uttrykk som benyttes.

Referanser Indikatorene som etter hvert ble definert ble vurdert opp mot allerede eksisterende indikatorer i bransjen: Attføringsbedriftenes statistikk Borea (Nederlandsk kvalitetssystem) Equass (Europeisk kvalitetsstandard)

Bedriftsmodell Det ble så utviklet en bedriftsmodell med utgangspunkt i Attføringsbedriftenes struktur og generelle prinsipper for kvalitetssystemer. Bedriftsmodellen ble benyttet for å sikre at indikatorene som skulle benyttes var dekkende for hele virksomheten.

Indikatorene Økonomiske indikatorer: Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Prosessindikatorer: Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent Repetisjonsprosent Formidlingsindikatorer: Videre til jobb Videre til aktive løsninger Videre til annet Arbeidsmiljøindikatorer: HMS-avvik Sykefravær Kompetanseutvikling Samfunnsindikatorer: Medieoppslag Forbedring Samfunnsbidrag Avviksnivå Deltakelse Partnerskapsindikatorer: Hospiteringspartnere Samarbeidspartnere Tilfredshetsindikatorer: Kundetilfredshet Ansattes tilfredshet Deltakertilfredshet

Indikator i modell Deltaker Kunde Eiere/samfunn Attføringsprosess Deltakertilfredshet Deltakelse Kundetilfredshet Videre til jobb Videre til annet Samfunnsbidrag Egenkapitalprosent Likviditetsgrad Attføringsprosess Ressurser Ledelse Ventetid Aktive løsninger Gjennomsnittlig oppholdstid Avbruddsprosent Repetisjonsprosent Resultatgrad HMS-avvik Medieoppslag Investeringsgrad Forbedring Hospiterings- partnere Samarbeids- Ekstern arbeidspraksis Avviksnivå Forbedringstiltak Ansattes tilfredshet Kompetanseutvikling Sykefravær Partnere/leverandører Ansatte

EQUASS og Indikatorprosjektet EQUASS er et kvalitetssystem og minimumskrav til god attføring i Europa. Indikatorprosjektet finner indikatorer som også er gyldige i EQUASS, både Assurance og Excellence Se også rapport: kvalitetssikring i AMB tiltaket Rapport fra en arbeidsgruppe nedsatt av Aetat, Arbeidsdirektoratet og bransjeforeningen Attføringsbedriftene

Indikatorene vs eQuass Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Videre til annet Videre til jobb Videre til aktive løsninger Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent HMS-avvik Sykefravær Kompetanseutvikling Medieoppslag Forbedring Hospiteringspartnere Samarbeidspartnere Kundetilfredshet Ansattes tilfredshet Deltakertilfredshet Avviksnivå Deltakelse Repitisjonsprosent Samfunnsbidrag

Indikatorer i prosess Støtteprosesser Attføringsprosessen 1 4 15 17 18 2 3 19 20 25 Attføringsprosessen 10 11 12 13 5 8 6 24 7 14 16 21 22 23 9 1. Egenkapitalprosent 2. Investeringsgrad 3. Likviditetsgrad II 4. Resultatgrad 5. Videre til annet 6. Videre til jobb 7. Videre til aktive løsninger 8. Ventetid 9. Gjennomsnittlig oppholdstid 10. Ekstern arbeidspraksis 11. Avbruddsprosent 12. HMS-avvik 13. Sykefravær 14. Kompetanseutvikling 15. Medieoppslag 16. Forbedring 17. Hospiteringspartnere 18. Samarbeidspartnere 19. Kundetilfredshet 20. Ansattes tilfredshet 21. Deltakertilfredshet 22. Avviksnivå 23. Deltakelse 24. Repitisjonsprosent 25. Samfunnsbidrag

TKL Total Kvalitetsledelse TQM prinsippene: Kundefokus Systemtankegang ved styring Lederskap Kontinuerlig forbedring Personellets engasjement Beslutninger basert på faktiske hendelser Prosesstankegang Gjensidig fordelaktig samarbeid med leverandør

Indikatorer vs TKL Måling og analyse er en viktig del av TKL og ikke minst i alle systemer for forbedring Plan Do Check Act Demings sirkel Forbedringskurve Kvalitets- sikring

Indikatorene Indikatorene kan brukes til: Læring Indikatorene kan gi en pekepinn på hvor vi er som organisasjon, og kanskje gi oss noen innspill på hvor vi må prioritere. Indikatorene kan også hjelpe oss til å finne hvor vi skal lete for å finne læringsarena. Forbedring Indikatorene kan hjelpe oss til å finne ut om vi faktisk har fått til en forbedring (trender) Men: Indikatorene kan ikke si alt! For mange indikatorer vil forvirre mer enn de vil forklare.

Indikatorene Indikatorene kan ikke tolkes enkeltvis. Noen eksempler: Resultatgrad må sees i sammenheng med investeringsgrad og kompetanseheving Det er ikke noe mål i seg selv å tjene penger, men å ha nok økonomisk kraft til å kunne utvikle bedriften og sine ansatte Forbedringstiltak må sees i sammenheng med avvikstrend Dersom man har stort fokus på forbedring bør avvikstrenden være negativ, men i en overgangsperiode vil kanskje begge ha høye verdier Antall hospiteringspartnere må sees i sammenheng med ekstern hospitering Antall hospiteringspartnere er en måling på det nettverk man har for gjennomføring av ekstern hospitering, men det er den faktiske hospitering som kanskje er målet

Indikatorene Indikatorene kan brukes til å kontrollere resultatene: Kompetanseheving: er ansatte, kunder og deltakere fornøyd? Investerer vi i riktig kompetanse? Sykefravær: Skyldes dette et sikkert og godt arbeidsmiljø? Er våre ansatte fornøyde og har vi få arbeidsmiljøproblemer? Medieoppslag: Oppfatter våre ansatte oss som attraktive? Spørsmål nr. 1: Opplever du at bedriften har et godt omdømme og er en attraktiv arbeidsplass?

Balansert målstyring Balansert målstyring er en måte å benytte noen av indikatorene i den daglige driften og gjennom dette forutse fremtidige utfordringer. Indikatorene velges vanligvis slik at man dekker områdene: Økonomi Kundetilfredshet Arbeidsmiljø (HMS) Prosesser Det bør velges indikatorer som minimum kan måles kvartalsmessig og helst månedlig. Forslag til målkort

Benchmarking og benchlearning - systematisk læring

Benchmark Ordet benchmark betyr nivå. Først brukt om merker som sa noe om vannstand Man har to typer: Interne benchmark Sammenlikning av egne resultater mot tidligere år eller mellom avdelinger Eksterne benchmark Sammenlikning av resultater mot andre organisasjoner det viser seg å være mulig å sammenlikne seg med

Benchmarking Benchmarking er en prosess for å benytte sammenlikning som forbedringsverktøy. Det er 3 typer ekstern benchmarking: Strategisk benchmark Sammenlikning av strategiske valg Operasjonell benchmark Sammenlikning av fremgangsmåter og prosesser Ytelsesbenchmark Sammenlikning av indikatorer

Benchmarking Spin me! 1. Identifiser prosjekt 2. Forstå egen prosess 3. Velg nøkkelmålinger 4. Mål dagens ytelse 10. Evaluere Spin me! 8. Planlegg og kommuniser 9. Implementere 5. Velg partner 6. Besøk og samle data 7. Analyser resultat og identifiser nødvendige endringer

Benchmarking Database på internett

Benchlearning Benchlearning er egentlig to prosesser: Læring: Hva ønsker vi å lære? Hvem kan vi lære av? Hvordan skal vi lære? Forbedring: Hva skal vi forbedre? Hva skal vi prioritere? Dette krever: Endringsvilje Vil vi virkelig endre oss? Eller er vi egentlig fornøyde med det vi har? Det er vesentlig at ”alle” er enige om at endring er nødvendig. Endringsevne Er vi i stand til å benytte det vi har lært? Kan vi få det til? Er det forankret i bedriften og ledelsen? Har vi de nødvendige verktøy og ressurser?

Benchlearning En mulig benchlearningprosess kan se slik ut: Bedrift fyller inn sine indikatorer 1 2 Bedrift leser indikatorer og benchmark Finner ønskede forbedrings- områder Finner mulig samarbeids- bedrift 3 Gjennomfører bedriftsbesøk Gjennomfører endringer Hva ønsker vi og våre samarbeidspartnere skal forbedres? 1 Hvem vil det være naturlig å sammenlikne seg med? Fyller ut benchlearning skjema. 2 Hva ønsker vi å lære? Bør vi sammenlikne mer før vi investerer i et bedriftsbesøk? 3

Indikatorer vs interesse Indikatorprosjektet Bruker Den enkelte brukers ønsker og behov Indikatorer som NAV har interesse av å følge opp NAV Indikatorer som Attføringsbedriftene har interesse av å følge opp Attførings- bedriftene Indikatorer som bedriftene bruker internt og til benchmarking og benchlearning Bedrift

Prosjekt resultater 25 indikatorer med spesifikasjoner og ordliste Måle og rapporteringsverktøy (Excel) Online database på internett Sammenlikningsverktøy (benchlearning) (Excel) Sammenlikning mellom Indikator og eQuass Forslag til Balansert målstyringsverktøy i Excel 4 nasjonale samlinger og brukermanualer Hjemmeside og kommunikasjon med NAV sentralt og Attføringsbedriftene Presentasjon av prosjektet på EPR’s Annual Conference i Roermound

Hva har vi lært? Prosjektet har gitt verdifull læring, blant annet har vi lært at: Hver enkelt indikator må spesifiseres meget nøyaktig for å sikre at den måles likt av alle. Opplæring i bruk og måling er svært viktig Data som skal sammenliknes må kvalitetssikres nøye og det er vanskelig å sikre at data som legges inn i systemet er korrekt uten en viss grad av manuell kontroll Mange tror fortsatt at dette er ”NM i attføring” men: dette er kun for ”innvortes bruk”.

Status Innrapportering på internett er nå i gang 13 bedrifter har så langt besvart, den minste med 8 ansatte og den største med 577 ansatte For å få anledning til å besvare må tallene først være innrapportert i excel og avtale med etiske retningslinjer må være underskrevet av bedriften, men man trenger ikke å ha besvart alle indikatorene

Resultat av måling Det er fortsatt for få bedrifter som har besvart til at man kan danne seg et helhetlig bilde av bransjen, men tallene for 2007 indikerer: Størrelsen på den enkelte bedrift har ikke så mye å si, men godt lederskap og systematisk arbeid er viktige faktorer for å levere gode tjenester: Eksempelvis har den minste bedriften de mest fornøyde deltakerne Bedriftene som har besvart har en gjennomsnittlig investeringsgrad på 9 % og resultatgrad på 6,5%

Resultat av måling Bedriftene formidler 62,7% av brukerne til arbeid og aktive tiltak (alle tiltak) De har i snitt 124 hospiteringspartnere og 9 samarbeidspartnere og 25,2% av brukerne er i ekstern arbeidspraksis (alle tiltak) noe som viser den eksterne fokus bedriftene har Bedriftene er synlige i samfunnet og har i snitt 8 positive medieoppslag i løpet av året Bedriftene utvikler sine ansatte og har i snitt 8,2 opplæringsdager per heltids ansatt

Resultat av måling Rundt 30 prosent av bedriftene som har besvart sier de har et sertifisert kvalitetssystem i bedriften Som en oppsummering kan man si at snittverdiene indikerer sunne og gode bedrifter med gode resultater. Ingen enkeltbedrifter skiller seg ut som spesielt gode på alle indikatorene, her er det mange å benchmarke seg mot avhengig av hva man ønsker å forbedre.

Hva gjenstår. Prosjektet har fortsatt en jobb å gjøre med: Utvikle verktøyene for rapportering og deling av resultat videre i samarbeid med Attføringsbedriftene Knytte indikatorene til øvrig datainnsamling nasjonalt, både hos NAV og i Attføringsbedriftene og i Europa (EPR) Samarbeide med IT leverandører (for eksempel CAT) for å lette datainnsamling i den enkelte bedrift Og ikke minst opparbeide trender for indikatorene over flere år, noe som vil gi verdifull informasjon

Vil du vite mer? Se vår hjemmeside på: www.indikator.no Eller kontakt oss: karl.wiggo.jensen@durapart.no

Attføring er vanskelig? Takk for oppmerksomheten!